Étude de cas SIG- Système de gestion documentaire et solution efficaces sans papier

Clients SIG – Faits marquants

L’un des plus grand et dynamique groupe alimentaire au Canada de transformation, de fabrication et de distribution, employant plus de 3 000 personnes avec 27 bureaux et installations d’exploitation à travers le pays.

Défis d’entreprise – Faits marquants

document management system paperless

Avec de nombreux emplacements, des milliers d’employés et des documents de ressources humaines stockés dans des dossiers, le département des RH passe trop de temps à chercher des documents à travers l’organisation. La direction des ressources humaines a estimé qu’elle passait plus de 80 heures par mois à la recherche de documents importants sur papier pour ses employés.

Cela a été compliqué par le fait que de nombreux employés transfèrent à différents lieux de travail tout au long de leur carrière au sein de l’entreprise. La cueillette de documents pour établir les niveaux des employés et les actions en ressources humaines était un défi important et qui a pris beaucoup de temps pour le service des RH. Le directeur des ressources humaines a développé une initiative visant à stocker et à organiser officiellement la documentation RH et à permettre à son équipe du Canada d’accéder rapidement et de façon sécurisée à cette documentation.

En envisageant l’objectif de la saisie des données des ressources humaines, l’organisation s’est vite rendu compte qu’elle n’avait pas la technologie de numérisation, les processus de workflow de document et le support informatique nécessaire pour lui permettre la numérisation de la documentation existante. Elle a également constaté qu’il lui manquait également des processus et des systèmes indispensables pour gérer la documentation RH future. Lorsque le département des RH a rencontré celui des TI pour discuter du financement du projet, ces dernier les ont prévenu que des projets d’infrastructure informatique importants étaient en cours et qu’ils n’avaient pas la possibilité de visualiser le projet RH pour au moins les 18 prochains mois, et cela si le comité directeur informatique décidait de l’ajouter à la liste de traitement prioritaire!

MPS Solutions – Faits marquants

Le consultant SIG SmartPrint a intégré les exigences du projet RH avec l’analyse de l’état actuel de SIG et en faisant un bref travail avec l’équipe RH, a pu développer un portrait futur qui comprenait:

  • Une plate-forme appropriée pour l’équipement dans l’infrastructure d’impression.
  • Des solutions logicielles intégrées requises pour permettre à l’avenir aux RH et autres départements de supprimer le papier de leurs processus respectifs.
  • Une augmentation de l’efficacité en numérisant des documents historiques.
  • Le développement d’un processus pour capturer et stocker des documents numériques et papier dans le futur.
  • L’objectif stratégique numéro 1 de l’entreprise était d’accroître l’efficacité dans les services de soutien et dans les zones de production. Résoudre le défi de recherche de documentation RH était en parfaite harmonie avec cet objectif.

L’objectif stratégique numéro 1 de l’entreprise était d’accroître l’efficacité dans les services de soutien et dans les zones de production. Résoudre le défi de recherche de documentation RH était en parfaite harmonie avec cet objectif.

MPS Case Study Legal IT Thumbnail

Aboutissements et résultats SIG

Constatez comment la gestion des documents et une solution SIG personnalisée ont diminué le temps consacré à la recherche de documents, ont renforcé la crédibilité du service informatique, ont augmenté la crédibilité et la productivité des utilisateurs.

Veuillez remplir le formulaire suivant pour obtenir votre copie de cette étude de cas.

Apprenez-en d’avantage sur la façon dont les solutions SIG de SmartPrint peuvent aider votre entreprise et demandez une évaluation sans engagement de votre environnement d’impression.

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