Les meilleures pratiques d’impression de bureau. Utiliser des marques établies aux bons endroits

office printing best practices mps smartprintConnaissez-vous les meilleures pratiques d’impression de bureau? Du point de vue de SmartPrint, il s’agit d’offrir la bonne technologie au bon endroit du bureau pour offrir aux utilisateurs les fonctionnalités et les options dont ils ont besoin pour être efficaces. Tout cela tout en veillant à ce que le groupe de périphériques recommandé soit optimal du point de vue des coûts.

Installer la technologie adaptée dans les endroits adaptés est au cœur des meilleures pratiques d’impression de bureau. Une erreur et les coûts viennent considérablement d’augmenter augmenter. De plus, les utilisateurs peuvent ne pas avoir les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pensez à l’efficacité d’un charpentier avec une scie avec laquelle il prendrait dix fois plus de temps pour couper un morceau de bois. Frustrant n’est-ce pas? Maintenant, pensez à un employé de bureau occupé et qui doit utiliser un périphérique avec une vitesse insuffisante, qui doit être réparé souvent, et qui ne fournit pas de fonctionnalités de numérisation. Cet employé doit à présent marcher 200 pieds pour numériser un document papier important pour le convertir en PDF.

Centraliser les impressions – Est-ce le bon choix?

Nous observons régulièrement les fabricants de copieurs, sur le marché canadien, essayer de vendre la centralisation de l’impression de bureau. Cependant,  l’installation de  dispositifs coûteux capturant toutes les pages au sein d’une organisation adresse rarement les besoins des utilisateurs. Ces installations peuvent potentiellement réduire les coûts globaux d’impression de bureau à court terme, mais souvent, elles ont pour effet de rendre les utilisateurs moins productifs. Cela ne se rapproche pas des meilleures pratiques d’impression de bureau car les déplacements dans le bureau coûtent de l’argent.

À maintes reprises, les consultants de SmartPrint se sont retrouvés dans des organisations qui ont été centralisées par le passé par le revendeur d’un fabricant de copieurs. Ce qu’ils remarquent généralement, c’est que les besoins des utilisateurs n’étaient pas satisfaits: plein d’anciens petits périphériques d’impression, à proximité  des utilisateurs, étaient installés, et même de nouveaux périphériques étaient achetés de façon isolée par les  différents services.

En conséquence, le bel objectif financier de centralisation dans le but de réaliser de grosses économies sur le coût par page a été totalement anéanti. De plus, les coûts de locations élevés de ces grands copieurs centralisés sont plus élevés que le reste des solutions d’impression pour l’ensemble du bureau, puis sont complètement sous-utilisés.

Pourquoi? Se pourrait-il que l’organisation n’ait pas eu une stratégie bien pensée pour l’impression de bureau? Elle choisit de travailler avec un fournisseur de fabricant dont le travail est de s’assurer que sa marque est la seule marque vendue afin qu’il puisse maximiser les revenus et garder la ligne d’assemblage occupée.

Les spécialistes indépendants recommandent les bons périphériques au bon endroit.

La seule solution est  l’expert indépendant pour fournir un déploiement équilibré de l’équipement car, pour satisfaire les besoins des différents utilisateurs et services, il existe généralement plus d’une marque de matériel requis pour que l’environnement d’impression soit optimisé – à la fois pour l’expérience et le coût de l’utilisateur. Il existe des fabricants de matériel qui fabriquent de très bons périphériques de style grand copieur avec une architecture ouverte et une technologie de pointe qui offrent des fonctionnalités très élevées. Il existe d’autres fabricants qui créent des périphériques de petite et moyenne taille hautement efficaces et polyvalents qui peuvent être placés à proximité des groupes d’utilisateurs pour permettre l’efficacité avec toutes les fonctionnalités requises et une haute durée de fonctionnement.

Si les périphériques de petite et moyenne taille sont correctement placés, leurs coûts d’exploitation sont souvent très proches de ceux des grandes unités centralisées, à un prix beaucoup plus faible. Le bon équilibre des équipements peut faire une différence significative dans les coûts totaux de possessions si votre partenaire de SIG dispose d’une expertise des environnements d’impression qui répondent aux meilleures pratiques d’impression de bureau.

Garder un œil sur les futurs coûts cachés des fabricants.

La recommandation de l’équipement d’impression le plus adapté pour chaque catégorie requise pour supporter les utilisateurs garantit un bas coût total de possession à long terme. Il existe des fabricants avec une part de marché limitée qui fabriquent de bons appareils mais cela peut constituer un défi au niveau de la chaîne d’approvisionnement pour les fournitures et les pièces de rechange.

Cette situation entraîne des hausses de prix significatives d’une année à l’autre en raison du manque d’offre sur le marché. Certains fabricants de périphériques d’impression sortent de nouveaux périphériques chaque trimestre, apportant des modifications très subtiles  tout en modifiant les stocks de fournitures et des pièces de rechange afin que, à l’avenir, ils puissent augmenter leurs approvisionnements et générer plus de profit à long terme. La stratégie de lancement de nouveaux matériels protège également les manufacturiers contre les fabricants de fournitures du marché secondaire, qui à long terme, génèrent de juteux profits.

Il n’en ressort rien pour l’utilisateur final; sauf encore plus de complexité et une augmentation des coûts.

Les spécialistes indépendants de SIG protègent les organisations en offrant les meilleures pratiques d’impression de bureau

La collaboration avec un expert indépendant des Services d’Impression Gérés (SIG) aide à protéger les organisations contre ces obstacles car il sait comment mettre en œuvre les meilleures pratiques d’impression de bureau. Vous pouvez obtenir la meilleure marque de périphériques au meilleur endroit. Les appareils d’impression les plus performants se protégeront contre les futures augmentations de prix et un déploiement équilibré permettra aux utilisateurs d’être efficaces et efficients tout en offrant la bonne combinaison entre le bas coût total de possession et la productivité des utilisateurs.

Apprenez-en d’avantage sur la façon dont les experts des services d’impression gérés optimisent les environnements d’impression dans le but d’atteindre la satisfaction des utilisateurs et la réduction des coûts.