Conseils pour un acheteur averti de copieurs : Les SIG ne sont pas un plan de prolongation du bail – Le vieil adage “mieux vaut un mal connu” n’est pas toujours votre meilleure option.

man from mps company holding an mps lease extensionPlusieurs véritables entreprises de Services d’Impression Gérés (SIG) partageront cet avis, une extension de bail ou une mise à niveau de l’équipement avant la fin du bail n’est, le plus souvent, pas une bonne idée du point de vue du coût total de propriété. Il est à noter que nous avons récemment vu les tactiques suivantes de la part de fabricants de copieurs.

1. Nous les avons vus prolonger des ententes de locations à bas prix pour garder les machines qu’ils gèrent en place dans l’espoir de différer la décision de leurs clients de se lancer sur le marché.

2. Nous avons également vu des cas de proposition spontanée pour tenter de changer des équipements  sur lesquels il reste un bail parfois aussi long que trois années.  Il y a un certain nombre d’éléments importants à prendre en compte.

Voici quatre points à considérer avant d’accepter l’offre de l’entreprise de copieurs :

1. Risques importants de cybersécuritéLes copieurs présentent généralement un risque important d’attaques par des logiciels malveillants et est un point d’entrée réseau pour les hackers. Presque toutes les marques de copieurs (anciennes et nouvelles) ne peuvent être gérées avec des logiciels capables d’automatiser les dispositifs de verrouillage contre les menaces, de remédier à une attaque ou de signaler des zones potentielles de risque de cybersécurité.

Recommandations:

  • Creuser en profondeur. La plupart des fabricants vous assureront que leurs appareils sont à l’épreuve des menaces de cybersécurité. Ils ne le sont pas! Quelle que soit la marque, il y a toujours des risques de la part des hackers, mais il existe des marques principales qui sont en avance de plusieurs années sur la concurrence.
  • Faites affaire avec des spécialistes en SIG indépendants qui vous fourniront des recommandations pour le meilleur équipement, tout en tenant compte des capacités des marques en matière de cybersécurité. S’ils ne peuvent pas expliquer comment vous êtes le mieux protégé (profils de sécurité automatisés, rapports, etc.), continuez à chercher pour le bon partenaire. D’un autre côté, lorsque vous faites affaire avec un fabricant, le représentant des ventes a toujours pour but de vous vendre le plus de matériel possible; et par conséquent n’a pas toujours à cœur votre meilleur intérêt.

2. Un changement anticipé peut coûter cher à votre entreprise. Si le fabricant ou le revendeur de copieurs vous a vendu une entente de location de 60 mois, et que l’équipement ne répond déjà  plus aux besoins de vos utilisateurs, alors il est le mauvais fabricant et partenaire. Un changement anticipé est généralement offert en échange de la disparition du bail existant alors qu’en réalité, l’engagement financier restant de l’ancienne location s’ajoute au nouveau montant du bail. On ne vous recommande pas le refinancement!

Recommandations:

  • Ne remplacez pas un équipement défaillant par un équipement de la même marque. Vous vous retrouverez probablement dans la même situation dans 36 à 60 mois.
  • Trouvez une société de SIG de premier plan pour vous aider à améliorer votre environnement d’impression de bureau à court, moyen et à long terme, notamment en déplaçant des appareils vieillissants  vers des zones à volume inférieur, ou en les retirant de l’environnement lorsque cela est nécessaire.

3. Votre réalité d’hier ne répond plus aux besoins d’aujourd’hui de vos utilisateurs. Les remplacements similaires ne sont généralement pas une bonne idée puisque beaucoup de choses ont changé depuis la dernière mise à jour de votre équipement, et le moment est venu de regarder l’environnement d’impression de bureau complet.

Recommandations:

  • Faites affaire avec une société de SIG indépendante et fiable pour évaluer votre environnement et vous recommander des appareils et logiciels qui amélioreront l’avantage concurrentiel de votre entreprise grâce à un flux de production de documents plus efficace et à un coût total de propriété réduit.
  • Assurez-vous que votre comité d’achat voit au-delà des préférences historiques en matière de marque. En tant qu’experts dans ce domaine, nous constatons que bon nombre des plus grandes marques n’ont pas suffisamment investi dans la recherche et le développement pour offrir des équipements et des solutions qui assureront l’efficacité et la sécurité de votre organisation, aujourd’hui et dans le futur.

4. Il en coûte plus cher de faire fonctionner de l’équipement ancien. L’extension d’un bail de copieur existant est une mauvaise décision. Les anciens copieurs sont généralement plus coûteux à exploiter, même si le coût du capital (loué ou acheté) est pris en compte dans les coûts d’exploitation mensuels. Les appareils d’impression et d’imagerie semblent maintenant s’aligner sur la loi de Moore, c’est-à-dire que la puissance de traitement et la capacité de stockage de la technologie double régulièrement tous les deux ans.

Recommandation :

  • Faites affaire avec une société de SIG indépendante qui vous recommandera le matériel le mieux adapté à la durée requise du plan d’optimisation de votre entreprise.

Vous souhaitez en apprendre davantage? Contactez-nous.

Toujours attaché aux anciennes méthodes? Les impressions en tant que service sont l’avenir

Chez SmartPrint, nos consultants en Services d’Impression Gérés (SIG) travaillent tous les jours avec nos clients dans le but d’améliorer leurs environnements d’impression de bureau.
Ce qui est assez étonnant, c’est que nous rencontrons régulièrement des entreprises de taille moyennes ou grandes, qui semblent de l’extérieur bien organisées (et je suis convaincu qu’elles sont aussi au cœur de leurs activités). Cependant, leur environnement d’impression est presque toujours hors de contrôle, et Il n’y a rien de plus frustrant pour les utilisateurs qu’un environnement d’impression hors de contrôle.

Voici un exemple typique:

Le service d’assistance informatique est submergé par les problèmes d’impression et les utilisateurs sont frustrés par les périphériques qui ne peuvent pas prendre en charge les tâches qu’ils doivent accomplir. Du point de vue des dépenses, il y a trop de copieurs multifonctions (MFP/Ds) sous-utilisés dont les contrats de location sont longs et coûteux. De plus, il existe souvent des imprimantes âgées de plus de 15 ans dans les groupes de travail et dans les bureaux. La direction des finances demande le coût total de toutes ces ressources mais personne n’est capable de répondre. Les périphériques d’impression peuvent présenter d’énormes risques de sécurité sur le réseau, et la personne en charge de la demande de soumission pour la mise à niveau de l’équipement peut être prête à louer de nouveaux copieurs présentant également un risque de sécurité. Le service d’assistance et la direction des TI veulent éviter de prendre en charge l’environnement d’impression pour se concentrer sur les projets informatiques au cœur de l’activité et de garder la lumière allumée (de l’infrastructure informatique) pour les utilisateurs. Les organisations se résignent à penser que c’est ainsi que les choses se passent. Eh bien, ça n’a pas besoin de se passer comme ça.

Il est temps de changer! Il existe une meilleure manière! Il est temps de se tourner vers l’impression en tant que service et de se débarrasser de la gestion des équipements et logiciels d’impression. Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs disposent de ce dont ils ont besoin et que l’infrastructure d’impression est toujours hautement disponible et gérée en tant que service. Selon l’IDC, d’ici 2021, 45% des appareils d’impression de bureau dans le monde seront vendus dans le cadre d’une entente d’impression en tant que service. Nous proposons cette offre depuis un certain nombre d’années déjà, et elle gagne en popularité.

Une autre prédiction intéressante de la même étude est que d’ici 2021, 60% des demandes de soumissions en SIG incluront une offre de services d’audit de sécurité en continu de l’infrastructure de documents et d’impression. IDC est une société très réputée dans l’industrie mondiale des technologies pour leur connaissance du marché. Il est donc très intéressant pour SmartPrint d’être déjà en avance sur le marché en offrant à la fois les SIG en tant que service, mais aussi des solutions de gestion de sécurité de l’infrastructure d’impression en tant que service. Cela devient encore plus intéressant lorsque l’on regarde le prix à payer des dégâts causés par une violation du cyber sécurité. De plus, IT World Canada a récemment publié un article intéressant sur les vulnérabilités potentielles des périphériques d’impression réseau et le coût d’une faille de sécurité potentielle.

SmartPrint peut facilement prendre en charge la gestion de l’ensemble de l’environnement grâce à un processus de mise en œuvre rapide et éprouvé; mettre à niveau la technologie; installer des logiciels de sécurité importants et d’autres processus documentaires sécurisés, ainsi que des logiciels de workflow, tout en économisant plus de 50% sur les coûts actuels! Nous pouvons le faire sans investissement en capital (en tant que service) tout en retirant les équipements existants qui affectent la productivité.

S’il est temps d’assainir votre environnement d’impression tout en économisant de l’argent, en libérant des ressources TI, dans le but de rendre des utilisateurs satisfaits, il est temps de le faire avec un programme d’impression en tant que service. Si vous pouvez vous débarrasser de la possession de ces équipements, pour la moitié du prix actuel, il n’y a pas de raisons à ne pas sauter à bord. De plus, vous ferez d’une pierre deux coups, en ayant la possibilité de sécuriser  votre infrastructure d’impression. Contactez-nous si vous êtes prêts au changement, et voyons ensemble si nous pouvons vous aider.

Les employés de SmartPrint font du bénévolat à Daily Bread – Aider la lutte contre la faim

Le mercredi 31 janvier 2018, les équipiers de
SmartPrint smartprint employees helping sort food items at daily bread Tim Lomax, Rob Farrell, Carol Berro, Steven Ryan, James Dunn, Andrew Thompson, Carolyn Allum, et Mike Hishon se sont portés volontaires à la banque alimentaire Daily Bread Food Bank, un organisme de bienfaisance enregistré et un centre de distribution qui offre de la nourriture et du soutien à près de 200 programmes alimentaires à travers Toronto. Daily Bread travaille également à la recherche de solutions à long terme contre la faim et propose des programmes innovants d’aide aux personnes à faibles revenus.

James Dunn a toujours eu un fort désir de faire du bénévolat dans une banque alimentaire où
l’impact serait immédiatement visible. James a
mis en œuvre le plan d’action de l’équipe
SmartPrint dans le but de redonner à la
communauté et a encouragé le personnel
à faire un don monétaire et ou alimentaire.
smartprint employees outside of daily bread

Quand l’équipe est arrivée à Daily Bread, le personnel a immédiatement reparti les membres dans différents rôles en les assignant à des tâches de réapprovisionnement de la nourriture pour le ramassage local et d’aide aux clients des banques alimentaires dans leurs achats et le retrait de leurs provisions.

Notre président, Tim Lomax nous a partagé ses réflexions sur le bénévolat:
“Avoir l’occasion d’aider Daily Bread Foodbank était un honneur. Il s’agit d’une grande cause, de bonnes personnes et c’est une grande chance pour nous de redonner à la communauté.”

Notre vice-président Rob Farrell a également partagé:

“C’est toujours agréable de redonner à notre communauté et c’était d’autant plus agréable de le faire en équipe. La journée de bénévolat pour Daily Bread deviendra certainement un événement annuel pour SmartPrint.”

Dans l’ensemble, tout le monde a trouvé que cela était une expérience vraiment plaisante et enrichissante d’autant plus qu’il s’agit d’une grande cause qui a rapproché tout le monde avec pour objectif unique d’aider la lutte contre la faim.

SmartPrint agit pour les femmes dans le besoin – Le projet de la boîte à chaussures

Le vendredi 8 décembre, à midi, les membres de
l’équipe de SmartPrint shoeboxes under christmas tree for the shoebox projectCarol Berro, Jannine Foster, James Dunn, Janine Marais, Carolyn Allum, Jen Infuso, Karey Ross, et Saul Collas ont participé au projet parranié par Dream intitulé “The Shoebox Project for Shelters“. Le projet a pour but de recueillir et de remettre des cadeaux, sous forme de boîtes à chaussures, aux femmes sans-abri ou à risque d’itinérance dans les communautés à travers les États-Unis et le Canada.

Selon le site web de The Shoebox Project, l’organisme a distribué plus de 91000 boîtes à
chaussures depuis 2011 dont la valeur totale est estimée à plus de 4 millions de dollars,
et croit fermement que les petits gestes
peuvent faire de grandes différences.

C’est la superviseur de la comptabilité, Carol Berro,
qui nous a proposé cette ismartprint employee loading shoeboxes into van for the shoebox projectdée. Elle la présenta à quelques personnes qui étaient tout aussi enthousiastes qu’elle, et un courriel fut envoyé à tout le personne pour voir qui pourrait faire un don, et qui pourrait participer à l’emballage et au remplissages des boîtes à chaussures.

Au final, 18 boîtes à chaussures furent remplies et emballées grâce aux dons généreux de nombreux employés de SmartPrint. Chaque boîte à chaussures contenait des articles dont la valeur était estimée à plus de 50$. Les articles de haute qualité offerts comprenaient des cartes-cadeaux, des produits de soins pour la peau, des savons et des shampooings, du maquillage, des chocolats, des bas chauds, et des mitaines. De beaux cadeaux qui permettaient aux femmes de se sentir spéciales. Des messages personnels ont également été écrits pour chaque destinataire de boîte à chaussures pour exprimer notre empathie et notre soutien à toutes les femmes qui séjournent dans les refuges de Toronto. Nous tenions à leur rappeler que nous ne les oublions pas, et qu’elles restent des membres appréciées et respectées de leur communauté.

Une fois toutes les boîtes à chaussures prêtes, elles ont été placées sous notre sapin de Noël et Sal Collas les a ramassées, les a chargées dans sa camionnette et les a déposées au centre de dons pour être distribuées.

Dans l’ensemble, tout le monde a apprécié le temps passé entre collègues et ce fût un excellent exercice de consolidation d’équipe où beaucoup de rires ont été partagés pour emballer les boîtes à chaussures.

SmartPrint Fête son 30 ème Anniversaire

30th anniversary awardLe 27 Octobre 1986, avec mes associés Patti et Sanford McFarlane, j’achetais une petite entreprise du nom de A&M Carbon and Ribbon, nommée après ses fondateurs Jim Allan (A) et Andy McIntosh (M).

Avec seulement 6 employés, nous avions généré un chiffre d’affaire annuel de 732 000 $ en vendant du papier carbone, des machines à écrire, des rubans de traitement de texte et ces nouvelles choses à la mode qu’on appelait alors disquettes. Notre petit bureau ressemblerait maintenant à un musée avec des téléphones à cadran rotatif noirs, des machines à écrire et un grand livre de comptabilité pour documenter toutes les entrées comptables à la main! Pas un ordinateur, une imprimante, un télécopieur ou un copieur dans ce bureau. Étonnamment, c’était l’une des entreprises les plus rigoureuses que j’ai vu. Elle était très rentable et chaque centime était pris en compte. Prendre la relève de M. Alan ne serait pas une mince affaire.

Cette période fut à la fois passionnante et effrayante pour un jeune homme de 27 ans avec seulement 2 ans d’expérience professionnelle et avec le rêve fou de posséder sa propre entreprise. J’étais également le plus jeune employé de la boite. De plus, pour rendre la chose encore plus effrayante, le marché boursier s’était effondré la semaine précédente (le deuxième plus gros crash depuis 1929 qui a déclenché la grande dépression). Nous ne le savions pas à l’époque, mais cela prendrait des années pour revenir aux niveaux de 1987.

Au cours des 30 dernières années, nous avons :

  • Rebaptisé A&M Carbon & Ribbon à A+M Data Corp. à SmartPrint Inc.
  • Déménagé quatre fois pour nous adapter à notre croissance et à un modèle d’affaires en évolution.
  • Acheté 4 autres sociétés : G&M Data, 3R Laser, LaserCorp et Dynacharge.
  • Vendu des millions de rubans, cartouches de toner, disquettes et imprimantes.
  • Organisé 29 party de noël et mangé des centaines de gâteaux de fêtes de nos employés.
  • Survécu, prospéré et évolué pour vivre plus longtemps que la plupart de nos concurrents..

Nous y voilà, toutes ces années plus tard.

Mon rêve d’avoir une entreprise prospère et respectée, remplie de gens avec qui j’aime travailler, dans une industrie qui offre des défis et des récompenses, s’est exhaussé de tellement de façons. Je continue à me réveiller chaque jour en aimant ce que je fais, en travaillant avec un ensemble de personnes exceptionnelles et en étant extrêmement fier de tout ce que nous faisons pour nos clients, nos partenaires fournisseurs, nos collègues et nos familles.

Aujourd’hui est exactement comme je l’espérais en 1987 lorsque j’ai signé avec enthousiasme tous ces documents juridiques. J’ai lu que seulement 4% des entreprises survivent à leurs 10 premières années. Au cours des 30 dernières années, nous avons fait en sorte que nos gens soient plus importants que nos résultats nets, et ce sont ces relations qui continuent de faire croître et prospérer SmartPrint année après année.

Je vous remercie pour cette belle aventure, et que les 30 prochaines années soient tout aussi amusantes que les 30 dernières!

Tim Lomax, Président

Un rançongiciel (ransomware) frappe un cabinet d’avocat – Comment tout ceci aurait pu être évité?

Nous avons dernièrement beaucoup communiqué sur la sécurité de l’infrastructure d’impression et nous voulions vous partager nos commentaires au sujet de l’attaque dont a été victime un cabinet d’avocats de Toronto. C’est hélas un bon exemple d’une brèche qui, faute d’une préparation soignée avec un bon équipement et de bonnes configurations, aurait pu être complètement évitée.

Notre équipe d’administrateurs de systèmes travaille avec des clients de sociétés juridiques, financières, dans le domaine de la santé, de la fabrication et d’autres types d’organisations pour les aider à sécuriser l’infrastructure d’impression de bureau. C’est une pratique très importante étant donné que selon la firme de sondage IDC, 40% des entreprises canadiennes ont vécu des violations de sécurité en 2016 et que 54% de ces hacks ont été perpétrés via l’infrastructure d’impression comme point d’entrée. Épeurant n’est-ce pas pas!

Voici comment le cabinet d’avocat aurait pu mieux se protéger:

  • Les meilleurs périphériques d’impression de bureau aurait arrêté immédiatement une attaque de logiciels malveillant. Une fois que le travail d’impression contaminé par le logiciel malveillant s’est rendu à la file d’attente d’impression ou à l’imprimante, celle-ci aurait immédiatement redémarré, et ainsi renversé l’attaque.
  • Si le client avait installé le dernier logiciel de sécurité d’impression recommandé par SmartPrint, celui-ci aurait informé les TI de la tentative de violation afin qu’elle ne soit pas ignorée.
  • L’entreprise aurait pu automatiser les processus entourant la sécurité de l’infrastructure d’impression et laisser ceux-là travailler à chaque instant. Ces processus auraient également été en mesure de notifier le groupe d’utilisateurs de la tentative d’attaque et les assister dans l’amélioration de la connaissance par les utilisateurs des logiciels malveillants.

Ce qui nous désole à chaque fois que nous complétons une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression d’un client, c’est la surestimation qu’il a de son niveau de sécurité. Pourtant, les résultats de notre évaluation souligne des failles de sécurité importantes. Ne sous-estimez pas l’importance de la sécurité de votre infrastructure et ne croyez pas que vous n’avez pas le budget nécéssaire à lui allouer.  Nos évaluations sont gratuites et plus nous recommandons de mises à jour, de mises à niveau potentielles et installons des logiciels simples pour surveiller votre environnement, plus nous réduisons le coût total de propriété de l’organisation. Vraiment, c’est une situation ou tout le monde gagne: Une infrastructure d’impression sécurisée à moindre coût et un environnement plus productif pour les utilisateurs.

Contactez-nous pour vous assurer que vous êtes en sécurité.

Photizo Group choisit SmartPrint comme leader des Services d’Impression Gérés

2016 Leaders Index badgeLexington, Kentucky, États-Unis d’Amérique (14 Février 2017)— Photizo Group a reconnu SmartPrint Inc en tant que leader des services d’impression gérés (SIG). SmartPrint Inc était l’un des 11 partenaires indépendants que Photizo Group a sélectionnés pour participer à l’Indice Leaders 2016 for MPS Channel Partners, basé sur un leadership démontré dans les SIG.

L’indice Leaders for MPS Channel Partners est un éventail de partenaires SIG indépendants du monde entier rigoureusement sélectionnés qui sont considérés comme les fleurons des services d’impression gérés et de documents. Photizo Group classe cet indice des fournisseurs d’élite de toute l’Amérique du Nord, d’Europe, d’Afrique et d’Australie comme objectif pour voir le paysage actuel des SIG.

Tim Lomax, président de SmartPrint Inc a partagé sa réaction: “c’est une excellente réussite d’être reconnu comme l’un des 10 meilleurs fournisseurs de SIG dans l’indice mondial des leaders de 2016, en fonction de notre croissance significative des revenus, de notre excellence opérationnelle et de la performance de notre expérience clients. Cette reconnaissance non seulement valide notre leadership continu du marché SIG, mais nous inspire à continuer à réinventer pour surpasser dans une industrie en évolution rapide.”

Ed Crowley, PDG de Photizo Group a déclaré:

“Au fur et à mesure que le paysage des services de gestion atteint la maturité sur de nombreux marchés, nous continuons de constater un besoin démontré de meilleures pratiques et de benchmarks mesurables fondés sur les résultats réels par des leaders reconnus des services d’impression gérés et de document.”

Crowley poursuit:

“Ces meneurs en SIG ne font pas seulement preuve de leadership, mais d’un véritable intérêt pour la poursuite des meilleures pratiques qui profitent à l’industrie et aux clients qu’elle sert.”

À propos de Leaders Index for MPS Channel Partners

L’indice Leaders for MPS Channel Partners explore de nombreux aspects des partenaires notamment:

  • profil du partenaire;
  • indicateurs financiers et de performance;
  • profils les clients;
  • structure de l’équipe;
  • approche commerciale et marketing;
  • service, support et exploitation; et
  • principaux avantages pour la perforamce.

Seuls les partenaires que Photizo Group sélectionne à figurer parmi les meilleurs au monde sont invités à participer à l’Index Leaders. Ces résultats globaux servent d’ensemble de repères tangibles auxquels d’autres partenaires peuvent comparer leur propre performance.

Les partenaires SIG sélectionnés ne reçoivent aucune compensation pour leur participation.

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des Services d’Impression Gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
905.475.6177 x234

À propos de Photizo Group:

Photizo Group est une société leader en marketing et conseil stratégique pour l’industrie de l’imagerie. L’entreprise a été honorée deux fois sur la liste Inc 5000 des entreprises privées à croissance rapide. Il a reçu trois prix de leadership (2011, 2012 et 2014) de la Managed Print Services Association. Photizo a lancé la première division de l’analyse avancée de l’industrie en 2015 et est le pionnier de l’utilisation de l’analyse prévisionnelle pour apporter de la valeur aux données IoT générées par plus de 100 millions d’appareils d’imagerie numériques installés à travers le monde. L’entreprise mène des recherches et des conseils dans plus de 40 pays à l’échelle mondiale et possède des bureaux en Amérique du Nord et au Japon.

Pour plus d’informations, veuillez contacter Mario Diaz à +1 602-571-6530 ou mdiaz@photizogroup.com.

SmartPrint de nouveau sur la liste CDN Top 100 Solution Providers!

2017 cdn top 100 solution providers[Toronto, ON, Canada] – [11 Mai 2017] – SmartPrint figure au numéro 85 dans la liste Computer Dealer News (CDN) Top 100 Solution Providers cette année, en hausse d’une position par rapport à l’année dernière. La liste 2017 CDN Top 100 Solution Providers List classe les fournisseurs de fournisseurs TI sur la base de leur revenus de 2016.

La croissance organique que SmartPrint a rencontrée a été en grande partie due à la quantité importante de nouveaux clients nets qui ont été intégrés cette année, à une augmentation des services provisionnés à des clients existants, et a été nommé HP’s Print Partner of the Year.

SmartPrint continuera de croître et d’évoluer avec ses clients en les aidant à prendre le contrôle d’environnements d’impression de plus en plus complexes.

À propos de SmartPrint:

Récipiendaire du prix HP’s Print Partner of the Year, Smartprint est le fournisseur de SIG indépendant le plus reconnu au Canada. SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impressions gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Transformation numérique pour le marché intermédiaire, une étape à la fois

document management system document control

On peut penser que la transformation numérique englobe les technologies numériques pour améliorer l’efficacité des processus manuels; beaucoup l’identifient dans le bureau sans papier, et incluent généralement la gestion de contenu d’entreprise ou les systèmes de gestion de documents. La transformation devrait être le développement de façons de faire nouvelles et innovantes, plutôt que de simplement soutenir et améliorer les méthodes traditionnelles.

Dans un récent article par IT World Canada, 38% des cadres dirigeants canadiens de grandes entreprises sont en cours de déploiement de leurs stratégies de transformation numérique et 50% d’entre elles sont en phase de planification et de construction, tandis que 12% essayent toujours de déterminer un plan. Ce qui est intéressant, c’est qu’il est très difficile, et qu’il est très coûteux de transformer une grande entreprise. Il y a également généralement un gouffre qui sépare la haute direction de l’employé de premier niveau.

31% d’entre elles prenant des mesures en vue de la transformation numérique. Cependant, ce qui est extrêmement intéressant, c’est que les entreprises du marché intermédiaire au Canada, significativement plus nombreuses, sont en fait beaucoup plus agile et, avec des investissements limités, peuvent faire progresser plus facilement les gains d’efficacité importants grâce à la transformation numérique. Ils peuvent faire cela une étape à la fois sans décrochage ou impact sur le travail des services. Un autre facteur de soutien est que les entreprises du marché intermédiaire ont plus facilement adopté des technologies en nuage, donc elles sont peut-être plus prêtes qu’elles le pensent.

Voici un exemple d’une intégration simple du workflow à un système de gestion de documents et un système ERP ou financier.

Comptes à payer

document management system sample ap workflow

1. Capturer des factures de comptes à payer – Intrants

a. Le commis comptable numérise la facture papier et l’entre dans le workflow des comptes à payer.
b. Les technologies de télécopieurs contrôlent les fax over IP entrants de comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
c. Les technologies de courriel contrôlent les courriels entrants des comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
d. Le commis comptable sélectionne et dépose les factures numériques qui ont pu venir d’autres sources digitales dans le workflow des comptes à payer.

2. Traitement et routage des documents

Une fois que la facture est entrée dans le workflow des comptes à payer, le logiciel de traitement capture le document, le convertit en PDF pouvant être consulté dans des textes et capture les données importantes (c.-à-d. La société, le numéro de facture, le numéro de commande, etc.), puis fait correspondre les données importantes avec Les données des comptes à payer du système financier et achemine le document vers l’espace de travail de l’administrateur comptable (système électronique de gestion de documents ou système de contrôle des documents) et est prêt pour l’étape de vérification.

3. Examen et approbation de l’opérateur – cette étape peut être une étape en cas d'”exception seulement”

Le commis comptable s’assure que le document est conforme et l’approuve pour paiement.

4. Livrer du système de gestion des documents et faire le lien vers le client dans le système financier

Approuver le paiement dans le système financier et enregistrer et lier le document pour les dossiers et la vérification.

Il s’agit d’un exemple de workflow très simple qui peut être mis en œuvre facilement avec un logiciel de workflow intégré dans un système financier et un système de gestion de documents basé sur le cloud peu coûteux pour prendre en charge le stockage numérique. Votre partenaire des services d’impression gérés devrait être en mesure de recommander le matériel et les logiciels appropriés, et de gérer jusqu’à la production complète et la mise en œuvre finale. Nous voyons généralement que l’automatisation du processus des comptes à payer réduira le temps de traitement de 60% à 70%. Ça, c’est efficace!

Souvenez-vous que des workflow numériques similaires et très simples peuvent être mis en œuvre pour les ressources humaines, d’autres fonctions financières, le contrôle de la qualité dans les zones de production, etc. Les organisations peuvent ne pas être prêtes à intégrer complètement la technologie, c’est-à-dire intégrer tous les systèmes à l’intérieur et à l’extérieur de votre Firewall. Il y a tellement de complexités – toutes les tierces parties dont votre organisation s’occupe devraient supporter les mêmes systèmes, protocoles et documents standardisés. Une modernisation totale de la technologie ne se produira pas du jour au lendemain, cela prendra beaucoup de temps, mais pour l’instant, votre transformation numérique peut être efficacement soutenue une étape à la fois. Il est temps de se débarrasser de ces classeurs et de passer à des systèmes de gestion de documents basés sur l’info-nuage peu coûteux.

Ne pas investir dans la technologie avant de comprendre le futur!

Avant de sélectionner un partenaire pour implémenter votre système de gestion de documents, assurez-vous qu’ils ont la capacité de configurer le système pour prendre en charge vos processus métier, et non pas le contraire. Nous voyons souvent que les entreprises investissent dans des logiciels qui ont généralement plus de capacités qu’ils n’en auront jamais besoin. Gardez à l’esprit que des solutions d’architecture ouvertes à moindre coût sont disponibles.

Contactez l’un de nos spécialistes pour configurer de façon optimale votre système de gestion des documents ou lisez cette étude de cas pour voir à quel point cette organisation a tiré profit d’un système optimisé.

SmartPrint participe au grand nettoyage de printemps de la ville de Toronto : “Corporate 20-Minute Makeover Spring Cleanup”

corporate 20-minute makeover[TORONTO, ON] – [27 Avril 2017] À 14 heures, le vendredi 21 avril, les membres de l’équipe de SmartPrint, James Dunn, Steven Ryan, Carolyn Allum, Andrew Thompson, Darren Ranney, Trisha Kosak, Karey Ross, Mike Hishon, Jen Infuso et Mike Rutledge ont participé au nettoyage de printemps  Corporate 20-Minute Makeover, une opération de nettoyage en collaboration avec la campagne Clean Toronto Together  visant à sensibiliser les citoyens à l’environnement et à nettoyer un espace dans le besoin, comme une voie, un ravin, un trottoir ou une parcelle. L’idée était de voir la quantité de nettoyage possible en 20 minutes.

corporate 20-minute makeover

Selon un courriel reçu par James Dunn, notre gestionnaire de la génération de la demande, cette année a marqué un record pour la Ville de Toronto avec plus de 200 entreprises enregistrées avant la date limite du 11 avril. La plus grande journée de nettoyage avec le plus grand nombre d’entreprises impliquées jamais réalisée!

C’est notre cher James Dunn qui nous a présenté cette idée:

corporate-20-minute-makeoverJ’ai eu ce grand souhait d’aider à redonner à notre communauté, et avec les autres activités qui ont eu lieu autour de cette période de l’année pour nous sensibiliser à notre environnement, j’y ai pensé d’avantage et j’ai voulu faire quelque chose de différent en équipe et prendre des mesures immédiates pour nettoyer notre environnement. Je suis tombé sur l’évènement Corporate 20-Minute Makeover, et je l’ai suggéré à d’autres membres de l’équipe qui se sont senti aussi enthousiastes que je l’étais pour aider à nettoyer notre environnement.

Steven Ryan, responsable des services à la clientèle, a aidé à diriger la campagne en concevant des T-Shirts personnalisés pour le nettoyage et nous a pris des photos en action. Janine Marais, coordonnatrice de la prestation des services et Darren Ranney, responsable des opérations, ont aidé à organiser le déjeuner pour s’assurer que nous étions plein d’énergie avant de partir.corporate 20-minute makeover

Lors de l’inscription à l’événement, la Ville a envoyé des sacs à ordures, des sacs de recyclage, des gants de nitrile et fourni des informations sur la sécurité et le recyclage, ainsi que des affiches pour favoriser le nettoyage.

Une attention particulière a été accordée quant au meilleur endroit pour faire le nettoyage et Leaside Spur Trail à Toronto était la zone choisie en fonction de la quantité considérable de déchets présents.corporate 20-minute makeover

Dunn poursuit:

“”C’était dégouttant, il y avait des balles de Baseball, des bouteilles en plastique, des paquets de cigarettes vides, des bouteilles en verre, des tasses à café, des sacs en plastique, des boîtes de pop et beaucoup d’autres détritus qui ne demandaient qu’a être ramassés. C’est tellement dommage qu’une telle piste puisse être entachée par ces horreurs.”

À la fin des 20 minutes, 9 sacs de poubelles et 2 sacs de recyclage fûrent collectés. Tout le monde a été surpris de ce qui a été accompli dans un si court laps de temps. Les sacs ont ensuite été éliminés avec soin dans les bacs de Bond Park.

Au final, tous avons estimé qu’il était formidable d’avoir réussi à redonner à notre communauté et nous sommes impatients de participer à la prochaine édition de Corporate 20-Minute Makeover et de contribuer à d’autres causes de responsabilité sociale à l’avenir.