Month: Octobre 2019

Il y a deux ans, TIO Networks, une société canadienne appartenant à PayPal à l’époque, exposait les informations personnelles et financières de plus de 1,6 million de clients. Cela a entrainé la suspension de ses opérations et a entaché la réputation de PayPal, même si elles étaient deux entités distinctes et que les clients de PayPal n’étaient pas du tout affectés.

La cybercriminalité demeure une menace réelle pour les entreprises canadiennes et les imprimantes et les imprimantes multifonctions âgées de plus de cinq ans sont les plus exposées. Peu importe le talent de votre département informatique, il ne peut pas tout faire – et il ne devrait pas avoir à le faire! En tout cas pas dans le monde d’aujourd’hui.

Si votre équipement d’impression de bureau est géré et sécurisé un périphérique à la fois, combien de temps faut-il pour sécuriser correctement un parc de périphériques lorsqu’il existe jusqu’à 250 paramètres potentiels à ajuster sur chaque imprimante ou imprimante multifonction? On parle de plusieurs jours de travail en fonction de la taille de votre organisation. Cela convient peut-être lors de la configuration initiale du parc, mais lorsque les règles de sécurité et les programmes sont mis à jour, vous devrez tout recommencer et répéter, à mesure que les règles et les employés changent ou que de nouvelles vulnérabilités sont exposées.

Votre temps consacré aux TI est précieux et ne doit pas être utilisé pour de telles tâches.

Sans un contrôle centralisé de votre parc d’impression, les paramètres de sécurité sont extrêmement difficiles à gérer, laissant la porte grande ouverte à la cybercriminalité. Votre équipe informatique se concentre sur les paramètres de configuration et l’authentification plutôt que sur d’autres projets ou supports informatiques utiles. Le chiffrement et l’authentification peuvent être réalisés facilement avec un outil intégré de gestion de la sécurité automatisé. Nous avons eu beaucoup de succès avec HP JetAdvantage Security Manager, mais des options d’autres fournisseurs FEO existent également.

Avec un outil automatisé de gestion de la sécurité, vous pouvez:

1. Utiliser une politique de sécurité unique pour tous vos appareils – ne sécurisez plus jamais un appareil à la fois!
2. Facilement ajouter à votre parc des imprimantes ou des imprimantes multifonctions qui répondent immédiatement aux exigences de votre stratégie de sécurité avec des paramètres de configuration appliqués automatiquement.
3. Réponde aux exigences de conformité avec des fonctionnalités complètes de reporting.

La gestion automatisée de la sécurité est non seulement un moyen plus efficace pour sécuriser vos imprimantes et vos imprimantes multifonctions, mais elle représente également un gain de temps considérable pour lequel votre équipe informatique vous félicitera. C’est également un moyen particulièrement puissant lorsqu’il est combiné à d’autres outils de gestion d’impression dans un contrat tout-inclus, tel que SmartPrint 360. Si vous souhaitez en savoir plus sur la meilleure application d’une infrastructure d’impression entièrement intégrée pour protéger votre entreprise et gagner du temps informatique, contactez-nous! Nous serons toujours heureux de partager avec vous à ce sujet! Nous restons à jour sur la sécurité d’impression afin que vous n’ayez pas à le faire.

Nous sommes très reconnaissants d’être classés dans le top 20 mondial! Un panel

de dirigeants, de spécialistes du capital risque, d’analystes du secteur, ainsi que le comité de rédaction de CIO Review ont sélectionné la liste des meilleurs fournisseurs.

SmartPrint reste à la pointe des solutions logicielles et d’infrastructure d’impression en complément de son approche de pointe en matière de services d’impression gérés. Notre offre d’impression en tant que service SmartPrint 360 simplifie tous les aspects du service d’impression pour nos clients avec une seule facture tout en permettant la consolidation auprès d’un fournisseur unique.

SmartPrint a pour objectif permanent de dominer le marché grâce à son approche proactive de gestion des comptes, de conseil, de gestion des services et des fournitures.

Merci à CIO Review, The Navigator for Enterprise Solutions.

Il existe des informations confidentielles sur les documents administratifs imprimés dans vos bureaux. Les plus évidentes étant les pages contenant des informations salariales, des informations quant aux impôts et à l’assurance de vos employés. Il faut ensuite tenir compte des dossiers médicaux et juridiques, ainsi que des avantages et indemnités de départ. Les informations les moins évidentes sont les factures de clients, notamment les détails de facturation, les contacts et les numéros de compte.

Ce n’est pas tout. Il existe également des informations sensibles sur vos documents commerciaux. Pensez aux données concurrentielles, aux détails de projets à venir, ou aux notes des décisions de grandes entreprises comme une acquisition ou un rachat. Ça ne se limite donc pas à vos données car celles de vos clients sont généralement liées par un accord de non-divulgation. Imaginez les conséquences si celles-ci étaient exposées.

Pourtant, vous revendiquez haut et fort que vos documents sont protégées par un logiciel! Hélas, ce logiciel devient inutile dès qu’un travail est envoyé à une imprimante. La menace restante (et négligée) touche les pages qui ne sont pas collectées dans les stations d’impression. Celles-ci représentent 30% de l’ensemble des impressions de bureau et représentent un risque réel pour la confidentialité de l’information.

Comment vous protéger? C’est simple: ne laissez pas vos documents à l’abandon.

Qu’est-ce que cela nécessiterait?

• L’authentification des utilisateurs avant l’impression.
• La capacité à mettre en œuvre des politiques à l’échelle de l’entreprise qui limitent l’impression «libre pour tous».
• Fonctionne avec des imprimantes de n’importe quel fabricant
• Adaptable à un environnement d’impression existant

Qu’est-ce qui serait bien aussi?

• Contrôle centralisé pour un gain de temps
• Suivi et reporting pour comprendre les coûts
• Réduction du gaspillage de papier

Une file d’attente d’impression peut réaliser les points précédents et réduire le risque d’exposition d’informations sensibles. Les employés peuvent envoyer une tâche à partir de n’importe quel périphérique, mais l’impression ne commence pas tant que l’utilisateur ne s’identifie à la station d’impression de son choix. La plupart de nos clients choisissent des cartes d’identité proxima, mais il existe également des codes NIP et d’autres méthodes d’identification. Il n’y a aucune perte de productivité car les nouvelles imprimantes sont si rapides (entre 40 et 100 pages par minute) que vous n’attendez pas que les travaux soient terminés.

Il existe plusieurs options pour protéger vos informations avec une file d’attente d’impression sécurisée. Nous avons eu beaucoup de succès avec FollowMe de Ringdale. Cette solution fonctionne particulièrement bien avec les environnements d’impression sur lesquels sont installés un grand nombre de périphériques HP. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de vous aider.

Arrêtez de vous concentrer sur le coût de production d’un document et commencez à réfléchir au coût de sa recherche. 

Les entreprises se demandent souvent quel est le coût de création d’un document: combien de cent par page? Devez-vous imprimer en couleur ou en noir et blanc? En tant que spécialistes de l’impression gérée, nous en sommes également coupables. Certains pourraient même dire que nous sommes obsédés par cela. Bien que le coût par page soit important, il s’agit du début du cycle de vie du document, et existe quelque chose d’évident à laquelle vous n’avez pas pensé:
le coût de la recherche de cette page imprimée
une fois qu’elle a été sauvegardée.

Pour calculer ce coût pour votre organisation, tenez compte des éléments suivants:

• Vitesse de récupération
• Nombre d’employés impliqués
• Taux de réussite
• Exactitude de l’information

Regardons les deux premiers points. L’année dernière, les employés à temps plein ont été interrogés et 49% d’entre eux ont déclaré « avoir du mal à localiser les documents » (Nintex). C’est presque la moitié des employés! Combien de temps pensez-vous avoir dédié à la recherche de documents dans votre organisation? Si votre employé ne parvient pas à trouver ce qu’il cherche, la prochaine étape logique consiste à impliquer un collègue. Vous avez maintenant deux employés qui ne travaillent pas et qui recherchent le document. Vous doublez vos coûts.

Ce qui est pire? Ils ne réussissent pas toujours à récupérer le fichier. Vos employés peuvent trouver une ancienne version ou une autre incomplète. Le temps qu’il leur faille pour combler les manquements augmente encore vos coûts. Cha Ching!

La précision des informations trouvées devrait également être une source de préoccupation, car 33% des employés interrogés ont déclaré « avoir de la difficulté avec la gestion des versions de documents » (Nintex). Comment vos employés déterminent-ils actuellement si le document examiné est la dernière copie? Est-ce la V3? Ou existe-t-il une V4 dont ils ne sont pas au courant? Et à qui doivent-ils demander pour obtenir la réponse? Et ça continue, encore et toujours.

Vous en avez assez? Une transformation numérique devrait être votre prochain geste.

En quoi consiste exactement une transformation numérique? En bref, il s’agit d’un tout nouveau flux de travail numérique qui s’intègre à vos processus d’entreprise et qui permet à vos documents de circuler de manière transparente, sans interruption ni retard. Il n’est pas limité comme son équivalent papier: tous les problèmes ci-dessus peuvent être résolus avec le bon logiciel et le bon partenaire. Avec l’aide de fabricants tels que HP, vous pouvez établir des connexions de flux de travail automatisées et sécurisées grâce à une architecture ouverte.

De nombreuses organisations ont déjà entamé cette transformation numérique, mais cela ne se fait pas du jour au lendemain. Ne perdez pas votre avantage concurrentiel en résistant au changement. Adoptez une approche étape par étape et cela fera toute une différence dans votre productivité.

Contactez un spécialiste SmartPrint dès aujourd’hui pour en savoir plus sur les intégrations de la gestion de documents et sur les perspectives d’une transformation numérique pour votre entreprise.