Vos documents numériques sont-ils sécurisés?

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Le stockage de documents en papier, dans des classeurs au bureau, dans des boîtes de rangement ou sur un lieu de stockage hors site, devrait vraiment faire partie du passé. Le stockage de documents en papier peut constituer un défi pour les utilisateurs pour trouver et accéder aux documents dont ils ont besoin. De plus, avec le nombre croissant d’employés qui travaillent à distance et qui peuvent mener leurs tâches avec un ordinateur et un téléphone portable, le stockage papier rend la productivité impossible. En outre, il existe un risque associé à l’archivage de copies papier uniques de documents essentiels. Celles-ci ne sont pas protégées d’éventuels dégâts et ouvrent des brèches de sécurité. La transition vers les documents numériques est la bonne option pour lutter contre ces défis.

Lorsqu’une organisation cherche à réduire l’utilisation et le stockage du papier, une étroite collaboration avec des spécialistes des services d’impression gérés est indispensable. Ils  s’assureront que l’environnement d’impression et de numérisation est configuré pour prendre en charge des processus de workflow efficaces pour le virage du papier au numérique, et ensuite vers un environnement numérique intégral. Sans un processus efficace pour vos utilisateurs, les efforts visant à réduire le papier et à mettre en place un stockage sécurisé en ligne peuvent constituer un défi majeur. Comme pour tout autre processus métier, si celui-ci n’est pas d’une facilité naturelle pour l’utilisateur, il échouera.

Il existe de nombreux logiciels simples qui aident la transition vers des documents numériques de façon très facile et efficace pour les utilisateurs. Il est également essentiel de rappeler que la sécurité des documents est une considération particulièrement importante lorsque vous passez au numérique. Les logiciels doivent être correctement intégrés à un système sécurisé de contrôle des documents d’impression et à un système sécurisé de stockage en ligne. Avec ces intégrations et workflow personnalisés au niveau de l’utilisateur, un plan de stockage de document numérique sera mis en œuvre avec succès et plus susceptible d’être adopté par les utilisateurs.

Défis du stockage de documents numériques

Avant d’implémenter une solution de stockage numérique pour les documents généraux de bureau et la gestion des documents, il faut considérer certains défis potentiels:

  1. Fichiers non trouvables – Sans un processus simple et normalisé et des conventions de dénomination pour transférer des documents dans votre système de stockage en ligne sécurisé, les documents numériques peuvent être scannés ou déplacés et déposés dans un dépôt en ligne t perdus pour toujours.
  2. Documents sans recherche de texte – S’il n’y a pas de processus automatisé ou simple pour convertir des fichiers papier et numériques en PDF avec recherche de texte qui offre une compression fiable.  Les options de recherches futures et la facilité d’utilisation des documents numériques peuvent êtres impossibles.
  3. Processus workflow complexe – Si le processus de workflow pour obtenir des documents numériques dans le référentiel de documents en ligne sécurisé n’est pas simple, les utilisateurs ne l’adopteront pas.
  4. Fichiers numériques à risques – Sans l’intégration d’un système d’impression sécurisé et le blocage des périphériques d’impression et d’imagerie pour la sécurité, les documents numériques de votre entreprise peuvent être à risques. .

Sécurisez votre environnement d’impression avec l’aide d’un partenaire des services d’impression gérés (SIG).

Avec tous les défis liés au stockage et à l’impression des documents numériques, comment une organisation surpasse ces obstacles pour une mise en œuvre réussie? Tout commence avec les spécialistes des SIG qui comprennent parfaitement toutes les fractions et besoins de votre entreprise. À quoi devrait aider un partenaire des services d’impression gérés?

  1. À effectuer une vérification de l’infrastructure d’impression de bureau complétée par une application logicielle éprouvée pour une compréhension claire des risques de votre organisation.
  2. À mettre en place un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d’impression pour combler toutes lacunes sur des risques de failles de sécurité pour s’assurer d’un environnement d’impression sécurisé.
  3. À mettre en place un système de contrôle des documents pour verrouiller toutes les fonctions des appareils d’impression et de numérisation (impression, numérisation, télécopie, copie) pour exiger et activer l’authentification rapide et simple des utilisateurs, dans le but d’augmenter la sécurité et fournir une piste de vérification des utilisateurs.
  4. À s’assurer que le workflow de l’utilisateur dispose d’une intégration active directory pour permettre de diffuser des workflow personnalisés par utilisateur. Les workflow personnalisés peuvent être créés pour la conversion papier vers digital et routage vers l’archivage, et/ou, workflow numérique et routage vers l’archivage depuis l’ordinateur.

Contactez un spécialiste des SIG pour vous assurer de votre succès dans la migration vers un environnement sans papier, vous débarrasser des armoires de fichiers qui occupent trop d’espace et pour sécuriser votre stockage en ligne.

SmartPrint Inc. est reconnu comme Best In Class Partner de HP en Services d’Impression Gérés au Canada

hp best in class partnerToronto, Ontario, Canada 6 Juin 2016 — SmartPrint a été reconnue comme partenaire “Best In Class” de Hewlett Packard Canada (HP) en raison de sa vaste croissance en fournissant à ses clients des services d’impression gérés et de contrôle des documents  et des solutions de workflow partout au Canada.

Leyland Brown, directeur des solutions for Hewlett-Packard Canada, présenta le prix à Tim Lomax, président de SmartPrint:

“Au nom de HP et de l’équipe canadienne des solutions, j’aimerais vous féliciter, ainsi que toute l’équipe de SmartPrint, d’être reconnue comme partenaire principale de HP MPS Channel« BEST IN CLASS »pour le deuxième semestre de l’année financière 2015. Votre dévouement à HP est une énorme contribution à la croissance de l’activité Channel MPS de HP et votre leadership est un moteur clé pour l’investissement continu de HP dans les produits, les ressources et les programmes pour développer les activités de Channel MPS “.

John Cammelari, Vice-Président de Commercial ChannelsIMG_0310-1 in Canada déclara en remettant le prix à l’équipe de SmartPrint:

“SmartPrint, c’est la crème de la crème des partenaires HP en SIG auquel tous les autres partenaires sont comparés.”

Tim Lomax, président de SmartPrint:

“Cette récompense souligne de façon notoire le succès continu de l’équipe SmartPrint pour fournir des solutions SIG uniques et personnalisées qui ajoutent une valeur significative aux entreprises de nos clients. C’est très excitant d’être le premier partenaire technologique au Canada à gagner ce prix! Nous sommes ravis de poursuivre notre plan de croissance et d’expansion stable afin de soutenir les entreprises de marché moyen et entreprises partout au Canada.”

À propos de SmartPrint Inc.:

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SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impression gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au: www.smartprint.com .

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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