Month: Janvier 2021

Est-il temps de prendre le contrôle du processus de gestion des contrats avec l’automatisation de flux de travail intelligent? Économisez de l’argent et du temps en augmentant l’efficacité et la visibilité!

Dans tous les secteurs, les employés passent beaucoup trop de temps à rechercher, envoyer et gérer des contrats. Vous pouvez arrêter la fouille interminable de papier et gérer efficacement les contrats avec précision. Les équipes avec lesquelles nous travaillons ont eu du mal à faire conjuguer l’avancée rapide du processus pour respecter les délais, et le contrôle du processus de gestion des risques avec la contribution de l’équipe juridique. Elles ont également eu de la difficulté à obtenir une visibilité sur les termes du contrat, les obligations et les délais d’expiration; ainsi qu’avec les silos d’informations dans leurs organisations tout en essayant de garder le langage juridique normalisé pour atténuer les risques pour l’organisation. L’équipe doit être à jour sur les composants qui peuvent changer comme la tarification, le langage juridique émergent et la gestion fluide des extensions de contrat et des processus de renouvellement.

La transformation numérique du processus de gestion des contrats apportera une productivité accrue à chaque personne impliquée. Un système automatisé simple avec un processus standardisé améliorera l’efficacité des éléments suivants de la gestion des contrats:

• Suivi de versions
• Demandes de contrats et rédaction
• Examen et approbation de n’importe où, n’importe quand
• Conformité et préparation des audits
• Gestion d’expiration et de renouvellement
• Intégration de signature numérique

Voici un résumé des avantages de l’automatisation de la gestion des contrats:

1. Simplifiez le traitement des demandes des clients et des contrats avec les fournisseurs grâce à un portail de formulaires et des modèles de contrat faciles d’accès
2. Un processus automatisé et standardisé simplifie chaque étape afin que les utilisateurs puissent envoyer des contrats aux parties prenantes pour des révisions avec une visibilité pour hiérarchiser les tâches et comprendre où la prochaine action doit avoir lieu pour maintenir le processus sur la bonne voie.
3. Automatisez l’ingestion des contrats grâce à la capture de courriels, de formulaires Web, à la numérisation, etc. en rassemblant tous les documents dans un seul système pour traitement
4. Assurez la conformité et soyez prêt pour l’audit de tous les contrats avec toutes les pièces dans un système de recherche simple accessible n’importe où, n’importe quand
5. Suivez avec précision les versions de contrat avec un accès autorisé

L’efficacité est extrêmement importante, mais il est également utile d’avoir une meilleure compréhension des contrats et des fournisseurs de votre organisation. Avec un système automatisé, vous aurez une meilleure visibilité afin de pouvoir négocier de meilleures conditions et regrouper les fournisseurs pour augmenter les remises en tirant parti de votre pouvoir d’achat. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider avec efficacité, précision et retourner du temps à votre équipe.

Bien que la plupart des organisations aient eu une stratégie autour de la transformation numérique, la plupart n’étaient pas encore prête à l’exécuter et ont eu du mal à supporter les transitions difficiles que cette pandémie a engendré. Nous parlons chaque jour à des entreprises qui ont du mal à boucler des processus métier grâce à l’automatisation.

Au début de la pandémie de COVID-19, lorsque tout le monde devait travailler à distance, les salles de courrier se sont rapidement adaptées pour s’assurer que les destinataires du courrier et des télécopies entrants recevaient leurs documents importants. Ces documents étaient numérisés puis envoyés par courrier électronique dans des fichiers image PDF. Bien que cette solution garantissait le traitement de la correspondance, nous savons tous que le courrier électronique n’est pas un classeur numérique et ne doit pas être utilisé comme tel. Ces documents continueront d’augmenter la taille des boîtes aux lettres et pourraient être perdus.

Les meilleures solutions de flux de travail intelligentes fournies par SmartPrint peuvent aider les organisations à augmenter considérablement la productivité dans presque tous les départements de l’entreprise. Là où il y a un processus métier avec des documents et des personnes impliquées, il existe une opportunité d’automatisation. Cela dit, les gens ont souvent du mal à savoir comment et où commencer l’automatisation dans leur entreprise. La salle de courrier est un endroit idéal pour démarrer une stratégie de transformation numérique.

Une salle de courrier peut utiliser un logiciel de numérisation et de flux de travail de documents pour exécuter un service de distribution de courrier numérique qui profitera aux clients internes (tous les employés) pour l’ensemble de l’organisation. Pourquoi ne pas lancer la première étape d’automatisation là où les documents entrent dans votre entreprise?

Les 6 principaux avantages de la transformation numérique de la salle de courrier:

• Gain de temps en ne conservant plus les documents papier
• Réduction des coûts opérationnels en éliminant l’impression, les coursiers coûteux et les coûts immobiliers nécessaires au stockage des documents
• Augmentation de l’accessibilité à tous les documents avec un accès contrôlé, à tout moment et de n’importe où
• Diminution des temps d’attente des utilisateurs pour le traitement des documents
• Amélioration de la sécurité et réduction de la perte ou d’erreurs d’archivages dus à l’erreur humaine
• Simplification des processus et amélioration de l’expérience des utilisateurs finaux

Un projet de transformation de la salle de courrier est une victoire rapide qui a une valeur visible et tangible pour votre entreprise. L’une des clés pour démarrer avec l’automatisation est d’avoir une victoire rapide pour ensuite développer plus de projets dans toute l’organisation. Vous pouvez créer une meilleure entreprise tout en utilisant la même plate-forme de flux de travail.

HP Capture and Route est un excellent exemple d’outil de gestion numérique qui peut automatiser l’ingestion de contenu à partir de plusieurs entrées et transférer le contenu directement dans des flux de travail automatisés intégrés dans une solution logicielle de flux de travail intelligent. Nous avons eu beaucoup de succès avec cet outil en tant que point d’entrée d’un système de flux de travail entièrement intégré. Avec nos solutions de flux de travail intelligentes, nous avons plusieurs options parmi les meilleures plates-formes et nous nous assurons que toutes les applications soient compatibles indépendamment du manufacturier, donc s’il y avait des changements dans votre environnement, vos flux de travail resteraient intacts pour l’avenir.

Si vous souhaitez en savoir plus, nous pouvons vous aider! Contactez-nous pour une brève conversation et peut-être une démo.