Toujours attaché aux anciennes méthodes? Les impressions en tant que service sont l’avenir

Chez SmartPrint, nos consultants en Services d’Impression Gérés (SIG) travaillent tous les jours avec nos clients dans le but d’améliorer leurs environnements d’impression de bureau.
Ce qui est assez étonnant, c’est que nous rencontrons régulièrement des entreprises de taille moyennes ou grandes, qui semblent de l’extérieur bien organisées (et je suis convaincu qu’elles sont aussi au cœur de leurs activités). Cependant, leur environnement d’impression est presque toujours hors de contrôle, et Il n’y a rien de plus frustrant pour les utilisateurs qu’un environnement d’impression hors de contrôle.

Voici un exemple typique:

Le service d’assistance informatique est submergé par les problèmes d’impression et les utilisateurs sont frustrés par les périphériques qui ne peuvent pas prendre en charge les tâches qu’ils doivent accomplir. Du point de vue des dépenses, il y a trop de copieurs multifonctions (MFP/Ds) sous-utilisés dont les contrats de location sont longs et coûteux. De plus, il existe souvent des imprimantes âgées de plus de 15 ans dans les groupes de travail et dans les bureaux. La direction des finances demande le coût total de toutes ces ressources mais personne n’est capable de répondre. Les périphériques d’impression peuvent présenter d’énormes risques de sécurité sur le réseau, et la personne en charge de la demande de soumission pour la mise à niveau de l’équipement peut être prête à louer de nouveaux copieurs présentant également un risque de sécurité. Le service d’assistance et la direction des TI veulent éviter de prendre en charge l’environnement d’impression pour se concentrer sur les projets informatiques au cœur de l’activité et de garder la lumière allumée (de l’infrastructure informatique) pour les utilisateurs. Les organisations se résignent à penser que c’est ainsi que les choses se passent. Eh bien, ça n’a pas besoin de se passer comme ça.

Il est temps de changer! Il existe une meilleure manière! Il est temps de se tourner vers l’impression en tant que service et de se débarrasser de la gestion des équipements et logiciels d’impression. Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs disposent de ce dont ils ont besoin et que l’infrastructure d’impression est toujours hautement disponible et gérée en tant que service. Selon l’IDC, d’ici 2021, 45% des appareils d’impression de bureau dans le monde seront vendus dans le cadre d’une entente d’impression en tant que service. Nous proposons cette offre depuis un certain nombre d’années déjà, et elle gagne en popularité.

Une autre prédiction intéressante de la même étude est que d’ici 2021, 60% des demandes de soumissions en SIG incluront une offre de services d’audit de sécurité en continu de l’infrastructure de documents et d’impression. IDC est une société très réputée dans l’industrie mondiale des technologies pour leur connaissance du marché. Il est donc très intéressant pour SmartPrint d’être déjà en avance sur le marché en offrant à la fois les SIG en tant que service, mais aussi des solutions de gestion de sécurité de l’infrastructure d’impression en tant que service. Cela devient encore plus intéressant lorsque l’on regarde le prix à payer des dégâts causés par une violation du cyber sécurité. De plus, IT World Canada a récemment publié un article intéressant sur les vulnérabilités potentielles des périphériques d’impression réseau et le coût d’une faille de sécurité potentielle.

SmartPrint peut facilement prendre en charge la gestion de l’ensemble de l’environnement grâce à un processus de mise en œuvre rapide et éprouvé; mettre à niveau la technologie; installer des logiciels de sécurité importants et d’autres processus documentaires sécurisés, ainsi que des logiciels de workflow, tout en économisant plus de 50% sur les coûts actuels! Nous pouvons le faire sans investissement en capital (en tant que service) tout en retirant les équipements existants qui affectent la productivité.

S’il est temps d’assainir votre environnement d’impression tout en économisant de l’argent, en libérant des ressources TI, dans le but de rendre des utilisateurs satisfaits, il est temps de le faire avec un programme d’impression en tant que service. Si vous pouvez vous débarrasser de la possession de ces équipements, pour la moitié du prix actuel, il n’y a pas de raisons à ne pas sauter à bord. De plus, vous ferez d’une pierre deux coups, en ayant la possibilité de sécuriser  votre infrastructure d’impression. Contactez-nous si vous êtes prêts au changement, et voyons ensemble si nous pouvons vous aider.

Un rançongiciel (ransomware) frappe un cabinet d’avocat – Comment tout ceci aurait pu être évité?

Nous avons dernièrement beaucoup communiqué sur la sécurité de l’infrastructure d’impression et nous voulions vous partager nos commentaires au sujet de l’attaque dont a été victime un cabinet d’avocats de Toronto. C’est hélas un bon exemple d’une brèche qui, faute d’une préparation soignée avec un bon équipement et de bonnes configurations, aurait pu être complètement évitée.

Notre équipe d’administrateurs de systèmes travaille avec des clients de sociétés juridiques, financières, dans le domaine de la santé, de la fabrication et d’autres types d’organisations pour les aider à sécuriser l’infrastructure d’impression de bureau. C’est une pratique très importante étant donné que selon la firme de sondage IDC, 40% des entreprises canadiennes ont vécu des violations de sécurité en 2016 et que 54% de ces hacks ont été perpétrés via l’infrastructure d’impression comme point d’entrée. Épeurant n’est-ce pas pas!

Voici comment le cabinet d’avocat aurait pu mieux se protéger:

  • Les meilleurs périphériques d’impression de bureau aurait arrêté immédiatement une attaque de logiciels malveillant. Une fois que le travail d’impression contaminé par le logiciel malveillant s’est rendu à la file d’attente d’impression ou à l’imprimante, celle-ci aurait immédiatement redémarré, et ainsi renversé l’attaque.
  • Si le client avait installé le dernier logiciel de sécurité d’impression recommandé par SmartPrint, celui-ci aurait informé les TI de la tentative de violation afin qu’elle ne soit pas ignorée.
  • L’entreprise aurait pu automatiser les processus entourant la sécurité de l’infrastructure d’impression et laisser ceux-là travailler à chaque instant. Ces processus auraient également été en mesure de notifier le groupe d’utilisateurs de la tentative d’attaque et les assister dans l’amélioration de la connaissance par les utilisateurs des logiciels malveillants.

Ce qui nous désole à chaque fois que nous complétons une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression d’un client, c’est la surestimation qu’il a de son niveau de sécurité. Pourtant, les résultats de notre évaluation souligne des failles de sécurité importantes. Ne sous-estimez pas l’importance de la sécurité de votre infrastructure et ne croyez pas que vous n’avez pas le budget nécéssaire à lui allouer.  Nos évaluations sont gratuites et plus nous recommandons de mises à jour, de mises à niveau potentielles et installons des logiciels simples pour surveiller votre environnement, plus nous réduisons le coût total de propriété de l’organisation. Vraiment, c’est une situation ou tout le monde gagne: Une infrastructure d’impression sécurisée à moindre coût et un environnement plus productif pour les utilisateurs.

Contactez-nous pour vous assurer que vous êtes en sécurité.

Quel est l’état de la sécurité des infrastructures d’impression de votre organisation?

document management system state of print infrastructure security hp mfp

Votre organisation investit beaucoup de temps, d’efforts et de ressources dans le développement des connaissances des employés. Il est donc important de protéger la propriété intellectuelle de votre organisation de toute source de corruption ou de vol. Les ouvertures des ports d’imprimantes, des serveurs web d’imprimantes et des protocoles FTP peuvent être un point d’entrée populaire pour les pirates informatiques, et malheureusement, la sécurité du réseau d’impression est un domaine souvent négligé, qui expose les organisations à des failles de sécurité potentielles. Afin de déterminer la sécurité de votre réseau, vous devriez commencer par effectuer une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression pour identifier les vulnérabilités potentielles. Nous vous recommandons alors d’implémenter des logiciels et des processus qui verrouilleront l’environnement d’impression physique et numérique, automatiseront la sécurité d’impression et permettront des fonctions de reporting et d’audit.

Évaluer la sécurité de votre réseau d’impression

Une évaluation complète de la sécurité du réseau d’impression devrait analyser la configuration de tous les périphériques d’impression sur le réseau, ainsi que la façon dont ils sont utilisés pour toutes leurs fonctions. Voici une liste d’éléments à examiner lors de votre évaluation de sécurité:

Accès non-autorisés

L’accès non autorisé est l’utilisation d’un ordinateur ou d’un réseau sans autorisation. Un cracker ou un pirate informatique est quelqu’un qui tente d’accéder à un ordinateur ou à un réseau illégalement. Certains pirates pénètrent dans un ordinateur ou un réseau pour le défi. Cependant, d’autres le font pour utiliser ou déroger à la propriété intellectuelle et aux ressources, ou pour corrompre des données. Évaluez les points d’accès – physiques et numériques – et les protocoles sur votre réseau d’imprimante et sur tous vos périphériques d’impression en réseau, et identifiez les points d’accès et les protocoles utilisés comme incursions pour des menaces potentielles pour la sécurité.

Les impressions non réclamées

Déterminer ce qui arrive aux travaux d’impression physique non réclamés. Lorsque des documents confidentiels sont imprimés et laissés sur des appareils d’impression de groupe de travail, que fait-ont de ces documents?

Paramètres et ports du périphérique

Évaluez les ports et les protocoles des périphériques d’impression en réseau et identifiez ceux qui ne sont pas utilisés.

Processus de numérisation

Déterminez quels sont les utilisateurs qui numérisent des documents et où ces documents sont envoyés une fois qu’ils ont été scannés sur des périphériques dans le réseau de l’entreprise.

Liste des vulnérabilités

Documentez toutes les vulnérabilités de sécurité que vous avez découvertes et développez un plan de sécurité pour résoudre chaque vulnérabilité.

La vidéo de HP ci-dessous est une excellente description de certains scénarios potentiels de violation de la sécurité de l’impression:

Cliquez ici pour voir si vous êtes admissibles à une évaluation gratuite de la sécurité de votre infrastructure d’impression.

Comment améliorer la sécurité de votre environnement d’impression réseau

Politique de sécurité de périphérique

Si votre politique de sécurité de périphérique n’est pas clairement établie ou si vous n’en avez pas une qui est formellement documentée, votre organisation peut être vulnérable aux menaces de sécurité sans même s’en rendre compte. il est donc impératif d’avoir une politique de sécurité de périphérique exhaustive et de s’assurer qu’elle soit correctement mise en œuvre. Assurez-vous que votre politique spécifie et limite l’accès aux informations et aux ressources du réseau. Cette politique est la base de la création d’un environnement d’impression réseau sécurisé.

Gestion de documents

La gestion des documents, souvent appelée Système de gestion de documents (DMS), est l’utilisation d’un système informatique et d’un logiciel pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images électroniques d’informations sur papier capturés à l’aide d’un scanner de documents, d’un périphérique multifonction ou d’un copieur en réseau.

Examinons l’entreposage papier traditionnel. Des rangées de grands dossiers de documents sont placées dans ces classeurs dans l’espoir d’être stockées correctement. Le papier ne tient pas compte de qui l’a vu, l’a copié ou l’a balayé, et il peut être détruit ou endommagé accidentellement par de l’eau, un incendie ou le déversement de café.

Pensez à un système de gestion de documents en tant que grand classeur électronique avec des dossiers qui sont stockés dans un nombre illimité de tiroirs (en fonction de l’espace disque dur, bien sûr). Le contenu numérique est sécurisé par les droits d’accès des utilisateurs. Lorsque les documents sont vérifiés, les journaux d’audit modifiés peuvent suivre qui a examiné le document, modifié le document avec des références de version et peut même empêcher les utilisateurs non autorisés de visualiser ou d’imprimer le document. Les processus de sauvegarde informatique du Système de gestion de documents garantissent que les documents ne sont pas endommagés ou détruits accidentellement, contrairement à ceux stockés dans des systèmes de classement papier.

Workflows des impressions et automatisation des processus

Pour de nombreuses organisations, il est difficile de surveiller et de gérer les travaux d’impression de chaque utilisateur. Plusieurs fois, les travaux d’impression sont oubliés ou envoyés à la mauvaise imprimante et les documents finissent par dormir sur l’imprimante et ne sont jamais être récupérés par l’utilisateur. Ceci est particulièrement gênant lorsque des documents confidentiels sont laissés à la vue de tous (même des utilisateurs non autorisés).

Pour éviter que cela ne se produise, vous devez établir des workflow d’impression et automatiser les processus d’impression. Un workflow d’impression est la définition, l’exécution et l’automatisation des processus métier où les tâches, les informations ou les documents sont transmis d’un participant à l’autre selon un ensemble de règles et de procédures.

L’impression FollowMe permet aux utilisateurs d’imprimer sur une file d’attente d’impression partagée et de parcourir et de lancer leur travail d’impression à partir de n’importe quel périphérique de sortie autorisé. Cela garantit que l’impression reste confidentielle pour un utilisateur spécifique et réduit les déchets imprimés à partir des documents laissés sans recouvrement sur l’imprimante. Si une imprimante est hors service, les utilisateurs peuvent libérer leurs travaux d’impression à partir de la prochaine imprimante disponible, sans perturber la productivité.

L’authentification dans les périphériques de sortie multifonctions permet de présenter des workflow personnalisés sur le panneau. Ce processus garantit un accès sécurisé pour récupérer le contenu imprimé tout en utilisant les périphériques sur les principales applications qui stockent le contenu capturé.

Les outils de suivi et de reporting créent une transparence pour tous les coûts d’impression, aidant les gestionnaires des finances à allouer ou à récupérer les coûts des différents services ou clients. Les organisations peuvent également utiliser des données de suivi pour les aider à respecter les règles de l’industrie telles que Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), la norme de sécurité des données de cartes de paiements (PCI DSS) et Sarbanes-Oxley (SOX).

Logiciel automatisé de sécurité de périphérique d’impression

Renforcer la sécurité de l’information et réduire considérablement les frais généraux en utilisant un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d’impression qui déploie et met automatiquement à jour les certificats d’identité des périphériques d’impression. HP Security Manager effectue ces déploiements et mises à jour automatiques et offre un processus simple et intuitif pour sécuriser votre flotte d’impression. Il déploie et surveille efficacement les périphériques en appliquant une politique de sécurité unique dans l’ensemble de la flotte et sécurise les nouveaux périphériques HP dès qu’ils sont ajoutés à votre réseau avec HP Instant-on Security. Maintenir activement et vérifier la conformité avec vos politiques de sécurité définies à l’aide de la surveillance automatisée de HP Security Manager et des rapports basés sur les risques est chose possible.

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la façon d’améliorer l’état de la sécurité de l’infrastructure d’impression de votre organisation, contactez un de nos spécialistes SIG ou demandez une évaluation gratuite de la sécurité de l’infrastructure d’impression.

Les 3 GROS avantages de la consolidation de ses fournisseurs d’impression

Votre flotte d’impression est-elle hors de contrôle? Vos processus de gestion et d’approvisionnement des fournisseurs d’impression deviennent trop longs et trop compliqués?

Vous avez répondu oui à l’une de ces deux questions, alors il est temps de considérer faire affaire avec un spécialiste en Services d’Impression Gérés (SIG).

print partner print vendor consolidation benefits

Nous rencontrons constamment des organisations avec des environnements d’impression bureautiques en piteux états. Peu ou pas de standardisation ou de maîtrise des coûts par rapport à leur flotte d’impression, souvent en raison de leur achat d’équipements et de services d’impression d’un certain nombre d’entreprises différentes.

Par exemple: L’équipe des services de bureau loue des copieurs d’un fabricant et travaille avec un «représentant attitré» qui vend constamment les nouveautés et les plus grands équipements et services les plus clinquants et qui, naturellement, vous permettront d’économiser de l’argent! L’équipe informatique achète des périphériques d’impression d’un grand revendeur, et l’équipe d’achat s’occupe de grandes sociétés d’approvisionnement pour supporter l’environnement d’impression pour le toner, les appels de service et tout ce dont ils ont besoin.

Dans de nombreux cas, un service n’a aucune idée claire de ce que fait l’autre service. Ce qui complique encore plus les choses, c’est que les organisations n’emploient pas de spécialistes qui peuvent prendre des décisions stratégiques sur les services d’impression et les achats d’équipement. Avec le bon type de partenaire d’impression, les organisations peuvent économiser des milliers de dollars par mois, simplifier la gestion des fournisseurs et les processus d’approvisionnement, et augmenter la satisfaction des utilisateurs.

La consolidation des fournisseurs d’impression de bureau et de numérisation est une stratégie qui a fait ses preuves dans l’augmentation du pouvoir d’achat, qui a son tour, offre des coûts réduits. is a proven strategy that increases buying power, which in turn leads to reduced costs. Finalement, la consolidation des fournisseurs mène à la simplification et la réduction des interactions des fournisseurs dans les domaines du processus d’approvisionnement et de réduction des risques.

En migrant vers un unique partenaire indépendant de services d’impression gérés qui gérera 100% des besoins d’impression et d’imagerie d’une organisation, les bénéfices suivants pourront être réalisés:

1. Des économies réduites pour l’équipement, les logiciels, les fournitures et les services

  • Un partenaire d’impression de premier plan est capable de tirer parti de ses connaissances sur le marché avec les bons fabricants pour fournir des prix standardisés beaucoup plus avantageux que l’organisation ne peut négocier par elle-même. Cette connaissance du marché est un facteur important dans la réduction des coûts de capitaux et d’opérations.
  • Un déploiement équilibré d’équipement avec les bons appareils dans les endroits appropriés pour augmenter la productivité des utilisateurs.

2. Réduction de la gestion des relations avec les fournisseurs et des coûts d’approvisionnement

  • La gestion des calendriers d’approvisionnement avec plusieurs fournisseurs prend du temps et de l’organisation; La consolidation des fournisseurs simplifie ce processus
  • Réduit considérablement les processus des comptes créditeurs; en passant de centaines de factures mensuelles à 1 facture trimestrielle détaillée.
  • Une simple interface Web pour le service d’assistance informatique et / ou les utilisateurs pour qu’ils puissent interagir, réduit le temps de formation et la confusion lorsque le support technique est nécessaire.

3. Réduction des risques et augmentation de la satisfaction des utilisateurs

  • Un(e) seul(e) partenaire d’impression / fournisseur / relation de vente signifie qu’un seul groupe de ressources techniques entre dans vos locaux. Cela facilite le contrôle et l’accès au bureau et au respect de votre politique de non-divulgation.
  • Un processus normalisé qui élimine le déplacement des responsabilités sur d’autres, ce qui entraîne la simplification des processus de support pour les TI et les utilisateurs.

Grâce à l’évaluation des environnements d’impression et la mise en œuvre des services des Services d’Impression Gérés, SmartPrint a aidé de nombreux clients du marché intermédiaire à réduire leurs fournisseurs d’impression de 5 ou plus à 1, en moyenne. En travaillant avec de grandes entreprises, les réductions des fournisseurs sont en général plus marquées par la transition de 30 fournisseurs d’impression à 1.

Lisez cette étude de cas et découvrez comment cette organisation a tiré parti de la consolidation de ses fournisseurs d’impression.

Beaucoup de ces organisations au départ n’avaient aucune idée que leurs relations avec les fournisseurs étaient hors contrôle et que la mise en œuvre de la consolidation des fournisseurs d’impression leur serait si bénéfique. La valeur de la consolidation de plusieurs fournisseurs d’impression dans un seul fournisseur, bien que difficile à mesurer dans les économies de coûts doux, a été considérée par des cadres dirigeants comme extrêmement précieuse. Et d’un point de vue environnemental, la réduction de l’administration et de l’utilisation du papier lors du travail avec un partenaire d’impression stratégique soutient la réduction de l’empreinte carbone d’une organisation.

Obtenez un aperçu supplémentaire de votre environnement d’impression avec une évaluation sans obligation.

Pour en savoir d’avantage ou contactez l’un de nos spécialistes en consolidation des fournisseurs d’impression et voyez comment la rationalisation des fournisseurs d’impression et de numérisation peut aider votre organisation. 

Un vrai service d’impression géré livre des économies de coûts d’investissement et d’exploitation tangibles

Les Services d’Impression Gérés via un fournisseur lié à un fabricant de matériel? Sont-ce vraiment des SIG?

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Nous voyons régulièrement  des organisations dans plusieurs secteurs qui exécutent des achats pour les imprimantes bureautiques en mode status quo. Beaucoup d’organisations dans les secteurs des services professionnels, de la fabrication et de la distribution ne font pas que s’engager dans de véritables services d’impression gérés (SIG). Nous voyons également des entreprises de soins de santé, des hôpitaux et d’autres organisations publiques travailler avec des fournisseurs de programmes d’enregistrement (VOR) qui ne répondent tout simplement pas aux objectifs que le comité d’achat leur avait fixé.

En règle générale, nous voyons que le plan d’impression se déroule dans l’un ou l’autre de ces choix:

  1. En travaillant avec un fabricant de périphériques qui prétend fournir un service SIG, un rafraîchissement matériel individuel est effectué et se traduit par une augmentation considérable des coûts d’investissements, tout en réduisant modérément les dépenses d’exploitation. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement du matériel n’était même pas nécessaire.
  2. Un rafraîchissement du matériel qui implique la consolidation et la réduction spectaculaire du nombre de périphériques est effectué. Cette approche permet d’économiser des capitaux et peut également réduire les dépenses d’exploitation, mais les économies de coûts d’exploitation sont souvent temporaires. Pourquoi? La consolidation peut fonctionner dans certains environnements, mais nous voyons souvent qu’en diminuant le nombre de périphériques dans tous les groupes d’utilisateurs, certains sous-groupes d’utilisateurs finissent par avoir à acheter d’avantage de périphériques d’impression, afin qu’ils puissent travailler plus efficacement. Malheureusement, les dispositifs que les groupes d’utilisateurs individuels achètent de leur propre chef ont des dépenses d’exploitation élevées et augmentent considérablement les coûts globaux.

Dans les deux cas, il manque l’analyse de tous les services de l’organisation en mettant l’accent sur la manière avec laquelle chaque groupe d’utilisateurs fonctionne et sur les exigences de workflow qu’ils ont. L’objectif de cette analyse est de faire en sorte que l’emplacement du périphérique soit correct, c’est-à-dire mettre en place un déploiement équilibré d’équipements et de solutions intégrées qui accroîtront l’efficacité de l’utilisateur. En utilisant cette approche, un consultant en SIG peut aider les entreprises à économiser les dépenses d’investissement et d’exploitation liées à l’environnement d’impression de l’entreprise tout en veillant à ce que tous les groupes d’utilisateurs aient les outils dont ils ont besoin pour réussir leur travail. À la fin, les groupes d’utilisateurs sont heureux et peuvent travailler plus efficacement.

Deux autres domaines très importants qui sont systématiquement ignorés par les deux approches mentionnées ci-dessus:

  1. Un rafraîchissement du matériel est effectué sans tenir compte de la gestion de la sécurité des périphériques et sans un plan de sécurité de documents numériques et/ou physiques.
  2. Un plan de gestion de périphériques d’impression est implémenté sans outils pour gérer les périphériques à distance via une console où les mises à jour du pilote, ainsi que des images de sécurité automatisées peuvent être implémentées dans toute la flotte de matériel.

Existe-t-il une opportunité d’optimiser votre environnement d’impression, afin de réduire considérablement les dépenses Capex et Opex, et accroître l’efficacité au sein de votre organisation?

Contactez-nous ou demandez une évaluation de l’environnement d’impression sans obligation, qui vous permettra de comparer les coûts et les avantages d’une solution d’impression gérée par rapport à l’état de votre environnement d’impression actuel. Nous élaborerons un plan de projet personnalisé pour votre organisation afin de garantir que des économies importantes et l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs soient réalisées grâce à une véritable mise en œuvre SIG.

Ressources additionnelles

Les meilleures pratiques d’impression de bureau. Utiliser des marques établies aux bons endroits

office printing best practices mps smartprintConnaissez-vous les meilleures pratiques d’impression de bureau? Du point de vue de SmartPrint, il s’agit d’offrir la bonne technologie au bon endroit du bureau pour offrir aux utilisateurs les fonctionnalités et les options dont ils ont besoin pour être efficaces. Tout cela tout en veillant à ce que le groupe de périphériques recommandé soit optimal du point de vue des coûts.

Installer la technologie adaptée dans les endroits adaptés est au cœur des meilleures pratiques d’impression de bureau. Une erreur et les coûts viennent considérablement d’augmenter augmenter. De plus, les utilisateurs peuvent ne pas avoir les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pensez à l’efficacité d’un charpentier avec une scie avec laquelle il prendrait dix fois plus de temps pour couper un morceau de bois. Frustrant n’est-ce pas? Maintenant, pensez à un employé de bureau occupé et qui doit utiliser un périphérique avec une vitesse insuffisante, qui doit être réparé souvent, et qui ne fournit pas de fonctionnalités de numérisation. Cet employé doit à présent marcher 200 pieds pour numériser un document papier important pour le convertir en PDF.

Centraliser les impressions – Est-ce le bon choix?

Nous observons régulièrement les fabricants de copieurs, sur le marché canadien, essayer de vendre la centralisation de l’impression de bureau. Cependant,  l’installation de  dispositifs coûteux capturant toutes les pages au sein d’une organisation adresse rarement les besoins des utilisateurs. Ces installations peuvent potentiellement réduire les coûts globaux d’impression de bureau à court terme, mais souvent, elles ont pour effet de rendre les utilisateurs moins productifs. Cela ne se rapproche pas des meilleures pratiques d’impression de bureau car les déplacements dans le bureau coûtent de l’argent.

À maintes reprises, les consultants de SmartPrint se sont retrouvés dans des organisations qui ont été centralisées par le passé par le revendeur d’un fabricant de copieurs. Ce qu’ils remarquent généralement, c’est que les besoins des utilisateurs n’étaient pas satisfaits: plein d’anciens petits périphériques d’impression, à proximité  des utilisateurs, étaient installés, et même de nouveaux périphériques étaient achetés de façon isolée par les  différents services.

En conséquence, le bel objectif financier de centralisation dans le but de réaliser de grosses économies sur le coût par page a été totalement anéanti. De plus, les coûts de locations élevés de ces grands copieurs centralisés sont plus élevés que le reste des solutions d’impression pour l’ensemble du bureau, puis sont complètement sous-utilisés.

Pourquoi? Se pourrait-il que l’organisation n’ait pas eu une stratégie bien pensée pour l’impression de bureau? Elle choisit de travailler avec un fournisseur de fabricant dont le travail est de s’assurer que sa marque est la seule marque vendue afin qu’il puisse maximiser les revenus et garder la ligne d’assemblage occupée.

Les spécialistes indépendants recommandent les bons périphériques au bon endroit.

La seule solution est  l’expert indépendant pour fournir un déploiement équilibré de l’équipement car, pour satisfaire les besoins des différents utilisateurs et services, il existe généralement plus d’une marque de matériel requis pour que l’environnement d’impression soit optimisé – à la fois pour l’expérience et le coût de l’utilisateur. Il existe des fabricants de matériel qui fabriquent de très bons périphériques de style grand copieur avec une architecture ouverte et une technologie de pointe qui offrent des fonctionnalités très élevées. Il existe d’autres fabricants qui créent des périphériques de petite et moyenne taille hautement efficaces et polyvalents qui peuvent être placés à proximité des groupes d’utilisateurs pour permettre l’efficacité avec toutes les fonctionnalités requises et une haute durée de fonctionnement.

Si les périphériques de petite et moyenne taille sont correctement placés, leurs coûts d’exploitation sont souvent très proches de ceux des grandes unités centralisées, à un prix beaucoup plus faible. Le bon équilibre des équipements peut faire une différence significative dans les coûts totaux de possessions si votre partenaire de SIG dispose d’une expertise des environnements d’impression qui répondent aux meilleures pratiques d’impression de bureau.

Garder un œil sur les futurs coûts cachés des fabricants.

La recommandation de l’équipement d’impression le plus adapté pour chaque catégorie requise pour supporter les utilisateurs garantit un bas coût total de possession à long terme. Il existe des fabricants avec une part de marché limitée qui fabriquent de bons appareils mais cela peut constituer un défi au niveau de la chaîne d’approvisionnement pour les fournitures et les pièces de rechange.

Cette situation entraîne des hausses de prix significatives d’une année à l’autre en raison du manque d’offre sur le marché. Certains fabricants de périphériques d’impression sortent de nouveaux périphériques chaque trimestre, apportant des modifications très subtiles  tout en modifiant les stocks de fournitures et des pièces de rechange afin que, à l’avenir, ils puissent augmenter leurs approvisionnements et générer plus de profit à long terme. La stratégie de lancement de nouveaux matériels protège également les manufacturiers contre les fabricants de fournitures du marché secondaire, qui à long terme, génèrent de juteux profits.

Il n’en ressort rien pour l’utilisateur final; sauf encore plus de complexité et une augmentation des coûts.

Les spécialistes indépendants de SIG protègent les organisations en offrant les meilleures pratiques d’impression de bureau

La collaboration avec un expert indépendant des Services d’Impression Gérés (SIG) aide à protéger les organisations contre ces obstacles car il sait comment mettre en œuvre les meilleures pratiques d’impression de bureau. Vous pouvez obtenir la meilleure marque de périphériques au meilleur endroit. Les appareils d’impression les plus performants se protégeront contre les futures augmentations de prix et un déploiement équilibré permettra aux utilisateurs d’être efficaces et efficients tout en offrant la bonne combinaison entre le bas coût total de possession et la productivité des utilisateurs.

Apprenez-en d’avantage sur la façon dont les experts des services d’impression gérés optimisent les environnements d’impression dans le but d’atteindre la satisfaction des utilisateurs et la réduction des coûts.