Étude de cas SIG – Réduction des appels aux services informatiques et de leurs coûts connexes

Clients SIG – Faits marquants

Un important cabinet d’avocats canadien, faisant partie de l’un des dix plus prestigieux cabinets canadien, avec un siège social à Toronto et quatre succursales dans les principales villes du Canada, ainsi qu’un bureau dans une grande ville américaine.

Défis d’entreprise- Faits saillants

managed print services for law firms

L’entreprise gère 4 fournisseurs distincts pour ses besoins en matière d’impression et de numérisation: une flotte d’impression éparpillée, des copieurs à grande vitesse, la récupération des coûts et une solution de workflow de numérisation.

Les équipes de services informatiques et d’administration ont consacré d’innombrables heures à traiter avec plusieurs fournisseurs et à gérer les temps d’interruption des équipements d’impression. De plus, le temps de l’équipe de gestion informatique a été consacré à des réunions avec plusieurs fournisseurs afin de tenter de corriger les problèmes d’impression, d’assistance et d’équipement concernant plusieurs emplacements de bureaux. Avoir à gérer plusieurs fournisseurs s’avéra un casse-tête où chaque personne rejetait la faute sur l’autre. En conséquence, l’entreprise a perdu beaucoup de temps, et n’a rien pu résoudre. La situation a causé de la frustration chez les utilisateurs des imprimantes et a nui à leur efficacité.

Solution SIG – Faits marquants

Le cabinet d’avocats canadien a engagé SmartPrint et a demandé à ses experts de:

  1. Réduire la tension sur le service informatique
  2. Réduire les temps d’interruption du matériel
  3. Réduire la complexité des processus de commandes et des coûts d’administration associés pour soutenir l’environnement d’impression

L’initiative stratégique numéro 1 de l’entreprise était d’améliorer l’expérience et la productivité globale de l’utilisateur.

L’équipe SmartPrint a recommandé et mis en œuvre ce qui suit:

  • La consolidation des fournisseurs – réduction de 4 fournisseurs à 1 pour éliminer le temps de gestion informatique et le rejet de la faute sur les autres.
  • Le changement des fournitures re-manufacturées problématiques (cartouches de toner) à l’OEM sans augmenter le budget mensuel.
  • La simplification de la gestion de l’environnement d’impression en passant de plus de 15 fournisseurs d’impression différents à seulement 2 pour tous les appareils d’impression de l’entreprise.
  • La mise à jour et la simplification de l’infrastructure d’impression de plus de 500 périphériques d’impression – des appareils ayant une moyenne de plus de 15 ans à un flot de périphériques standard et actualisé dans tous les emplacements.
  • Les gains d’efficacité des utilisateurs pris en charge par la mise en œuvre du flux de travail de numérisation avec une solution à une touche qui comprime le fichier, crée un fichier PDF avec option de recherche par texte et l’achemine vers le dossier de l’utilisateur dans le système de gestion de documents
  • L’activation des applications de récupération de coûts pour tous les appareils multifonctions dans l’entreprise.

Aboutissements et résultats SIG

  • Réduction de 83% des appels au service informatiques
  • Plus de 99% de temps de disponibilité des équipements d’impression
  • 100% de temps disponibilité de la nouvelle solution de numérisation mise en œuvre
  • Augmentation de l’expérience et de la productivité de l’utilisateur
  • Réduction du temps perdu par les équipes informatiques et administratives à gérer plusieurs fournisseurs d’impression et de numérisation
  • Élimination du rejet de la faute entre les différents fournisseurs d’impression

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