Un système de contrôle de documents a tous les avantages d’un système de gestion de documents et plus encore …

Le contrôle des documents est plus robuste que la gestion des documents. La différence entre les deux est que la gestion de documents implique le stockage, l’accès, la recherche et la récupération de documents électroniques. Alors que le contrôle des documents ajoute la couche supplémentaire de sécurité et de contrôle, ainsi qu’une intégration étroite du flux de documents papiers et numériques dans votre organisation. Ceci est particulièrement important pour les entreprises des industries réglementées (juridiques, sanitaires, services financiers, assurances, etc.) qui nécessitent un certain niveau de suivi et de sécurité de la documentation.

Les avantages d’un système de contrôle de documents

Les organisations qui mettent en œuvre un système de contrôle des documents connaissent de nombreux avantages qui augmentent la sécurité, l’accès et l’efficacité:

• Conversion de documents papier vers des versions électroniques, ce qui signifie des coûts d’opération et des coûts d’administration réduits: moins de papier, d’impressions et de copies papier
• Diminution des documents perdus ou manquants
• Un dépôt électronique de documents centralisés comprenant la sécurité et les protocoles hiérarchiques
• Fonctions de recherche et de récupération
• Accès Web aux documents
• Amélioration de la collaboration documentaire et du contrôle de version
• Audit trail – Piste de vérification
• Sécurité et contrôle pour respecter la conformité réglementaire
• Outils de reporting pour l’analyse documentaire

Les économies de coûts du contrôle de document

Bien que la mise en œuvre d’une solution de gestion et de gestion de documents puisse être coûteuse à démarrer, les économies peuvent être importantes. Des études ont montré que le coût moyen pour traiter une facture est de 15 $. Lorsqu’un certain degré d’automatisation des entreprises est initié, le coût est réduit à 6 $. Lorsqu’une solution complète de gestion de documents est implémentée, ce coût est réduit à 3$.

Les processus du contrôle de document

La mise en œuvre d’un système de contrôle de documents est complexe, mais peut être simplifiée avec le bon partenaire de gestion de documents. Simplement, nous examinons vos processus papier actuels et les numérisons. Cela implique:

• La Capture de documents  – Numérisation de documents papier ou accès à un document créé électroniquement.
• Stockage électronique de documents – Dépôt du document capturé dans un classeur électronique avec des en-têtes ou des mots-clés consultables pour aider les employés à trouver et à récupérer le document.
• Gestion des processus de document –Mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion documentaire établies pour créer des règles afin d’assurer le bon routage du document pour examen et approbation.
• Gestion et contrôle des enregistrements électroniques – Application de protocoles de sécurité documentaire pour l’accessibilité et politiques automatisées de stockage et de destruction des documents.

SmartPrint travaille avec un certain nombre de fournisseurs de solutions de contrôle de documents et de logiciels de gestion de documents afin que nous puissions mettre en œuvre une solution adaptée à votre entreprise.

Avant d’envisager la mise en œuvre d’une solution, vous devriez considérer les capacités de votre organisation à développer, mettre en œuvre et maintenir un tel système.

Pour en savoir d’avantage sur la façon dont un système de contrôle de documents peut aider pour votre organisation, il suffit de poser une question à l’un de nos spécialistes de la gestion documentaire ci-dessous.