Re-bonjour! Dans le premier volet de cette série en deux parties,
nous avons examiné les principes d’optimisation de l’impression du point de vue de la fiabilité et de la sécurité dans le secteur de la santé et nous avons vu que l’optimisation de cet environnement constituait un défi unique. Nous avons constaté qu’un hôpital traditionnel, par exemple, est un environnement complexe dans lequel le contenu circule sous différents formats dans toute l’organisation. Les données sont envoyées, reçues et stockées par des systèmes sophistiqués à couches multiples. L’impression est un point de sortie principal pour ces données et s’assurer que l’environnement d’impression est sécurisé, fiable, rentable et intégré ce qui aidera à fournir des soins de qualité aux patients de manière continue.
Dans cette deuxième partie, nous nous concentrerons sur l’intégration du parc d’imprimantes avec d’autres systèmes pour générer de la valeur et de l’efficacité et tâcherons de comprendre pourquoi la rationalisation des coûts d’impression n’est pas aussi simple que cela en a l’air.
Transformation numérique dans les soins de santé – comprendre d’abord les besoins des utilisateurs
En tant que consultant SIG avec une spécialisation sur le secteur de la santé, j’ai personnellement constaté une adoption accrue de solutions telles que des outils d’impression sécurisés, des systèmes de télécopie sur IP (FOIP) et des outils de flux de travail de capture et de routage. Les hôpitaux ontariens ont également beaucoup investi dans la mise à niveau de leurs systèmes centraux d’information de santé. Cette transformation numérique est l’occasion idéale d’optimiser le parc d’impression tout en intégrant ces nouveaux systèmes et ces nouvelles solutions.
Considérons un système d’information de la santé comme Epic, par exemple. Epic demande aux hôpitaux de cartographier tous les points de terminaison de leur réseau dans le cadre de l’architecture du projet. L’introduction d’un outil d’impression sécurisée nécessite également un inventaire complet des emplacements des imprimantes et des données associées pour exécuter le projet correctement. Si votre projet d’impression sécurisée est de placer les copieurs au milieu des couloirs et d’espérer que les utilisateurs renoncent à leurs imprimantes de bureau personnelles – vous faites fausse route! C’est l’opportunité de faire d’une pierre deux coups – utilisez votre partenaire d’impression pour cartographier les imprimantes et collecter les mêmes données que l’équipe Epic. Cela allégera le fardeau de l’équipe Epic et leur donnera l’occasion de vérifier les données de l’imprimante et de minimiser les parasites lors de l’impression en flux de travail lorsque vous serez en ligne. Du point de vue de l’intégration, l’impression sécurisée et le nouveau système d’information de sécurité demandent une expertise. J’ai récemment eu un appel avec un hôpital qui avait mis en place un nouveau SIS, mais qui disposait déjà d’un outil d’impression sécurisé. L’outil d’impression sécurisée était « compatible » avec leur nouveau SIS, mais les postes de travail partagés posaient des problèmes. L’hôpital a trouvé des solutions de contournement, mais cela a causé des maux de tête aux utilisateurs et au personnel du service d’assistance informatique. Heureusement, nous avions déjà résolu ce problème lors de la validation du concept d’un client existant et avons pu répliquer le correctif.
Supprimer les lignes de télécopie analogiques
Maintenant que l’impression sécurisée est en cours dans votre environnement, il est temps de vous débarrasser de ces anciennes lignes de fax analogiques pour lesquelles les compagnies de lignes téléphoniques adorent vous facturer. La télécopie sur IP est une solution souvent rentable et qui génère de réels gains de productivité et améliore la sécurité des documents. Premièrement, lorsqu’un utilisateur s’authentifie à l’aide de sa carte d’employé ou de son code PIN, l’appareil le reconnait. Lorsqu’il envoie une télécopie, l’utilisateur n’a pas besoin d’attendre la confirmation de la télécopie – il la reçoit dans ces courriels. Moins de papier est imprimé et on réduit les chances que les pages de confirmation se perdent dans la lecture aléatoire. De plus, vous avez une piste d’audit si vous en avez besoin. D’un point de vue budgétaire, une ligne de fax coûte entre 45 et 65 dollars par mois et par ligne, le calcul est vite fait. Le retour sur investissement est rapide et lorsque vous le jumelez à un outil d’impression sécurisé, vos utilisateurs seront plus sécurisés et plus efficaces.
Comprendre les coûts explicites et implicites
Passons maintenant à l’optimisation des coûts. Il n’existe pas de secteur où l’optimisation des coûts d’impression soit aussi complexe. Vous avez vos coûts d’impression explicites, tels que l’acquisition du matériel (achat ou location), et vos coûts de support, qui sont généralement facturés sur la base d’un coût par page. Les coûts implicites sont là où la plupart des organisations connaissent leurs plus grosses pertes : la productivité des utilisateurs, la sécurité des documents, des données, des périphériques, l’électricité nécessaire au fonctionnement des périphériques, les coûts liés aux temps morts et aux performances médiocres des périphériques, les ressources allouées au support des périphériques d’impression et une multitude de coûts indirects difficiles à quantifier. Essayer de comprendre ces coûts implicites est une grosse dépense en soi. Avec les récentes coupes budgétaires dans les soins de santé en Ontario et d’autres à venir, le contrôle et la réduction des coûts d’impression sont un élément essentiel à ne pas négliger.
L’important est de faire appel à un partenaire d’impression capable de gérer le projet pour vous. Partager vos informations (une carte PDF, la liste des coûts, l’inventaire des imprimantes et le café!) et ils devraient être capables de faire le gros du travail, s’ils ont de l’expérience. Si le plan de consolidation de périphériques du fournisseur consiste à supprimer toutes les imprimantes personnelles et à installer des copieurs dans chaque aile, vous ne travaillez pas avec un spécialiste de l’industrie de la santé. Comment convaincre les utilisateurs d’un environnement rapide d’abandonner leur imprimante personnelle? Les utilisateurs mettront tout en œuvre pour conserver cette imprimante précieuse et la dernière chose que le service des TI souhaite à gérer et la colère des utilisateurs. Un spécialiste SIG possédant une connaissance approfondie du secteur de la santé disposera des outils nécessaires pour vous aider à comprendre les coûts explicites et implicites de l’environnement d’impression actuel de votre entreprise. Comprendre l’état actuel vous aidera à identifier les possibilités de réduction du coût total sans entraver les autres principes clés de l’optimisation.
L’optimisation de l’impression dans le secteur de la santé ne se limite pas à remplacer le matériel ancien. Le processus est un exercice d’équilibre, mais il n’est pas un projet que vous devriez négliger. Le résultat final pourrait signifier un nouveau budget pour d’autres projets de votre feuille de route et davantage de ressources à allouer à ces projets. Identifier la plate-forme matérielle à normaliser est un petit morceau de l’équation. En vous associant à un spécialiste SIG qui comprend bien le milieu, vous économiserez beaucoup de temps et d’efforts et réduirez les obstacles lors de l’intégration de votre nouvel outil HIMS, FOIP ou d’outils d’impression sécurisé.
Souhaitez-vous en apprendre d’avantage au sujet de la manière d’optimiser votre environnement d’impression pour le secteur de la santé? Si oui, contactez-nous.
“Lorsque vous avez un marteau en main, la tentation est grande de voir des clous partout.” Dans de nombreux cas, les entreprises traditionnelles de copieurs et les services d’achat du secteur des soins de santé abordent l’optimisation de l’environnement d’impression avec un marteau. Leur objectif est de créer des économies de coûts grâce à la consolidation des périphériques, l’introduction d’un outil d’impression sécurisé et éventuellement l’automatisation du réapprovisionnement en toner. Mais, pouvons-nous dire qu’il s’agisse de pratiques menant à l’optimisation de l’environnement d’impression?