Un rançongiciel (ransomware) frappe un cabinet d’avocat – Comment tout ceci aurait pu être évité?

Nous avons dernièrement beaucoup communiqué sur la sécurité de l’infrastructure d’impression et nous voulions vous partager nos commentaires au sujet de l’attaque dont a été victime un cabinet d’avocats de Toronto. C’est hélas un bon exemple d’une brèche qui, faute d’une préparation soignée avec un bon équipement et de bonnes configurations, aurait pu être complètement évitée.

Notre équipe d’administrateurs de systèmes travaille avec des clients de sociétés juridiques, financières, dans le domaine de la santé, de la fabrication et d’autres types d’organisations pour les aider à sécuriser l’infrastructure d’impression de bureau. C’est une pratique très importante étant donné que selon la firme de sondage IDC, 40% des entreprises canadiennes ont vécu des violations de sécurité en 2016 et que 54% de ces hacks ont été perpétrés via l’infrastructure d’impression comme point d’entrée. Épeurant n’est-ce pas pas!

Voici comment le cabinet d’avocat aurait pu mieux se protéger:

  • Les meilleurs périphériques d’impression de bureau aurait arrêté immédiatement une attaque de logiciels malveillant. Une fois que le travail d’impression contaminé par le logiciel malveillant s’est rendu à la file d’attente d’impression ou à l’imprimante, celle-ci aurait immédiatement redémarré, et ainsi renversé l’attaque.
  • Si le client avait installé le dernier logiciel de sécurité d’impression recommandé par SmartPrint, celui-ci aurait informé les TI de la tentative de violation afin qu’elle ne soit pas ignorée.
  • L’entreprise aurait pu automatiser les processus entourant la sécurité de l’infrastructure d’impression et laisser ceux-là travailler à chaque instant. Ces processus auraient également été en mesure de notifier le groupe d’utilisateurs de la tentative d’attaque et les assister dans l’amélioration de la connaissance par les utilisateurs des logiciels malveillants.

Ce qui nous désole à chaque fois que nous complétons une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression d’un client, c’est la surestimation qu’il a de son niveau de sécurité. Pourtant, les résultats de notre évaluation souligne des failles de sécurité importantes. Ne sous-estimez pas l’importance de la sécurité de votre infrastructure et ne croyez pas que vous n’avez pas le budget nécéssaire à lui allouer.  Nos évaluations sont gratuites et plus nous recommandons de mises à jour, de mises à niveau potentielles et installons des logiciels simples pour surveiller votre environnement, plus nous réduisons le coût total de propriété de l’organisation. Vraiment, c’est une situation ou tout le monde gagne: Une infrastructure d’impression sécurisée à moindre coût et un environnement plus productif pour les utilisateurs.

Contactez-nous pour vous assurer que vous êtes en sécurité.

SmartPrint de nouveau sur la liste CDN Top 100 Solution Providers!

2017 cdn top 100 solution providers[Toronto, ON, Canada] – [11 Mai 2017] – SmartPrint figure au numéro 85 dans la liste Computer Dealer News (CDN) Top 100 Solution Providers cette année, en hausse d’une position par rapport à l’année dernière. La liste 2017 CDN Top 100 Solution Providers List classe les fournisseurs de fournisseurs TI sur la base de leur revenus de 2016.

La croissance organique que SmartPrint a rencontrée a été en grande partie due à la quantité importante de nouveaux clients nets qui ont été intégrés cette année, à une augmentation des services provisionnés à des clients existants, et a été nommé HP’s Print Partner of the Year.

SmartPrint continuera de croître et d’évoluer avec ses clients en les aidant à prendre le contrôle d’environnements d’impression de plus en plus complexes.

À propos de SmartPrint:

Récipiendaire du prix HP’s Print Partner of the Year, Smartprint est le fournisseur de SIG indépendant le plus reconnu au Canada. SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impressions gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Transformation numérique pour le marché intermédiaire, une étape à la fois

document management system document control

On peut penser que la transformation numérique englobe les technologies numériques pour améliorer l’efficacité des processus manuels; beaucoup l’identifient dans le bureau sans papier, et incluent généralement la gestion de contenu d’entreprise ou les systèmes de gestion de documents. La transformation devrait être le développement de façons de faire nouvelles et innovantes, plutôt que de simplement soutenir et améliorer les méthodes traditionnelles.

Dans un récent article par IT World Canada, 38% des cadres dirigeants canadiens de grandes entreprises sont en cours de déploiement de leurs stratégies de transformation numérique et 50% d’entre elles sont en phase de planification et de construction, tandis que 12% essayent toujours de déterminer un plan. Ce qui est intéressant, c’est qu’il est très difficile, et qu’il est très coûteux de transformer une grande entreprise. Il y a également généralement un gouffre qui sépare la haute direction de l’employé de premier niveau.

31% d’entre elles prenant des mesures en vue de la transformation numérique. Cependant, ce qui est extrêmement intéressant, c’est que les entreprises du marché intermédiaire au Canada, significativement plus nombreuses, sont en fait beaucoup plus agile et, avec des investissements limités, peuvent faire progresser plus facilement les gains d’efficacité importants grâce à la transformation numérique. Ils peuvent faire cela une étape à la fois sans décrochage ou impact sur le travail des services. Un autre facteur de soutien est que les entreprises du marché intermédiaire ont plus facilement adopté des technologies en nuage, donc elles sont peut-être plus prêtes qu’elles le pensent.

Voici un exemple d’une intégration simple du workflow à un système de gestion de documents et un système ERP ou financier.

Comptes à payer

document management system sample ap workflow

1. Capturer des factures de comptes à payer – Intrants

a. Le commis comptable numérise la facture papier et l’entre dans le workflow des comptes à payer.
b. Les technologies de télécopieurs contrôlent les fax over IP entrants de comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
c. Les technologies de courriel contrôlent les courriels entrants des comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
d. Le commis comptable sélectionne et dépose les factures numériques qui ont pu venir d’autres sources digitales dans le workflow des comptes à payer.

2. Traitement et routage des documents

Une fois que la facture est entrée dans le workflow des comptes à payer, le logiciel de traitement capture le document, le convertit en PDF pouvant être consulté dans des textes et capture les données importantes (c.-à-d. La société, le numéro de facture, le numéro de commande, etc.), puis fait correspondre les données importantes avec Les données des comptes à payer du système financier et achemine le document vers l’espace de travail de l’administrateur comptable (système électronique de gestion de documents ou système de contrôle des documents) et est prêt pour l’étape de vérification.

3. Examen et approbation de l’opérateur – cette étape peut être une étape en cas d'”exception seulement”

Le commis comptable s’assure que le document est conforme et l’approuve pour paiement.

4. Livrer du système de gestion des documents et faire le lien vers le client dans le système financier

Approuver le paiement dans le système financier et enregistrer et lier le document pour les dossiers et la vérification.

Il s’agit d’un exemple de workflow très simple qui peut être mis en œuvre facilement avec un logiciel de workflow intégré dans un système financier et un système de gestion de documents basé sur le cloud peu coûteux pour prendre en charge le stockage numérique. Votre partenaire des services d’impression gérés devrait être en mesure de recommander le matériel et les logiciels appropriés, et de gérer jusqu’à la production complète et la mise en œuvre finale. Nous voyons généralement que l’automatisation du processus des comptes à payer réduira le temps de traitement de 60% à 70%. Ça, c’est efficace!

Souvenez-vous que des workflow numériques similaires et très simples peuvent être mis en œuvre pour les ressources humaines, d’autres fonctions financières, le contrôle de la qualité dans les zones de production, etc. Les organisations peuvent ne pas être prêtes à intégrer complètement la technologie, c’est-à-dire intégrer tous les systèmes à l’intérieur et à l’extérieur de votre Firewall. Il y a tellement de complexités – toutes les tierces parties dont votre organisation s’occupe devraient supporter les mêmes systèmes, protocoles et documents standardisés. Une modernisation totale de la technologie ne se produira pas du jour au lendemain, cela prendra beaucoup de temps, mais pour l’instant, votre transformation numérique peut être efficacement soutenue une étape à la fois. Il est temps de se débarrasser de ces classeurs et de passer à des systèmes de gestion de documents basés sur l’info-nuage peu coûteux.

Ne pas investir dans la technologie avant de comprendre le futur!

Avant de sélectionner un partenaire pour implémenter votre système de gestion de documents, assurez-vous qu’ils ont la capacité de configurer le système pour prendre en charge vos processus métier, et non pas le contraire. Nous voyons souvent que les entreprises investissent dans des logiciels qui ont généralement plus de capacités qu’ils n’en auront jamais besoin. Gardez à l’esprit que des solutions d’architecture ouvertes à moindre coût sont disponibles.

Contactez l’un de nos spécialistes pour configurer de façon optimale votre système de gestion des documents ou lisez cette étude de cas pour voir à quel point cette organisation a tiré profit d’un système optimisé.

Le manuel indispensable des services d’impression gérés par Smartprint, spécialiste et Leader des SIG

Notre manuel indispensable des services d’impression gérés est disponible au téléchargement gratuit pour aider les entreprises à comprendre et à prendre le contrôle de leurs environnements d’impression

managed print services mps guideCOMMUNIQUÉ DE PRESSE – Toronto, Ontario – Avril 2016 – Le leader des Services d’Impression Gérés (SIG) SmartPrint,est fier de vous présenter le manuel indispensable des Services d’Impression Gérés. Le document gratuit de 14 pages téléchargeable gratuitement offrira aux entreprises de comprendre véritablement les SIG et l’impact positif de la prise de contrôle de leur environnement d’impression.

L’impression, l’imagerie et les processus métier inefficaces dans un environnement d’impression bureautique peuvent affecter l’efficacité globale d’une organisation. En outre, les coûts durs et doux associés sont souvent considérablement sous-estimés.

Notre manuel essentiel des services d’impression gérés couvre une variété de domaines auxquels toutes les organisations devraient être familières afin d’optimiser l’environnement et les coûts d’impression de leur organisation, y compris:

  • Introduction aux SIG
  • Les meilleurs pratiques en SIG
  • Les avantages des SIG, y compris les économies de temps, les gains d’efficacité des utilisateurs, l’amélioration du contrôle et de la sécurité des documents, la consolidation des fournisseurs, la standardisation de la flotte d’imprimantes et un environnement de bureau sans papier
  • Les avantages financiers des SIG, y compris des économies de coûts plus profondes et cachées
  • Préparer votre organisation aux SIG
  • Processus des services d’impression gérés, y compris des détails sur l’évaluation, la mise en œuvre et l’amélioration continue

“Il y a beaucoup à savoir et à apprendre lorsque l’on pense aux SIG et c’est pourquoi nous avons développé ce manuel essentiel des services d’impression gérés “, a déclaré Rob Farrell, vice-président des ventes et du marketing chez SmartPrint. “Nous croyons que les organisations ont besoin d’avoir accès à un guide faisant figure d’autorité en SIG afin qu’elles puissent comprendre ce que sont les SIG, comment améliorer leurs entreprises et comment choisir le bon partenaire SIG.”

Le manuel essentiel des services d’impression gérés est orienté vers les équipes de gestion, d’opérations, d’informatique et de finances qui veulent mieux comprendre l’impact et les coûts de leurs environnements d’impression et comment ils peuvent implémenter de manière proactive des solutions pour assurer un environnement d’impression et d’image optimal, rentable et adopté par les utilisateurs.

James Dunn, gestionnaire de la génération de la demande chez SmartPrint, ajoute, “un grand nombre d’entreprises que nous rencontrons savent pertinemment que leur environnement d’impression est hors de contrôle, mais ils ne savent pas quoi faire.”

“Nous encourageons toutes les personnes qui suspectent que leur environnement d’impression leur coûte temps et argent à télécharger gratuitement le Manuel essentiel des services d’impression gérés. C’est véritablement un outil essentiel pour comprendre pleinement les conséquences d’un environnement non géré” rajouta Dunn.

Les cadres et dirigeants désireux de télécharger gratuitement notre manuel peuvent le faire depuis le site de SmartPrint. Les parties intéressées peuvent également contacter un spécialiste des SIG pour toute demande de question au sujet du manuel.

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impression gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant des SIG au Canada, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants des SIG au Canada.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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SmartPrint finalise l’acquisition de DynaCharge Laser Inc.

managed print services smartprint dynacharge laser[Toronto, ON, Canada] – [23 Mars 2017] – SmartPrint Inc., une entreprise de services d’impression gérés reconnue au Canada, annonce aujourd’hui l’acquisistion de DynaCharge Laser Inc. de Montréal, Québec.

“Nous sommes ravis d’accueillir les clients de DynaCharge dans la famille SmartPrint. Nous sommes heureux d’aider nos organisations à atteindre le prochain niveau d’efficacité grâce à des workflow documentaires améliorés et à des environnements d’impression de bureau plus rentables et hautement sécurisés”, a déclaré Tim Lomax, président de SmartPrint Inc. “Depuis 1989, DynaCharge fournit des services personnalisés, un service digne de la haute couture adapté à ses clients partout au Canada. Nous avons eu une relation de travail étroite avec les propriétaires Doug et Wayne McGurk depuis plus de 20 ans et nous partageons leur passion pour offrir une expérience client exceptionnelle. DynaCharge continuera à fonctionner en tant que filiale en propriété exclusive de SmartPrint, dirigée par Wayne et son personnel en place. Nous souhaitons à Doug une longue et bien méritée retraite.”

“C’est un second souffle pour nos clients établis au Québec et qui pourront maintenant tirer parti de l’expertise approfondie de SmartPrint dans les services d’impression gérés, de leur porte-feuille de partenaires d’équipement de niveau 1 et d’une suite de meilleures solutions logicielles”, a déclaré Wayne McGurk, président de DynaCharge Laser.

L’acquisition stratégique de DynaCharge étend l’empreinte existante de SmartPrint au Québec et affirme qu’elle est le leader des spécialistes indépendants des services d’impression gérés au Canada.

“Notre vision est d’aider les clients à repenser la façon dont le papier et les contenus numériques traversent leurs organisations en impliquant nos consultants afin d‘analyser leurs environnements et de proposer des solutions qui réduiront les déchets et leur offriront un avantage concurrentiel”, a déclaré Rob Farrell, vice-président, ventes et marketing de SmartPrint Inc .

“Les deux entreprises ont été dévouées à l’ingéniosité, au service à la clientèle et à l’intégrité, tandis que la focalisation, l’expertise et les processus éprouvés de SmartPrint offrent aux clients canadiens la possibilité de suivre le monde numérique et mobile d’aujourd’hui”, a déclaré Chris Kirby, VP Content Integration, SmartPrint Inc.

À propos de SmartPrint:

Récipiendaire du prix HP’s Print Partner of the Year, Smartprint est le fournisseur de SIG indépendant le plus reconnu au Canada. SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impression gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Découvrez comment des services d’impression gérés peuvent aider votre entreprise, ou contactez-nous pour parler avec l’un de nos spécialistes des SIG.

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analystes, veuillez contacter:

Rob Farrell
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Les 3 GROS avantages de la consolidation de ses fournisseurs d’impression

Votre flotte d’impression est-elle hors de contrôle? Vos processus de gestion et d’approvisionnement des fournisseurs d’impression deviennent trop longs et trop compliqués?

Vous avez répondu oui à l’une de ces deux questions, alors il est temps de considérer faire affaire avec un spécialiste en Services d’Impression Gérés (SIG).

print partner print vendor consolidation benefits

Nous rencontrons constamment des organisations avec des environnements d’impression bureautiques en piteux états. Peu ou pas de standardisation ou de maîtrise des coûts par rapport à leur flotte d’impression, souvent en raison de leur achat d’équipements et de services d’impression d’un certain nombre d’entreprises différentes.

Par exemple: L’équipe des services de bureau loue des copieurs d’un fabricant et travaille avec un «représentant attitré» qui vend constamment les nouveautés et les plus grands équipements et services les plus clinquants et qui, naturellement, vous permettront d’économiser de l’argent! L’équipe informatique achète des périphériques d’impression d’un grand revendeur, et l’équipe d’achat s’occupe de grandes sociétés d’approvisionnement pour supporter l’environnement d’impression pour le toner, les appels de service et tout ce dont ils ont besoin.

Dans de nombreux cas, un service n’a aucune idée claire de ce que fait l’autre service. Ce qui complique encore plus les choses, c’est que les organisations n’emploient pas de spécialistes qui peuvent prendre des décisions stratégiques sur les services d’impression et les achats d’équipement. Avec le bon type de partenaire d’impression, les organisations peuvent économiser des milliers de dollars par mois, simplifier la gestion des fournisseurs et les processus d’approvisionnement, et augmenter la satisfaction des utilisateurs.

La consolidation des fournisseurs d’impression de bureau et de numérisation est une stratégie qui a fait ses preuves dans l’augmentation du pouvoir d’achat, qui a son tour, offre des coûts réduits. is a proven strategy that increases buying power, which in turn leads to reduced costs. Finalement, la consolidation des fournisseurs mène à la simplification et la réduction des interactions des fournisseurs dans les domaines du processus d’approvisionnement et de réduction des risques.

En migrant vers un unique partenaire indépendant de services d’impression gérés qui gérera 100% des besoins d’impression et d’imagerie d’une organisation, les bénéfices suivants pourront être réalisés:

1. Des économies réduites pour l’équipement, les logiciels, les fournitures et les services

  • Un partenaire d’impression de premier plan est capable de tirer parti de ses connaissances sur le marché avec les bons fabricants pour fournir des prix standardisés beaucoup plus avantageux que l’organisation ne peut négocier par elle-même. Cette connaissance du marché est un facteur important dans la réduction des coûts de capitaux et d’opérations.
  • Un déploiement équilibré d’équipement avec les bons appareils dans les endroits appropriés pour augmenter la productivité des utilisateurs.

2. Réduction de la gestion des relations avec les fournisseurs et des coûts d’approvisionnement

  • La gestion des calendriers d’approvisionnement avec plusieurs fournisseurs prend du temps et de l’organisation; La consolidation des fournisseurs simplifie ce processus
  • Réduit considérablement les processus des comptes créditeurs; en passant de centaines de factures mensuelles à 1 facture trimestrielle détaillée.
  • Une simple interface Web pour le service d’assistance informatique et / ou les utilisateurs pour qu’ils puissent interagir, réduit le temps de formation et la confusion lorsque le support technique est nécessaire.

3. Réduction des risques et augmentation de la satisfaction des utilisateurs

  • Un(e) seul(e) partenaire d’impression / fournisseur / relation de vente signifie qu’un seul groupe de ressources techniques entre dans vos locaux. Cela facilite le contrôle et l’accès au bureau et au respect de votre politique de non-divulgation.
  • Un processus normalisé qui élimine le déplacement des responsabilités sur d’autres, ce qui entraîne la simplification des processus de support pour les TI et les utilisateurs.

Grâce à l’évaluation des environnements d’impression et la mise en œuvre des services des Services d’Impression Gérés, SmartPrint a aidé de nombreux clients du marché intermédiaire à réduire leurs fournisseurs d’impression de 5 ou plus à 1, en moyenne. En travaillant avec de grandes entreprises, les réductions des fournisseurs sont en général plus marquées par la transition de 30 fournisseurs d’impression à 1.

Lisez cette étude de cas et découvrez comment cette organisation a tiré parti de la consolidation de ses fournisseurs d’impression.

Beaucoup de ces organisations au départ n’avaient aucune idée que leurs relations avec les fournisseurs étaient hors contrôle et que la mise en œuvre de la consolidation des fournisseurs d’impression leur serait si bénéfique. La valeur de la consolidation de plusieurs fournisseurs d’impression dans un seul fournisseur, bien que difficile à mesurer dans les économies de coûts doux, a été considérée par des cadres dirigeants comme extrêmement précieuse. Et d’un point de vue environnemental, la réduction de l’administration et de l’utilisation du papier lors du travail avec un partenaire d’impression stratégique soutient la réduction de l’empreinte carbone d’une organisation.

Obtenez un aperçu supplémentaire de votre environnement d’impression avec une évaluation sans obligation.

Pour en savoir d’avantage ou contactez l’un de nos spécialistes en consolidation des fournisseurs d’impression et voyez comment la rationalisation des fournisseurs d’impression et de numérisation peut aider votre organisation. 

Un vrai service d’impression géré livre des économies de coûts d’investissement et d’exploitation tangibles

Les Services d’Impression Gérés via un fournisseur lié à un fabricant de matériel? Sont-ce vraiment des SIG?

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Nous voyons régulièrement  des organisations dans plusieurs secteurs qui exécutent des achats pour les imprimantes bureautiques en mode status quo. Beaucoup d’organisations dans les secteurs des services professionnels, de la fabrication et de la distribution ne font pas que s’engager dans de véritables services d’impression gérés (SIG). Nous voyons également des entreprises de soins de santé, des hôpitaux et d’autres organisations publiques travailler avec des fournisseurs de programmes d’enregistrement (VOR) qui ne répondent tout simplement pas aux objectifs que le comité d’achat leur avait fixé.

En règle générale, nous voyons que le plan d’impression se déroule dans l’un ou l’autre de ces choix:

  1. En travaillant avec un fabricant de périphériques qui prétend fournir un service SIG, un rafraîchissement matériel individuel est effectué et se traduit par une augmentation considérable des coûts d’investissements, tout en réduisant modérément les dépenses d’exploitation. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement du matériel n’était même pas nécessaire.
  2. Un rafraîchissement du matériel qui implique la consolidation et la réduction spectaculaire du nombre de périphériques est effectué. Cette approche permet d’économiser des capitaux et peut également réduire les dépenses d’exploitation, mais les économies de coûts d’exploitation sont souvent temporaires. Pourquoi? La consolidation peut fonctionner dans certains environnements, mais nous voyons souvent qu’en diminuant le nombre de périphériques dans tous les groupes d’utilisateurs, certains sous-groupes d’utilisateurs finissent par avoir à acheter d’avantage de périphériques d’impression, afin qu’ils puissent travailler plus efficacement. Malheureusement, les dispositifs que les groupes d’utilisateurs individuels achètent de leur propre chef ont des dépenses d’exploitation élevées et augmentent considérablement les coûts globaux.

Dans les deux cas, il manque l’analyse de tous les services de l’organisation en mettant l’accent sur la manière avec laquelle chaque groupe d’utilisateurs fonctionne et sur les exigences de workflow qu’ils ont. L’objectif de cette analyse est de faire en sorte que l’emplacement du périphérique soit correct, c’est-à-dire mettre en place un déploiement équilibré d’équipements et de solutions intégrées qui accroîtront l’efficacité de l’utilisateur. En utilisant cette approche, un consultant en SIG peut aider les entreprises à économiser les dépenses d’investissement et d’exploitation liées à l’environnement d’impression de l’entreprise tout en veillant à ce que tous les groupes d’utilisateurs aient les outils dont ils ont besoin pour réussir leur travail. À la fin, les groupes d’utilisateurs sont heureux et peuvent travailler plus efficacement.

Deux autres domaines très importants qui sont systématiquement ignorés par les deux approches mentionnées ci-dessus:

  1. Un rafraîchissement du matériel est effectué sans tenir compte de la gestion de la sécurité des périphériques et sans un plan de sécurité de documents numériques et/ou physiques.
  2. Un plan de gestion de périphériques d’impression est implémenté sans outils pour gérer les périphériques à distance via une console où les mises à jour du pilote, ainsi que des images de sécurité automatisées peuvent être implémentées dans toute la flotte de matériel.

Existe-t-il une opportunité d’optimiser votre environnement d’impression, afin de réduire considérablement les dépenses Capex et Opex, et accroître l’efficacité au sein de votre organisation?

Contactez-nous ou demandez une évaluation de l’environnement d’impression sans obligation, qui vous permettra de comparer les coûts et les avantages d’une solution d’impression gérée par rapport à l’état de votre environnement d’impression actuel. Nous élaborerons un plan de projet personnalisé pour votre organisation afin de garantir que des économies importantes et l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs soient réalisées grâce à une véritable mise en œuvre SIG.

Ressources additionnelles

SmartPrint recoit le prix HP Print Partner of the Year pour 2016

managed print services smartprint named hp 2016 canadian print partnerToronto, Ontario, Canada – 31 Octobre 2016 –HP Inc. remet à SmartPrint Inc. le prix «Print Partner of the Year for 2016», au Canada lors de la conférence mondiale des partenaires de cette année.

Mary Anne Yule, directrice générale de HP Inc. Canada a partagé que “en tant que société partenaire axée sur la croissance et la victoire via le canal, nous sommes ravis de féliciter SmartPrint commeque partenaire d’impression canadien de l’année. L’engagement de SmartPrint à offrir des services d’impression innovants et à plaider fortement pour les solutions de sécurité d’impression souligne vraiment le bon travail que nous pouvons faire avec nos partenaires du canal. Nous sommes fiers de travailler avec eux pour offrir d’excellentes expériences à nos clients communs. ”

Tim Lomax, président de SmartPrint a déclaré: «Il est formidable de voir le succès et la réussite de notre équipe soulignée par HP Canada pour la deuxième fois cette année. Nous sommes ravis que notre partenariat HP ait permis à l’équipe SmartPrint d’apporter une grande valeur à nos clients en leur permettant de comprendre leurs environnements d’impression complexes en mettant en œuvre notre premier programme de services d’impression gérés, des solutions matérielles et logicielles qui augmentent l’efficacité, améliorent la sécurité et qui leur permet d’économiser. ”

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts en Services d’Impression Gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant des SIG au Canada, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants des SIG Canada.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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Vos documents numériques sont-ils sécurisés?

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Le stockage de documents en papier, dans des classeurs au bureau, dans des boîtes de rangement ou sur un lieu de stockage hors site, devrait vraiment faire partie du passé. Le stockage de documents en papier peut constituer un défi pour les utilisateurs pour trouver et accéder aux documents dont ils ont besoin. De plus, avec le nombre croissant d’employés qui travaillent à distance et qui peuvent mener leurs tâches avec un ordinateur et un téléphone portable, le stockage papier rend la productivité impossible. En outre, il existe un risque associé à l’archivage de copies papier uniques de documents essentiels. Celles-ci ne sont pas protégées d’éventuels dégâts et ouvrent des brèches de sécurité. La transition vers les documents numériques est la bonne option pour lutter contre ces défis.

Lorsqu’une organisation cherche à réduire l’utilisation et le stockage du papier, une étroite collaboration avec des spécialistes des services d’impression gérés est indispensable. Ils  s’assureront que l’environnement d’impression et de numérisation est configuré pour prendre en charge des processus de workflow efficaces pour le virage du papier au numérique, et ensuite vers un environnement numérique intégral. Sans un processus efficace pour vos utilisateurs, les efforts visant à réduire le papier et à mettre en place un stockage sécurisé en ligne peuvent constituer un défi majeur. Comme pour tout autre processus métier, si celui-ci n’est pas d’une facilité naturelle pour l’utilisateur, il échouera.

Il existe de nombreux logiciels simples qui aident la transition vers des documents numériques de façon très facile et efficace pour les utilisateurs. Il est également essentiel de rappeler que la sécurité des documents est une considération particulièrement importante lorsque vous passez au numérique. Les logiciels doivent être correctement intégrés à un système sécurisé de contrôle des documents d’impression et à un système sécurisé de stockage en ligne. Avec ces intégrations et workflow personnalisés au niveau de l’utilisateur, un plan de stockage de document numérique sera mis en œuvre avec succès et plus susceptible d’être adopté par les utilisateurs.

Défis du stockage de documents numériques

Avant d’implémenter une solution de stockage numérique pour les documents généraux de bureau et la gestion des documents, il faut considérer certains défis potentiels:

  1. Fichiers non trouvables – Sans un processus simple et normalisé et des conventions de dénomination pour transférer des documents dans votre système de stockage en ligne sécurisé, les documents numériques peuvent être scannés ou déplacés et déposés dans un dépôt en ligne t perdus pour toujours.
  2. Documents sans recherche de texte – S’il n’y a pas de processus automatisé ou simple pour convertir des fichiers papier et numériques en PDF avec recherche de texte qui offre une compression fiable.  Les options de recherches futures et la facilité d’utilisation des documents numériques peuvent êtres impossibles.
  3. Processus workflow complexe – Si le processus de workflow pour obtenir des documents numériques dans le référentiel de documents en ligne sécurisé n’est pas simple, les utilisateurs ne l’adopteront pas.
  4. Fichiers numériques à risques – Sans l’intégration d’un système d’impression sécurisé et le blocage des périphériques d’impression et d’imagerie pour la sécurité, les documents numériques de votre entreprise peuvent être à risques. .

Sécurisez votre environnement d’impression avec l’aide d’un partenaire des services d’impression gérés (SIG).

Avec tous les défis liés au stockage et à l’impression des documents numériques, comment une organisation surpasse ces obstacles pour une mise en œuvre réussie? Tout commence avec les spécialistes des SIG qui comprennent parfaitement toutes les fractions et besoins de votre entreprise. À quoi devrait aider un partenaire des services d’impression gérés?

  1. À effectuer une vérification de l’infrastructure d’impression de bureau complétée par une application logicielle éprouvée pour une compréhension claire des risques de votre organisation.
  2. À mettre en place un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d’impression pour combler toutes lacunes sur des risques de failles de sécurité pour s’assurer d’un environnement d’impression sécurisé.
  3. À mettre en place un système de contrôle des documents pour verrouiller toutes les fonctions des appareils d’impression et de numérisation (impression, numérisation, télécopie, copie) pour exiger et activer l’authentification rapide et simple des utilisateurs, dans le but d’augmenter la sécurité et fournir une piste de vérification des utilisateurs.
  4. À s’assurer que le workflow de l’utilisateur dispose d’une intégration active directory pour permettre de diffuser des workflow personnalisés par utilisateur. Les workflow personnalisés peuvent être créés pour la conversion papier vers digital et routage vers l’archivage, et/ou, workflow numérique et routage vers l’archivage depuis l’ordinateur.

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Les meilleures pratiques d’impression de bureau. Utiliser des marques établies aux bons endroits

office printing best practices mps smartprintConnaissez-vous les meilleures pratiques d’impression de bureau? Du point de vue de SmartPrint, il s’agit d’offrir la bonne technologie au bon endroit du bureau pour offrir aux utilisateurs les fonctionnalités et les options dont ils ont besoin pour être efficaces. Tout cela tout en veillant à ce que le groupe de périphériques recommandé soit optimal du point de vue des coûts.

Installer la technologie adaptée dans les endroits adaptés est au cœur des meilleures pratiques d’impression de bureau. Une erreur et les coûts viennent considérablement d’augmenter augmenter. De plus, les utilisateurs peuvent ne pas avoir les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pensez à l’efficacité d’un charpentier avec une scie avec laquelle il prendrait dix fois plus de temps pour couper un morceau de bois. Frustrant n’est-ce pas? Maintenant, pensez à un employé de bureau occupé et qui doit utiliser un périphérique avec une vitesse insuffisante, qui doit être réparé souvent, et qui ne fournit pas de fonctionnalités de numérisation. Cet employé doit à présent marcher 200 pieds pour numériser un document papier important pour le convertir en PDF.

Centraliser les impressions – Est-ce le bon choix?

Nous observons régulièrement les fabricants de copieurs, sur le marché canadien, essayer de vendre la centralisation de l’impression de bureau. Cependant,  l’installation de  dispositifs coûteux capturant toutes les pages au sein d’une organisation adresse rarement les besoins des utilisateurs. Ces installations peuvent potentiellement réduire les coûts globaux d’impression de bureau à court terme, mais souvent, elles ont pour effet de rendre les utilisateurs moins productifs. Cela ne se rapproche pas des meilleures pratiques d’impression de bureau car les déplacements dans le bureau coûtent de l’argent.

À maintes reprises, les consultants de SmartPrint se sont retrouvés dans des organisations qui ont été centralisées par le passé par le revendeur d’un fabricant de copieurs. Ce qu’ils remarquent généralement, c’est que les besoins des utilisateurs n’étaient pas satisfaits: plein d’anciens petits périphériques d’impression, à proximité  des utilisateurs, étaient installés, et même de nouveaux périphériques étaient achetés de façon isolée par les  différents services.

En conséquence, le bel objectif financier de centralisation dans le but de réaliser de grosses économies sur le coût par page a été totalement anéanti. De plus, les coûts de locations élevés de ces grands copieurs centralisés sont plus élevés que le reste des solutions d’impression pour l’ensemble du bureau, puis sont complètement sous-utilisés.

Pourquoi? Se pourrait-il que l’organisation n’ait pas eu une stratégie bien pensée pour l’impression de bureau? Elle choisit de travailler avec un fournisseur de fabricant dont le travail est de s’assurer que sa marque est la seule marque vendue afin qu’il puisse maximiser les revenus et garder la ligne d’assemblage occupée.

Les spécialistes indépendants recommandent les bons périphériques au bon endroit.

La seule solution est  l’expert indépendant pour fournir un déploiement équilibré de l’équipement car, pour satisfaire les besoins des différents utilisateurs et services, il existe généralement plus d’une marque de matériel requis pour que l’environnement d’impression soit optimisé – à la fois pour l’expérience et le coût de l’utilisateur. Il existe des fabricants de matériel qui fabriquent de très bons périphériques de style grand copieur avec une architecture ouverte et une technologie de pointe qui offrent des fonctionnalités très élevées. Il existe d’autres fabricants qui créent des périphériques de petite et moyenne taille hautement efficaces et polyvalents qui peuvent être placés à proximité des groupes d’utilisateurs pour permettre l’efficacité avec toutes les fonctionnalités requises et une haute durée de fonctionnement.

Si les périphériques de petite et moyenne taille sont correctement placés, leurs coûts d’exploitation sont souvent très proches de ceux des grandes unités centralisées, à un prix beaucoup plus faible. Le bon équilibre des équipements peut faire une différence significative dans les coûts totaux de possessions si votre partenaire de SIG dispose d’une expertise des environnements d’impression qui répondent aux meilleures pratiques d’impression de bureau.

Garder un œil sur les futurs coûts cachés des fabricants.

La recommandation de l’équipement d’impression le plus adapté pour chaque catégorie requise pour supporter les utilisateurs garantit un bas coût total de possession à long terme. Il existe des fabricants avec une part de marché limitée qui fabriquent de bons appareils mais cela peut constituer un défi au niveau de la chaîne d’approvisionnement pour les fournitures et les pièces de rechange.

Cette situation entraîne des hausses de prix significatives d’une année à l’autre en raison du manque d’offre sur le marché. Certains fabricants de périphériques d’impression sortent de nouveaux périphériques chaque trimestre, apportant des modifications très subtiles  tout en modifiant les stocks de fournitures et des pièces de rechange afin que, à l’avenir, ils puissent augmenter leurs approvisionnements et générer plus de profit à long terme. La stratégie de lancement de nouveaux matériels protège également les manufacturiers contre les fabricants de fournitures du marché secondaire, qui à long terme, génèrent de juteux profits.

Il n’en ressort rien pour l’utilisateur final; sauf encore plus de complexité et une augmentation des coûts.

Les spécialistes indépendants de SIG protègent les organisations en offrant les meilleures pratiques d’impression de bureau

La collaboration avec un expert indépendant des Services d’Impression Gérés (SIG) aide à protéger les organisations contre ces obstacles car il sait comment mettre en œuvre les meilleures pratiques d’impression de bureau. Vous pouvez obtenir la meilleure marque de périphériques au meilleur endroit. Les appareils d’impression les plus performants se protégeront contre les futures augmentations de prix et un déploiement équilibré permettra aux utilisateurs d’être efficaces et efficients tout en offrant la bonne combinaison entre le bas coût total de possession et la productivité des utilisateurs.

Apprenez-en d’avantage sur la façon dont les experts des services d’impression gérés optimisent les environnements d’impression dans le but d’atteindre la satisfaction des utilisateurs et la réduction des coûts.