Un rançongiciel (ransomware) frappe un cabinet d’avocat – Comment tout ceci aurait pu être évité?

Nous avons dernièrement beaucoup communiqué sur la sécurité de l’infrastructure d’impression et nous voulions vous partager nos commentaires au sujet de l’attaque dont a été victime un cabinet d’avocats de Toronto. C’est hélas un bon exemple d’une brèche qui, faute d’une préparation soignée avec un bon équipement et de bonnes configurations, aurait pu être complètement évitée.

Notre équipe d’administrateurs de systèmes travaille avec des clients de sociétés juridiques, financières, dans le domaine de la santé, de la fabrication et d’autres types d’organisations pour les aider à sécuriser l’infrastructure d’impression de bureau. C’est une pratique très importante étant donné que selon la firme de sondage IDC, 40% des entreprises canadiennes ont vécu des violations de sécurité en 2016 et que 54% de ces hacks ont été perpétrés via l’infrastructure d’impression comme point d’entrée. Épeurant n’est-ce pas pas!

Voici comment le cabinet d’avocat aurait pu mieux se protéger:

  • Les meilleurs périphériques d’impression de bureau aurait arrêté immédiatement une attaque de logiciels malveillant. Une fois que le travail d’impression contaminé par le logiciel malveillant s’est rendu à la file d’attente d’impression ou à l’imprimante, celle-ci aurait immédiatement redémarré, et ainsi renversé l’attaque.
  • Si le client avait installé le dernier logiciel de sécurité d’impression recommandé par SmartPrint, celui-ci aurait informé les TI de la tentative de violation afin qu’elle ne soit pas ignorée.
  • L’entreprise aurait pu automatiser les processus entourant la sécurité de l’infrastructure d’impression et laisser ceux-là travailler à chaque instant. Ces processus auraient également été en mesure de notifier le groupe d’utilisateurs de la tentative d’attaque et les assister dans l’amélioration de la connaissance par les utilisateurs des logiciels malveillants.

Ce qui nous désole à chaque fois que nous complétons une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression d’un client, c’est la surestimation qu’il a de son niveau de sécurité. Pourtant, les résultats de notre évaluation souligne des failles de sécurité importantes. Ne sous-estimez pas l’importance de la sécurité de votre infrastructure et ne croyez pas que vous n’avez pas le budget nécéssaire à lui allouer.  Nos évaluations sont gratuites et plus nous recommandons de mises à jour, de mises à niveau potentielles et installons des logiciels simples pour surveiller votre environnement, plus nous réduisons le coût total de propriété de l’organisation. Vraiment, c’est une situation ou tout le monde gagne: Une infrastructure d’impression sécurisée à moindre coût et un environnement plus productif pour les utilisateurs.

Contactez-nous pour vous assurer que vous êtes en sécurité.

Photizo Group choisit SmartPrint comme leader des Services d’Impression Gérés

2016 Leaders Index badgeLexington, Kentucky, États-Unis d’Amérique (14 Février 2017)— Photizo Group a reconnu SmartPrint Inc en tant que leader des services d’impression gérés (SIG). SmartPrint Inc était l’un des 11 partenaires indépendants que Photizo Group a sélectionnés pour participer à l’Indice Leaders 2016 for MPS Channel Partners, basé sur un leadership démontré dans les SIG.

L’indice Leaders for MPS Channel Partners est un éventail de partenaires SIG indépendants du monde entier rigoureusement sélectionnés qui sont considérés comme les fleurons des services d’impressions gérés et de documents. Photizo Group classe cet indice des fournisseurs d’élite de toute l’Amérique du Nord, d’Europe, d’Afrique et d’Australie comme objectif pour voir le paysage actuel des SIG.

Tim Lomax, président de SmartPrint Inc a partagé sa réaction: «c’est une excellente réussite d’être reconnu comme l’un des 10 meilleurs fournisseurs de SIG dans l’indice mondial des leaders de 2016, en fonction de notre croissance significative des revenus, de notre excellence opérationnelle et de la performance de notre expérience clients. Cette reconnaissance non seulement valide notre leadership continu du marché SIG, mais nous inspire à continuer à réinventer pour surpasser dans une industrie en évolution rapide “.

Ed Crowley, PDG de Photizo Group a déclaré:

«Au fur et à mesure que le paysage des services de gestion atteint la maturité sur de nombreux marchés, nous continuons de constater un besoin démontré de meilleures pratiques et de benchmarks mesurables fondés sur les résultats réels par des leaders reconnus des services d’impressions gérés et de document».

Crowley poursuit:

“Ces meneurs en SIG ne font pas seulement preuve de leadership, mais d’un véritable intérêt pour la poursuite des meilleures pratiques qui profitent à l’industrie et aux clients qu’elle sert”.

À propos de Leaders Index for MPS Channel Partners

L’indice Leaders for MPS Channel Partners explore de nombreux aspects des partenaires notamment:

  • profil du partenaire;
  • indicateurs financiers et de performance;
  • profils les clients;
  • structure de l’équipe;
  • approche commerciale et marketing;
  • service, support et exploitation; et
  • principaux avantages pour la perforamce.

Seuls les partenaires que Photizo Group sélectionne à figurer parmi les meilleurs au monde sont invités à participer à l’Index Leaders. Ces résultats globaux servent d’ensemble de repères tangibles auxquels d’autres partenaires peuvent comparer leur propre performance.

Les partenaires SIG sélectionnés ne reçoivent aucune compensation pour leur participation.

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des Services d’Impressions Gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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À propos de Photizo Group:

Photizo Group est une société leader en marketing et conseil stratégique pour l’industrie de l’imagerie. L’entreprise a été honorée deux fois sur la liste Inc 5000 des entreprises privées à croissance rapide. Il a reçu trois prix de leadership (2011, 2012 et 2014) de la Managed Print Services Association. Photizo a lancé la première division de l’analyse avancée de l’industrie en 2015 et est le pionnier de l’utilisation de l’analyse prévisionnelle pour apporter de la valeur aux données IoT générées par plus de 100 millions d’appareils d’imagerie numériques installés à travers le monde. L’entreprise mène des recherches et des conseils dans plus de 40 pays à l’échelle mondiale et possède des bureaux en Amérique du Nord et au Japon.

Pour plus d’informations, veuillez contacter Mario Diaz à +1 602-571-6530 ou mdiaz@photizogroup.com.

SmartPrint de nouveau sur la liste CDN Top 100 Solution Providers!

2017 cdn top 100 solution providers[Toronto, ON, Canada] – [11 Mai 2017] – SmartPrint figure au numéro 85 dans la liste Computer Dealer News (CDN) Top 100 Solution Providers cette année, en hausse d’une position par rapport à l’année dernière. La liste 2017 CDN Top 100 Solution Providers List classe les fournisseurs de fournisseurs TI sur la base de leur revenus de 2016.

La croissance organique que SmartPrint a rencontrée a été en grande partie due à la quantité importante de nouveaux clients nets qui ont été intégrés cette année, à une augmentation des services provisionnés à des clients existants, et a été nommé HP’s Print Partner of the Year.

SmartPrint continuera de croître et d’évoluer avec ses clients en les aidant à prendre le contrôle d’environnements d’impression de plus en plus complexes.

À propos de SmartPrint:

Récipiendaire du prix HP’s Print Partner of the Year, Smartprint est le fournisseur de SIG indépendant le plus reconnu au Canada. SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impressions gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Transformation numérique pour le marché intermédiaire, une étape à la fois

document management system document control

On peut penser que la transformation numérique englobe les technologies numériques pour améliorer l’efficacité des processus manuels; beaucoup l’identifient dans le bureau sans papier, et incluent généralement la gestion de contenu d’entreprise ou les systèmes de gestion de documents. La transformation devrait être le développement de façons de faire nouvelles et innovantes, plutôt que de simplement soutenir et améliorer les méthodes traditionnelles.

Dans un récent article par IT World Canada, 38% des cadres dirigeants canadiens de grandes entreprises sont en cours de déploiement de leurs stratégies de transformation numérique et 50% d’entre elles sont en phase de planification et de construction, tandis que 12% essayent toujours de déterminer un plan. Ce qui est intéressant, c’est qu’il est très difficile, et qu’il est très coûteux de transformer une grande entreprise. Il y a également généralement un gouffre qui sépare la haute direction de l’employé de premier niveau.

31% d’entre elles prenant des mesures en vue de la transformation numérique. Cependant, ce qui est extrêmement intéressant, c’est que les entreprises du marché intermédiaire au Canada, significativement plus nombreuses, sont en fait beaucoup plus agile et, avec des investissements limités, peuvent faire progresser plus facilement les gains d’efficacité importants grâce à la transformation numérique. Ils peuvent faire cela une étape à la fois sans décrochage ou impact sur le travail des services. Un autre facteur de soutien est que les entreprises du marché intermédiaire ont plus facilement adopté des technologies en nuage, donc elles sont peut-être plus prêtes qu’elles le pensent.

Voici un exemple d’une intégration simple du workflow à un système de gestion de documents et un système ERP ou financier.

Comptes à payer

document management system sample ap workflow

1. Capturer des factures de comptes à payer – Intrants

a. Le commis comptable numérise la facture papier et l’entre dans le workflow des comptes à payer.
b. Les technologies de télécopieurs contrôlent les fax over IP entrants de comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
c. Les technologies de courriel contrôlent les courriels entrants des comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
d. Le commis comptable sélectionne et dépose les factures numériques qui ont pu venir d’autres sources digitales dans le workflow des comptes à payer.

2. Traitement et routage des documents

Une fois que la facture est entrée dans le workflow des comptes à payer, le logiciel de traitement capture le document, le convertit en PDF pouvant être consulté dans des textes et capture les données importantes (c.-à-d. La société, le numéro de facture, le numéro de commande, etc.), puis fait correspondre les données importantes avec Les données des comptes à payer du système financier et achemine le document vers l’espace de travail de l’administrateur comptable (système électronique de gestion de documents ou système de contrôle des documents) et est prêt pour l’étape de vérification.

3. Examen et approbation de l’opérateur – cette étape peut être une étape en cas d'”exception seulement”

Le commis comptable s’assure que le document est conforme et l’approuve pour paiement.

4. Livrer du système de gestion des documents et faire le lien vers le client dans le système financier

Approuver le paiement dans le système financier et enregistrer et lier le document pour les dossiers et la vérification.

Il s’agit d’un exemple de workflow très simple qui peut être mis en œuvre facilement avec un logiciel de workflow intégré dans un système financier et un système de gestion de documents basé sur le cloud peu coûteux pour prendre en charge le stockage numérique. Votre partenaire des services d’impressions gérés devrait être en mesure de recommander le matériel et les logiciels appropriés, et de gérer jusqu’à la production complète et la mise en œuvre finale. Nous voyons généralement que l’automatisation du processus des comptes à payer réduira le temps de traitement de 60% à 70%. Ça, c’est efficace!

Souvenez-vous que des workflow numériques similaires et très simples peuvent être mis en œuvre pour les ressources humaines, d’autres fonctions financières, le contrôle de la qualité dans les zones de production, etc. Les organisations peuvent ne pas être prêtes à intégrer complètement la technologie, c’est-à-dire intégrer tous les systèmes à l’intérieur et à l’extérieur de votre Firewall. Il y a tellement de complexités – toutes les tierces parties dont votre organisation s’occupe devraient supporter les mêmes systèmes, protocoles et documents standardisés. Une modernisation totale de la technologie ne se produira pas du jour au lendemain, cela prendra beaucoup de temps, mais pour l’instant, votre transformation numérique peut être efficacement soutenue une étape à la fois. Il est temps de se débarrasser de ces classeurs et de passer à des systèmes de gestion de documents basés sur l’info-nuage peu coûteux.

Ne pas investir dans la technologie avant de comprendre le futur!

Avant de sélectionner un partenaire pour implémenter votre système de gestion de documents, assurez-vous qu’ils ont la capacité de configurer le système pour prendre en charge vos processus métier, et non pas le contraire. Nous voyons souvent que les entreprises investissent dans des logiciels qui ont généralement plus de capacités qu’ils n’en auront jamais besoin. Gardez à l’esprit que des solutions d’architecture ouvertes à moindre coût sont disponibles.

Contactez l’un de nos spécialistes pour configurer de façon optimale votre système de gestion des documents ou lisez cette étude de cas pour voir à quel point cette organisation a tiré profit d’un système optimisé.

SmartPrint participe au grand nettoyage de printemps de la ville de Toronto : “Corporate 20-Minute Makeover Spring Cleanup”

corporate 20-minute makeover[TORONTO, ON] – [27 Avril 2017] À 14 heures, le vendredi 21 avril, les membres de l’équipe de SmartPrint, James Dunn, Steven Ryan, Carolyn Allum, Andrew Thompson, Darren Ranney, Trisha Kosak, Karey Ross, Mike Hishon, Jen Infuso et Mike Rutledge ont participé au nettoyage de printemps  Corporate 20-Minute Makeover, une opération de nettoyage en collaboration avec la campagne Clean Toronto Together  visant à sensibiliser les citoyens à l’environnement et à nettoyer un espace dans le besoin, comme une voie, un ravin, un trottoir ou une parcelle. L’idée était de voir la quantité de nettoyage possible en 20 minutes.

corporate 20-minute makeover

Selon un courriel reçu par James Dunn, notre gestionnaire de la génération de la demande, cette année a marqué un record pour la Ville de Toronto avec plus de 200 entreprises enregistrées avant la date limite du 11 avril. La plus grande journée de nettoyage avec le plus grand nombre d’entreprises impliquées jamais réalisée!

C’est notre cher James Dunn qui nous a présenté cette idée:

corporate-20-minute-makeoverJ’ai eu ce grand souhait d’aider à redonner à notre communauté, et avec les autres activités qui ont eu lieu autour de cette période de l’année pour nous sensibiliser à notre environnement, j’y ai pensé d’avantage et j’ai voulu faire quelque chose de différent en équipe et prendre des mesures immédiates pour nettoyer notre environnement. Je suis tombé sur l’évènement Corporate 20-Minute Makeover, et je l’ai suggéré à d’autres membres de l’équipe qui se sont senti aussi enthousiastes que je l’étais pour aider à nettoyer notre environnement.

Steven Ryan, responsable des services à la clientèle, a aidé à diriger la campagne en concevant des T-Shirts personnalisés pour le nettoyage et nous a pris des photos en action. Janine Marais, coordonnatrice de la prestation des services et Darren Ranney, responsable des opérations, ont aidé à organiser le déjeuner pour s’assurer que nous étions plein d’énergie avant de partir.corporate 20-minute makeover

Lors de l’inscription à l’événement, la Ville a envoyé des sacs à ordures, des sacs de recyclage, des gants de nitrile et fourni des informations sur la sécurité et le recyclage, ainsi que des affiches pour favoriser le nettoyage.

Une attention particulière a été accordée quant au meilleur endroit pour faire le nettoyage et Leaside Spur Traill à Toronto était la zone choisie en fonction de la quantité considérable de déchets présents.corporate 20-minute makeover

Dunn poursuit:

“”C’était dégouttant, il y avait des balles de Baseball, des bouteilles en plastique, des paquets de cigarettes vides, des bouteilles en verre, des tasses à café, des sacs en plastique, des boîtes de pop et beaucoup d’autres détritus qui ne demandaient qu’a être ramassés. C’est tellement dommage qu’une telle piste puisse être entachée par ces horreurs.”

À la fin des 20 minutes, 9 sacs de poubelles et 2 sacs de recyclage fûrent collectés. Tout le monde a été surpris de ce qui a été accompli dans un si court laps de temps. Les sacs ont ensuite été éliminés avec soin dans les bacs de Bond Park.

Au final, tous avons estimé qu’il était formidable d’avoir réussi à redonner à notre communauté et nous sommes impatients de participer à la prochaine édition de Corporate 20-Minute Makeover et de contribuer à d’autres causes de responsabilité sociale à l’avenir.

Le manuel essentiel des services d’impression gérés par Smartprint, spécialiste et Leader des SIG

Notre manuel essentiel des services d’impressions gérés est disponible au téléchargement gratuit pour aider les entreprises à comprendre et à prendre le contrôle de leurs environnements d’impression

managed print services mps guideCOMMUNIQUÉ DE PRESSE – Toronto, Ontario – Avril 2016 – Le leader des Services d’Impressions Gérés (SIG) SmartPrint,est fier de vous présenter The Essential Guide to Managed Print Services (version anglaise). Le document gratuit de 14 pages téléchargeable gratuitement offrira aux entreprises de comprendre véritablement les SIG et l’impact positif de la prise de contrôle de leur environnement d’impression.

L’impression, l’imagerie et les processus métier inefficaces dans un environnement d’impression bureautique peuvent affecter l’efficacité globale d’une organisation. En outre, les coûts durs et doux associés sont souvent considérablement sous-estimés.

Notre manuel essentiel des services d’impressions gérés couvre une variété de domaines auxquels toutes les organisations devraient être familières afin d’optimiser l’environnement et les coûts d’impression de leur organisation, y compris:

  • Introduction aux SIG
  • Les meilleurs pratiques en SIG
  • Les avantages des SIG, y compris les économies de temps, les gains d’efficacité des utilisateurs, l’amélioration du contrôle et de la sécurité des documents, la consolidation des fournisseurs, la standardisation de la flotte d’imprimantes et un environnement de bureau sans papier
  • Les avantages financiers des SIG, y compris des économies de coûts plus profondes et cachées
  • Préparer votre organisation aux SIG
  • Processus des services d’impressions gérés, y compris des détails sur l’évaluation, la mise en œuvre et l’amélioration continue

« Il y a beaucoup à savoir et à apprendre lorsque l’on pense aux SIG et c’est pourquoi nous avons développé ce manuel essentiel des services d’impressions gérés “, a déclaré Rob Farrell, vice-président des ventes et du marketing chez SmartPrint. «Nous croyons que les organisations ont besoin d’avoir accès à un guide faisant figure d’autorité en SIG afin qu’elles puissent comprendre ce que sont les SIG, comment améliorer leurs entreprises et comment choisir le bon partenaire SIG».

Le manuel essentiel des services d’impressions gérés est orienté vers les équipes de gestion, d’opérations, d’informatique et de finances qui veulent mieux comprendre l’impact et les coûts de leurs environnements d’impression et comment ils peuvent implémenter de manière proactive des solutions pour assurer un environnement d’impression et d’image optimal, rentable et adopté par les utilisateurs.

James Dunn, gestionnaire de la génération de la demande chez SmartPrint, ajoute, “un grand nombre d’entreprises que nous rencontrons savent pertinemment que leur environnement d’impression est hors de contrôle, mais ils ne savent pas quoi faire.”

“Nous encourageons toutes les personnes qui suspectent que leur environnement d’impression leur coûte temps et argent à télécharger gratuitement le Manuel essentiel des services d’impressions gérés. C’est véritablement un outil essentiel pour comprendre pleinement les conséquences d’un environnement non géré” rajouta Dunn.

Les cadres et dirigeants désireux de télécharger gratuitement notre manuel peuvent le faire depuis le site de SmartPrint. Les parties intéressées peuvent également contacter un spécialiste des SIG pour toute demande de question au sujet du manuel.

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impressions gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant des SIG au Canada, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants des SIG au Canada.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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SmartPrint finalise l’acquisition de DynaCharge Laser Inc.

managed print services smartprint dynacharge laser[Toronto, ON, Canada] – [23 Mars 2017] – SmartPrint Inc., une entreprise de services d’impressions gérés reconnue au Canada, annonce aujourd’hui l’acquisistion de DynaCharge Laser Inc. de Montréal, Québec.

“”Nous sommes ravis d’accueillir les clients de DynaCharge dans la famille SmartPrint. Nous sommes heureux d’aider nos organisations à atteindre le prochain niveau d’efficacité grâce à des workflow documentaires améliorés et à des environnements d’impression de bureau plus rentables et hautement sécurisés “, a déclaré Tim Lomax, président de SmartPrint Inc.” Depuis 1989, DynaCharge fournit des services personnalisés, un service digne de la haute couture adapté à ses clients partout au Canada. Nous avons eu une relation de travail étroite avec les propriétaires Doug et Wayne McGurk depuis plus de 20 ans et nous partageons leur passion pour offrir une expérience client exceptionnelle. DynaCharge continuera à fonctionner en tant que filiale en propriété exclusive de SmartPrint, dirigée par Wayne et son personnel en place. Nous souhaitons à Doug une longue et bien méritée retraite.”

 

“C’est un second souffle pour nos clients établis au Québec et qui pourront maintenant tirer parti de l’expertise approfondie de SmartPrint dans les services d’impressions gérés, de leur porte-feuille de partenaires d’équipement de niveau 1 et d’une suite de meilleures solutions logicielles”, a déclaré Wayne McGurk, président de DynaCharge Laser.

L’acquisition stratégique de DynaCharge étend l’empreinte existante de SmartPrint au Québec et affirme qu’elle est le leader des spécialistes indépendants des services d’impression gérés au Canada.

«Notre vision est d’aider les clients à repenser la façon dont le papier et les contenus numériques traversent leurs organisations en impliquant nos consultants afin d’analyser leurs environnements et de proposer des solutions qui réduiront les déchets et leur offriront un avantage concurrentiel», a déclaré Rob Farrell, vice-président, ventes et marketing de SmartPrint Inc .

«Les deux entreprises ont été dévouées à l’ingéniosité, au service à la clientèle et à l’intégrité, tandis que la focalisation, l’expertise et les processus éprouvés de SmartPrint offrent aux clients canadiens la possibilité de suivre le monde numérique et mobile d’aujourd’hui», a déclaré Chris Kirby, VP Content Integration, SmartPrint Inc.

À propos de SmartPrint:

Récipiendaire du prix HP’s Print Partner of the Year, Smartprint est le fournisseur de SIG indépendant le plus reconnu au Canada. SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impressions gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Découvrez comment des services d’impressions gérés peuvent aider votre entreprise, ou contactez-nous pour parler avec l’un de nos spécialistes des SIG.

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analystes, veuillez contacter:

Rob Farrell
rob.farrell[@]smartprint.com
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Quel est l’état de la sécurité des infrastructures d’impression de votre organisation?

document management system state of print infrastructure security hp mfp

Votre organisation investit beaucoup de temps, d’efforts et de ressources dans le développement des connaissances des employés. Il est donc important de protéger la propriété intellectuelle de votre organisation de toute source de corruption ou de vol. Les ouvertures des ports d’imprimantes, des serveurs web d’imprimantes et des protocoles FTP peuvent être un point d’entrée populaire pour les pirates informatiques, et malheureusement, la sécurité du réseau d’impression est un domaine souvent négligé, qui expose les organisations à des failles de sécurité potentielles. Afin de déterminer la sécurité de votre réseau, vous devriez commencer par effectuer une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression pour identifier les vulnérabilités potentielles. Nous vous recommandons alors d’implémenter des logiciels et des processus qui verrouilleront l’environnement d’impression physique et numérique, automatiseront la sécurité d’impression et permettront des fonctions de reporting et d’audit.

Évaluer la sécurité de votre réseau d’impression

Une évaluation complète de la sécurité du réseau d’impression devrait analyser la configuration de tous les périphériques d’impression sur le réseau, ainsi que la façon dont ils sont utilisés pour toutes leurs fonctions. Voici une liste d’éléments à examiner lors de votre évaluation de sécurité:

Accès non-autorisés

L’accès non autorisé est l’utilisation d’un ordinateur ou d’un réseau sans autorisation. Un cracker ou un pirate informatique est quelqu’un qui tente d’accéder à un ordinateur ou à un réseau illégalement. Certains pirates pénètrent dans un ordinateur ou un réseau pour le défi. Cependant, d’autres le font pour utiliser ou déroger à la propriété intellectuelle et aux ressources, ou pour corrompre des données. Évaluez les points d’accès – physiques et numériques – et les protocoles sur votre réseau d’imprimante et sur tous vos périphériques d’impression en réseau, et identifiez les points d’accès et les protocoles utilisés comme incursions pour des menaces potentielles pour la sécurité.

Les impressions non réclamées

Déterminer ce qui arrive aux travaux d’impression physique non réclamés. Lorsque des documents confidentiels sont imprimés et laissés sur des appareils d’impression de groupe de travail, que fait-ont de ces documents?

Paramètres et ports du périphérique

Évaluez les ports et les protocoles des périphériques d’impression en réseau et identifiez ceux qui ne sont pas utilisés.

Processus de numérisation

Déterminez quels sont les utilisateurs qui numérisent des documents et où ces documents sont envoyés une fois qu’ils ont été scannés sur des périphériques dans le réseau de l’entreprise.

Liste des vulnérabilités

Documentez toutes les vulnérabilités de sécurité que vous avez découvertes et développez un plan de sécurité pour résoudre chaque vulnérabilité.

La vidéo de HP ci-dessous est une excellente description de certains scénarios potentiels de violation de la sécurité de l’impression:

Cliquez ici pour voir si vous êtes admissibles à une évaluation gratuite de la sécurité de votre infrastructure d’impression.

Comment améliorer la sécurité de votre environnement d’impression réseau

Politique de sécurité de périphérique

Si votre politique de sécurité de périphérique n’est pas clairement établie ou si vous n’en avez pas une qui est formellement documentée, votre organisation peut être vulnérable aux menaces de sécurité sans même s’en rendre compte. il est donc impératif d’avoir une politique de sécurité de périphérique exhaustive et de s’assurer qu’elle soit correctement mise en œuvre. Assurez-vous que votre politique spécifie et limite l’accès aux informations et aux ressources du réseau. Cette politique est la base de la création d’un environnement d’impression réseau sécurisé.

Gestion de documents

La gestion des documents, souvent appelée Système de gestion de documents (DMS), est l’utilisation d’un système informatique et d’un logiciel pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images électroniques d’informations sur papier capturés à l’aide d’un scanner de documents, d’un périphérique multifonction ou d’un copieur en réseau.

Examinons l’entreposage papier traditionnel. Des rangées de grands dossiers de documents sont placées dans ces classeurs dans l’espoir d’être stockées correctement. Le papier ne tient pas compte de qui l’a vu, l’a copié ou l’a balayé, et il peut être détruit ou endommagé accidentellement par de l’eau, un incendie ou le déversement de café.

Pensez à un système de gestion de documents en tant que grand classeur électronique avec des dossiers qui sont stockés dans un nombre illimité de tiroirs (en fonction de l’espace disque dur, bien sûr). Le contenu numérique est sécurisé par les droits d’accès des utilisateurs. Lorsque les documents sont vérifiés, les journaux d’audit modifiés peuvent suivre qui a examiné le document, modifié le document avec des références de version et peut même empêcher les utilisateurs non autorisés de visualiser ou d’imprimer le document. Les processus de sauvegarde informatique du Système de gestion de documents garantissent que les documents ne sont pas endommagés ou détruits accidentellement, contrairement à ceux stockés dans des systèmes de classement papier.

Workflows des impressions et automatisation des processus

Pour de nombreuses organisations, il est difficile de surveiller et de gérer les travaux d’impression de chaque utilisateur. Plusieurs fois, les travaux d’impression sont oubliés ou envoyés à la mauvaise imprimante et les documents finissent par dormir sur l’imprimante et ne sont jamais être récupérés par l’utilisateur. Ceci est particulièrement gênant lorsque des documents confidentiels sont laissés à la vue de tous (même des utilisateurs non autorisés).

Pour éviter que cela ne se produise, vous devez établir des workflow d’impression et automatiser les processus d’impression. Un workflow d’impression est la définition, l’exécution et l’automatisation des processus métier où les tâches, les informations ou les documents sont transmis d’un participant à l’autre selon un ensemble de règles et de procédures.

L’impression FollowMe permet aux utilisateurs d’imprimer sur une file d’attente d’impression partagée et de parcourir et de lancer leur travail d’impression à partir de n’importe quel périphérique de sortie autorisé. Cela garantit que l’impression reste confidentielle pour un utilisateur spécifique et réduit les déchets imprimés à partir des documents laissés sans recouvrement sur l’imprimante. Si une imprimante est hors service, les utilisateurs peuvent libérer leurs travaux d’impression à partir de la prochaine imprimante disponible, sans perturber la productivité.

L’authentification dans les périphériques de sortie multifonctions permet de présenter des workflow personnalisés sur le panneau. Ce processus garantit un accès sécurisé pour récupérer le contenu imprimé tout en utilisant les périphériques sur les principales applications qui stockent le contenu capturé.

Les outils de suivi et de reporting créent une transparence pour tous les coûts d’impression, aidant les gestionnaires des finances à allouer ou à récupérer les coûts des différents services ou clients. Les organisations peuvent également utiliser des données de suivi pour les aider à respecter les règles de l’industrie telles que Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), la norme de sécurité des données de cartes de paiements (PCI DSS) et Sarbanes-Oxley (SOX).

Logiciel automatisé de sécurité de périphérique d’impression

Renforcer la sécurité de l’information et réduire considérablement les frais généraux en utilisant un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d’impression qui déploie et met automatiquement à jour les certificats d’identité des périphériques d’impression. HP Security Manager effectue ces déploiements et mises à jour automatiques et offre un processus simple et intuitif pour sécuriser votre flotte d’impression. Il déploie et surveille efficacement les périphériques en appliquant une politique de sécurité unique dans l’ensemble de la flotte et sécurise les nouveaux périphériques HP dès qu’ils sont ajoutés à votre réseau avec HP Instant-on Security. Maintenir activement et vérifier la conformité avec vos politiques de sécurité définies à l’aide de la surveillance automatisée de HP Security Manager et des rapports basés sur les risques est chose possible.

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la façon d’améliorer l’état de la sécurité de l’infrastructure d’impression de votre organisation, contactez un de nos spécialistes SIG ou demandez une évaluation gratuite de la sécurité de l’infrastructure d’impression.

Les 3 GROS avantages de la consolidation de ses fournisseurs d’impression

Votre flotte d’impression est-elle hors de contrôle? Vos processus de gestion et d’approvisionnement des fournisseurs d’impression deviennent trop longs et trop compliqués?

Vous avez répondu oui à l’une de ces deux questions, alors il est temps de considérer faire affaire avec un spécialiste en Services d’Impressions Gérés (SIG).

print partner print vendor consolidation benefits

Nous rencontrons constamment des organisations avec des environnements d’impression bureautiques en piteux états. Peu ou pas de standardisation ou de maîtrise des coûts par rapport à leur flotte d’impression, souvent en raison de leur achat d’équipements et de services d’impression d’un certain nombre d’entreprises différentes.

Par exemple: L’équipe des services de bureau loue des copieurs d’un fabricant et travaille avec un «représentant attitré» qui vend constamment les nouveautés et les plus grands équipements et services les plus clinquants et qui, naturellement, vous permettront d’économiser de l’argent! L’équipe informatique achète des périphériques d’impression d’un grand revendeur, et l’équipe d’achat s’occupe de grandes sociétés d’approvisionnement pour supporter l’environnement d’impression pour le toner, les appels de service et tout ce dont ils ont besoin.

Dans de nombreux cas, un service n’a aucune idée claire de ce que fait l’autre service. Ce qui complique encore plus les choses, c’est que les organisations n’emploient pas de spécialistes qui peuvent prendre des décisions stratégiques sur les services d’impression et les achats d’équipement. Avec le bon type de partenaire d’impression, les organisations peuvent économiser des milliers de dollars par mois, simplifier la gestion des fournisseurs et les processus d’approvisionnement, et augmenter la satisfaction des utilisateurs.

La consolidation des fournisseurs d’impression de bureau et de numérisation est une stratégie qui a fait ses preuves dans l’augmentation du pouvoir d’achat, qui a son tour, offre des coûts réduits. is a proven strategy that increases buying power, which in turn leads to reduced costs. Finalement, la consolidation des fournisseurs mène à la simplification et la réduction des interactions des fournisseurs dans les domaines du processus d’approvisionnement et de réduction des risques.

En migrant vers un unique partenaire indépendant de services d’impression gérés qui gérera 100% des besoins d’impression et d’imagerie d’une organisation, les bénéfices suivants pourront être réalisés:

1. Des économies réduites pour l’équipement, les logiciels, les fournitures et les services

  • Un partenaire d’impression de premier plan est capable de tirer parti de ses connaissances sur le marché avec les bons fabricants pour fournir des prix standardisés beaucoup plus avantageux que l’organisation ne peut négocier par elle-même. Cette connaissance du marché est un facteur important dans la réduction des coûts de capitaux et d’opérations.
  • Un déploiement équilibré d’équipement avec les bons appareils dans les endroits appropriés pour augmenter la productivité des utilisateurs.

2. Réduction de la gestion des relations avec les fournisseurs et des coûts d’approvisionnement

  • La gestion des calendriers d’approvisionnement avec plusieurs fournisseurs prend du temps et de l’organisation; La consolidation des fournisseurs simplifie ce processus
  • Réduit considérablement les processus des comptes créditeurs; en passant de centaines de factures mensuelles à 1 facture trimestrielle détaillée.
  • Une simple interface Web pour le service d’assistance informatique et / ou les utilisateurs pour qu’ils puissent interagir, réduit le temps de formation et la confusion lorsque le support technique est nécessaire.

3. Réduction des risques et augmentation de la satisfaction des utilisateurs

  • Un(e) seul(e) partenaire d’impression / fournisseur / relation de vente signifie qu’un seul groupe de ressources techniques entre dans vos locaux. Cela facilite le contrôle et l’accès au bureau et au respect de votre politique de non-divulgation.
  • Un processus normalisé qui élimine le déplacement des responsabilités sur d’autres, ce qui entraîne la simplification des processus de support pour les TI et les utilisateurs.

Grâce à l’évaluation des environnements d’impression et la mise en œuvre des services des SIG, SmartPrint a aidé de nombreux clients du marché intermédiaire à réduire leurs fournisseurs d’impression de 5 ou plus à 1, en moyenne. En travaillant avec de grandes entreprises, les réductions des fournisseurs sont en général plus marquées par la transition de 30 fournisseurs d’impression à 1.

Lisez cette étude de cas et découvrez comment cette organisation a tiré parti de la consolidation de ses fournisseurs d’impression.

Beaucoup de ces organisations au départ n’avaient aucune idée que leurs relations avec les fournisseurs étaient hors contrôle et que la mise en œuvre de la consolidation des fournisseurs d’impression leur serait si bénéfique. La valeur de la consolidation de plusieurs fournisseurs d’impression dans un seul fournisseur, bien que difficile à mesurer dans les économies de coûts doux, a été considérée par des cadres dirigeants comme extrêmement précieuse. Et d’un point de vue environnemental, la réduction de l’administration et de l’utilisation du papier lors du travail avec un partenaire d’impression stratégique soutient la réduction de l’empreinte carbone d’une organisation.

Obtenez un aperçu supplémentaire de votre environnement d’impression avec une évaluation sans obligation.

Pour en savoir d’avantage ou contactez l’un de nos spécialistes en consolidation des fournisseurs d’impression et voyez comment la rationalisation des fournisseurs d’impression et de numérisation peut aider votre organisation. 

Un vrai service d’impression géré livre des économies de coûts d’investissement et d’exploitation tangibles

Les Services d’Impressions Gérés via un fournisseur lié à un fabricant de matériel? Sont-ce vraiment des SIG?

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Nous voyons régulièrement  des organisations dans plusieurs secteurs qui exécutent des achats pour les imprimantes bureautiques en mode status quo. Beaucoup d’organisations dans les secteurs des services professionnels, de la fabrication et de la distribution ne font pas que s’engager dans de véritables services d’impressions gérés (SIG). Nous voyons également des entreprises de soins de santé, des hôpitaux et d’autres organisations publiques travailler avec des fournisseurs de programmes d’enregistrement (VOR) qui ne répondent tout simplement pas aux objectifs que le comité d’achat leur avait fixé.

En règle générale, nous voyons que le plan d’impression se déroule dans l’un ou l’autre de ces choix:

  1. En travaillant avec un fabricant de périphériques qui prétend fournir un service SIG, un rafraîchissement matériel individuel est effectué et se traduit par une augmentation considérable des coûts d’investissements, tout en réduisant modérément les dépenses d’exploitation. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement du matériel n’était même pas nécessaire.
  2. Un rafraîchissement du matériel qui implique la consolidation et la réduction spectaculaire du nombre de périphériques est effectué. Cette approche permet d’économiser des capitaux et peut également réduire les dépenses d’exploitation, mais les économies de coûts d’exploitation sont souvent temporaires. Pourquoi? La consolidation peut fonctionner dans certains environnements, mais nous voyons souvent qu’en diminuant le nombre de périphériques dans tous les groupes d’utilisateurs, certains sous-groupes d’utilisateurs finissent par avoir à acheter d’avantage de périphériques d’impression, afin qu’ils puissent travailler plus efficacement. Malheureusement, les dispositifs que les groupes d’utilisateurs individuels achètent de leur propre chef ont des dépenses d’exploitation élevées et augmentent considérablement les coûts globaux.

Dans les deux cas, il manque l’analyse de tous les services de l’organisation en mettant l’accent sur la manière avec laquelle chaque groupe d’utilisateurs fonctionne et sur les exigences de workflow qu’ils ont. L’objectif de cette analyse est de faire en sorte que l’emplacement du périphérique soit correct, c’est-à-dire mettre en place un déploiement équilibré d’équipements et de solutions intégrées qui accroîtront l’efficacité de l’utilisateur. En utilisant cette approche, un consultant en SIG peut aider les entreprises à économiser les dépenses d’investissement et d’exploitation liées à l’environnement d’impression de l’entreprise tout en veillant à ce que tous les groupes d’utilisateurs aient les outils dont ils ont besoin pour réussir leur travail. À la fin, les groupes d’utilisateurs sont heureux et peuvent travailler plus efficacement.

Deux autres domaines très importants qui sont systématiquement ignorés par les deux approches mentionnées ci-dessus:

  1. Un rafraîchissement du matériel est effectué sans tenir compte de la gestion de la sécurité des périphériques et sans un plan de sécurité de documents numériques et/ou physiques.
  2. Un plan de gestion de périphériques d’impression est implémenté sans outils pour gérer les périphériques à distance via une console où les mises à jour du pilote, ainsi que des images de sécurité automatisées peuvent être implémentées dans toute la flotte de matériel.

Existe-t-il une opportunité d’optimiser votre environnement d’impression, afin de réduire considérablement les dépenses Capex et Opex, et accroître l’efficacité au sein de votre organisation?

Contactez-nous ou demandez une évaluation de l’environnement d’impression sans obligation, qui vous permettra de comparer les coûts et les avantages d’une solution d’impression gérée par rapport à l’état de votre environnement d’impression actuel. Nous élaborerons un plan de projet personnalisé pour votre organisation afin de garantir que des économies importantes et l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs soient réalisées grâce à une véritable mise en œuvre SIG.

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