Vous ne construirez pas de château de sable dans une tempête, cependant vous avez probablement configuré votre infrastructure d’impression de cette façon, la rendant difficile à gérer.
Nous comprenons bien – les imprimantes de votre bureau font l’objet de réflexions après coup compte tenu de la charge de travail liée aux projets, au support et à la maintenance des systèmes. Mais si votre infrastructure n’est pas fiable, sécurisée et évolutive, elle échouera inévitablement et vous vous retrouverez à demander de l’aide dans l’une des situations suivantes:
- “J’ai besoin d’assistance technique sur un appareil ancien au service de la comptabilité. “
- “Nous sommes à court de toner et nos utilisateurs paniquent car ils ne peuvent pas accomplir leur travail. “
- “Nos employés ne savent pas comment utiliser la ROC sur le scanner (ni même ce que c’est!). “
- “Comment puis-je éliminer toutes les impressions non collectées qui s’accumulent chaque semaine?”
- Notre sécurité a été corrompue et l’équipe de la sécurité informatique pense que le point d’entrée est l’une de nos anciennes imprimantes.”
La liste est longue, mais le problème est toujours le même: une infrastructure d’impression qui n’a pas été conçue pour une gestion proactive. Quelle est la solution? Vous avez besoin de ces trois solutions.
#1 Des appareils plus intelligents
Cela parait simple, et ça l’est. Les imprimantes dotées d’un plus grand nombre de capteurs calculent plus de données et vous permettent de bien comprendre le volume d’impression, les besoins en services et en approvisionnement de votre bureau. Les composants ont une durée de vie plus longue et sont conçus pour optimiser le service, contrairement à la plupart des périphériques de votre environnement actuel (anciennes imprimantes HP 4200/4250/4300). Bien que le nouvel équipement puisse paraître cher, les coûts peuvent en réalité être beaucoup plus bas si vous prenez en compte les problèmes ci-dessus, en particulier lorsqu’ils sont inclus dans un contrat de services d’impression gérés.
#2 Intégrations de systèmes
La surveillance et la gestion automatisées des appareils nécessitent des logiciels et, avec les intégrations appropriées, vous n’aurez plus jamais pensé au service, aux fournitures ou à la sécurité. Des outils tels que le technicien à distance, le système RMS, la numérisation vers ERP et DCA peuvent considérablement améliorer votre flux de travail en réduisant les temps d’arrêt et la frustration des employés. L’intégration avec les logiciels de sécurité revêt une importance particulière, car la plupart des équipements de bureau plus anciens (plus de 4 ans) ne sont pas sécurisés et même les nouveaux périphériques nécessitent des mises à jour régulières pour corriger les failles de sécurité potentielles.
#3 Evolutivité
Avec des périphériques et des intégrations de systèmes plus intelligents, votre infrastructure d’impression devient évolutive. La technologie standardisée permet des transitions plus douces et une baisse des problèmes administratifs à mesure que votre entreprise se développe. Ceci est particulièrement important pour les employés, car au fur et à mesure qu’ils apprennent à envoyer un document à une imprimante, puis libèrent le travail et le récupèrent, ils n’ont pas besoin de réapprendre le processus pour les autres imprimantes. Les employés profitent ensuite un flux de travail amélioré et de réductions de coûts.
Votre fournisseur d’impression actuel peut-il gérer ces problèmes (indice: si vous rencontrez l’un des problèmes ci-dessus, ils ne le pourront probablement pas)? Chez SmartPrint, nous pouvons non seulement le faire, mais aussi n’importe où vous avez des bureaux : au Canada, aux États-Unis et ailleurs. Lorsque vous implémentez SmartPrint 360 (Impression en tant que service), vous obtenez automatiquement la suite SmartPrint 360 qui couvre tous vos besoins en infrastructure d’impression technique.
