Author: Rob Farrell

Nous sommes très reconnaissants d’être classés dans le top 20 mondial! Un panel

de dirigeants, de spécialistes du capital risque, d’analystes du secteur, ainsi que le comité de rédaction de CIO Review ont sélectionné la liste des meilleurs fournisseurs.

SmartPrint reste à la pointe des solutions logicielles et d’infrastructure d’impression en complément de son approche de pointe en matière de services d’impression gérés. Notre offre d’impression en tant que service SmartPrint 360 simplifie tous les aspects du service d’impression pour nos clients avec une seule facture tout en permettant la consolidation auprès d’un fournisseur unique.

SmartPrint a pour objectif permanent de dominer le marché grâce à son approche proactive de gestion des comptes, de conseil, de gestion des services et des fournitures.

Merci à CIO Review, The Navigator for Enterprise Solutions.

Il existe des informations confidentielles sur les documents administratifs imprimés dans vos bureaux. Les plus évidentes étant les pages contenant des informations salariales, des informations quant aux impôts et à l’assurance de vos employés. Il faut ensuite tenir compte des dossiers médicaux et juridiques, ainsi que des avantages et indemnités de départ. Les informations les moins évidentes sont les factures de clients, notamment les détails de facturation, les contacts et les numéros de compte.

Ce n’est pas tout. Il existe également des informations sensibles sur vos documents commerciaux. Pensez aux données concurrentielles, aux détails de projets à venir, ou aux notes des décisions de grandes entreprises comme une acquisition ou un rachat. Ça ne se limite donc pas à vos données car celles de vos clients sont généralement liées par un accord de non-divulgation. Imaginez les conséquences si celles-ci étaient exposées.

Pourtant, vous revendiquez haut et fort que vos documents sont protégées par un logiciel! Hélas, ce logiciel devient inutile dès qu’un travail est envoyé à une imprimante. La menace restante (et négligée) touche les pages qui ne sont pas collectées dans les stations d’impression. Celles-ci représentent 30% de l’ensemble des impressions de bureau et représentent un risque réel pour la confidentialité de l’information.

Comment vous protéger? C’est simple: ne laissez pas vos documents à l’abandon.

Qu’est-ce que cela nécessiterait?

• L’authentification des utilisateurs avant l’impression.
• La capacité à mettre en œuvre des politiques à l’échelle de l’entreprise qui limitent l’impression «libre pour tous».
• Fonctionne avec des imprimantes de n’importe quel fabricant
• Adaptable à un environnement d’impression existant

Qu’est-ce qui serait bien aussi?

• Contrôle centralisé pour un gain de temps
• Suivi et reporting pour comprendre les coûts
• Réduction du gaspillage de papier

Une file d’attente d’impression peut réaliser les points précédents et réduire le risque d’exposition d’informations sensibles. Les employés peuvent envoyer une tâche à partir de n’importe quel périphérique, mais l’impression ne commence pas tant que l’utilisateur ne s’identifie à la station d’impression de son choix. La plupart de nos clients choisissent des cartes d’identité proxima, mais il existe également des codes NIP et d’autres méthodes d’identification. Il n’y a aucune perte de productivité car les nouvelles imprimantes sont si rapides (entre 40 et 100 pages par minute) que vous n’attendez pas que les travaux soient terminés.

Il existe plusieurs options pour protéger vos informations avec une file d’attente d’impression sécurisée. Nous avons eu beaucoup de succès avec FollowMe de Ringdale. Cette solution fonctionne particulièrement bien avec les environnements d’impression sur lesquels sont installés un grand nombre de périphériques HP. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de vous aider.

Arrêtez de vous concentrer sur le coût de production d’un document et commencez à réfléchir au coût de sa recherche. 

Les entreprises se demandent souvent quel est le coût de création d’un document: combien de cent par page? Devez-vous imprimer en couleur ou en noir et blanc? En tant que spécialistes de l’impression gérée, nous en sommes également coupables. Certains pourraient même dire que nous sommes obsédés par cela. Bien que le coût par page soit important, il s’agit du début du cycle de vie du document, et existe quelque chose d’évident à laquelle vous n’avez pas pensé:
le coût de la recherche de cette page imprimée
une fois qu’elle a été sauvegardée.

Pour calculer ce coût pour votre organisation, tenez compte des éléments suivants:

• Vitesse de récupération
• Nombre d’employés impliqués
• Taux de réussite
• Exactitude de l’information

Regardons les deux premiers points. L’année dernière, les employés à temps plein ont été interrogés et 49% d’entre eux ont déclaré « avoir du mal à localiser les documents » (Nintex). C’est presque la moitié des employés! Combien de temps pensez-vous avoir dédié à la recherche de documents dans votre organisation? Si votre employé ne parvient pas à trouver ce qu’il cherche, la prochaine étape logique consiste à impliquer un collègue. Vous avez maintenant deux employés qui ne travaillent pas et qui recherchent le document. Vous doublez vos coûts.

Ce qui est pire? Ils ne réussissent pas toujours à récupérer le fichier. Vos employés peuvent trouver une ancienne version ou une autre incomplète. Le temps qu’il leur faille pour combler les manquements augmente encore vos coûts. Cha Ching!

La précision des informations trouvées devrait également être une source de préoccupation, car 33% des employés interrogés ont déclaré « avoir de la difficulté avec la gestion des versions de documents » (Nintex). Comment vos employés déterminent-ils actuellement si le document examiné est la dernière copie? Est-ce la V3? Ou existe-t-il une V4 dont ils ne sont pas au courant? Et à qui doivent-ils demander pour obtenir la réponse? Et ça continue, encore et toujours.

Vous en avez assez? Une transformation numérique devrait être votre prochain geste.

En quoi consiste exactement une transformation numérique? En bref, il s’agit d’un tout nouveau flux de travail numérique qui s’intègre à vos processus d’entreprise et qui permet à vos documents de circuler de manière transparente, sans interruption ni retard. Il n’est pas limité comme son équivalent papier: tous les problèmes ci-dessus peuvent être résolus avec le bon logiciel et le bon partenaire. Avec l’aide de fabricants tels que HP, vous pouvez établir des connexions de flux de travail automatisées et sécurisées grâce à une architecture ouverte.

De nombreuses organisations ont déjà entamé cette transformation numérique, mais cela ne se fait pas du jour au lendemain. Ne perdez pas votre avantage concurrentiel en résistant au changement. Adoptez une approche étape par étape et cela fera toute une différence dans votre productivité.

Contactez un spécialiste SmartPrint dès aujourd’hui pour en savoir plus sur les intégrations de la gestion de documents et sur les perspectives d’une transformation numérique pour votre entreprise.

Vous ne construirez pas de château de sable dans une tempête, cependant vous avez probablement configuré votre infrastructure d’impression de cette façon, la rendant difficile à gérer.

Nous comprenons bien – les imprimantes de votre bureau font l’objet de réflexions après coup compte tenu de la charge de travail liée aux projets, au support et à la maintenance des systèmes. Mais si votre infrastructure n’est pas fiable, sécurisée et évolutive, elle échouera inévitablement et vous vous retrouverez à demander de l’aide dans l’une des situations suivantes:

• “J’ai besoin d’assistance technique sur un appareil ancien au service de la comptabilité. “
• “Nous sommes à court de toner et nos utilisateurs paniquent car ils ne peuvent pas accomplir leur travail. “
• “Nos employés ne savent pas comment utiliser la ROC sur le scanner (ni même ce que c’est!). “
• “Comment puis-je éliminer toutes les impressions non collectées qui s’accumulent chaque semaine?”
• Notre sécurité a été corrompue et l’équipe de la sécurité informatique pense que le point d’entrée est l’une de nos anciennes imprimantes.”

La liste est longue, mais le problème est toujours le même: une infrastructure d’impression qui n’a pas été conçue pour une gestion proactive. Quelle est la solution? Vous avez besoin de ces trois solutions.

#1 Des appareils plus intelligents

Cela parait simple, et ça l’est. Les imprimantes dotées d’un plus grand nombre de capteurs calculent plus de données et vous permettent de bien comprendre le volume d’impression, les besoins en services et en approvisionnement de votre bureau. Les composants ont une durée de vie plus longue et sont conçus pour optimiser le service, contrairement à la plupart des périphériques de votre environnement actuel (anciennes imprimantes HP 4200/4250/4300). Bien que le nouvel équipement puisse paraître cher, les coûts peuvent en réalité être beaucoup plus bas si vous prenez en compte les problèmes ci-dessus, en particulier lorsqu’ils sont inclus dans un contrat de services d’impression gérés.

#2 Intégrations de systèmes

La surveillance et la gestion automatisées des appareils nécessitent des logiciels et, avec les intégrations appropriées, vous n’aurez plus jamais pensé au service, aux fournitures ou à la sécurité. Des outils tels que le technicien à distance, le système RMS, la numérisation vers ERP et DCA peuvent considérablement améliorer votre flux de travail en réduisant les temps d’arrêt et la frustration des employés. L’intégration avec les logiciels de sécurité revêt une importance particulière, car la plupart des équipements de bureau plus anciens (plus de 4 ans) ne sont pas sécurisés et même les nouveaux périphériques nécessitent des mises à jour régulières pour corriger les failles de sécurité potentielles.

#3 Evolutivité

Avec des périphériques et des intégrations de systèmes plus intelligents, votre infrastructure d’impression devient évolutive. La technologie standardisée permet des transitions plus douces et une baisse des problèmes administratifs à mesure que votre entreprise se développe. Ceci est particulièrement important pour les employés, car au fur et à mesure qu’ils apprennent à envoyer un document à une imprimante, puis libèrent le travail et le récupèrent, ils n’ont pas besoin de réapprendre le processus pour les autres imprimantes. Les employés profitent ensuite un flux de travail amélioré et de réductions de coûts.

Votre fournisseur d’impression actuel peut-il gérer ces problèmes (indice: si vous rencontrez l’un des problèmes ci-dessus, ils ne le pourront probablement pas)? Chez SmartPrint, nous pouvons non seulement le faire, mais aussi n’importe où vous avez des bureaux : au Canada, aux États-Unis et ailleurs. Lorsque vous implémentez SmartPrint 360 (Impression en tant que service), vous obtenez automatiquement la suite SmartPrint 360 qui couvre tous vos besoins en infrastructure d’impression technique.

Vous avez déjà entendu la question « combien de personnes faut-il pour visser une ampoule? » Dans notre industrie, la question équivalente est « combien de fournisseurs faut-il pour gérer les impressions? ». Pourquoi? De nombreuses entreprises s’approvisionnent en matériel auprès de deux ou trois fournisseurs différents. Les fournitures proviennent souvent d’une source et, si un périphérique tombe en panne, d’autres fournisseurs entrent en scène! De ce fait, une simple tâche d’impression peut devenir un cauchemar managérial pour vos utilisateurs et votre centre d’assistance informatique.  Multipliez cela dans tous les bureaux et cela peut devenir une frustration majeure et une perte de temps précieuse. Si telle est votre situation actuelle et que vous n’y voyez pas de problème, vous devriez vous poser les cinq questions suivantes :

1. En cas de problème avec un appareil ou une fourniture, qui s’occupe de la réparation?
2. Si vous dépensez trop, qui appelez-vous pour réduire vos coûts?
3. Qui s’assure que l’infrastructure d’impression est à jour pour se protéger des menaces de sécurité?
4. Combien de factures uniques payez-vous chaque mois?
5. La solution a-t-elle besoin d’être aussi compliquée?

La réponse à la question 5 est un NON résonnant! Vous pourriez avoir toutes vos dépenses sous une seule facture, à un prix unique, dans tous vos services d’exploitation.

SmartPrint 360 est une solution SIG conçue par des spécialistes avec une infrastructure avancée et une sécurité de haut niveau. Elle fournit le matériel et les logiciels nécessaires à la prise en charge de vos impressions de la manière la plus efficace et la plus économique: le modèle à l’utilisation. Ce modèle couvre tout le matériel, les logiciels, les fournitures et les services nécessaires, et inclut le volume de pages dont vous avez besoin moyennant un forfait mensuel. Si vos besoins augmentent, les ajustements seront pris en charge pour vous.

Vous économiserez de 30 à 50% en moyenne avec la meilleure infrastructure unifiée. Avec le système de surveillance entièrement intégré de SmartPrint, vous obtenez des alertes en temps réel et une gestion proactive des services et des fournitures, ce qui réduit considérablement les temps d’arrêt de l’imprimante. L’uniformisation de votre technologie renforce également la sécurité, ce qui est de plus en plus important, car les périphériques d’impression et les logiciels constituent un point d’entrée privilégié pour les cybercriminels.

40% des entreprises canadiennes ont été victimes d’infractions de sécurité en 2016, dont 54% imputables à des imprimantes non sécurisées. (IDC: Print Security – The Overlooked Threat)

SmartPrint détectera les vulnérabilités de vos appareils et renforcera les terminaux avant toute infiltration. La technologie progresse et permettra bientôt de générer des rapports en temps réel sur l’état des menaces à la sécurité. Nous nous en occupons pour vous.

L’impression est notre métier; laissez-nous vous aider à vous concentrer sur le vôtre. Contactez un spécialiste SmartPrint dès aujourd’hui pour en savoir plus sur SmartPrint 360.

La sécurité est la priorité des départements informatiques
au Canada et pour une bonne raison. Nous avions récemment pris en charge une situation dans laquelle un client avait tout essayé en matière d’appels de services sur un seul périphérique d’impression. Dans cette situation, nous avions constaté qu’une nouvelle imprimante d’entreprise multifonction de HP récemment installée suivait un cycle de redémarrage permanent. À certains moments de la journée, les utilisateurs pouvaient y imprimer, à d’autres moments, elle redémarrait d’elle même en permanence. L’équipe des TI de notre client a pensé qu’il existait un problème sérieux avec le micrologiciel ou le système interne car il s’agissait d’un nouveau périphérique. Après une enquête plus approfondie, nous avons constaté qu’un pirate informatique avait ciblé les appareils IP avec une attaque par déni de service (DoS) conçue pour mettre un réseau à genoux en le noyant avec un trafic inutile. La configuration standard de leur périphérique a laissé des trous que nous avons aidés à combler et le problème a disparu.

Nous avions un autre client doté d’un ancien périphérique d’impression multifonction qui semblait ralentir sur le réseau, et qui prenait un temps fou à numériser, à copier et à imprimer, ce qui était évidemment frustrant pour les utilisateurs. Après quelques tests, nous avons découvert que des logiciels malveillants étaient chargés sur le disque dur du périphérique en attente d’exploiter ou éventuellement de paralyser leur réseau. Le cybercriminel avait probablement déjà volé des informations ou causé d’autres dégâts. De nombreuses entreprises canadiennes ont été ciblées par des logiciels malveillants qui bloquent leur réseau et dans de nombreux cas le seul moyen de reprendre la main sur son propre réseau consiste à payer une rançon considérable aux cybercriminels.

Nous ne saurions trop insister sur le fait qu’il est temps d’examiner de près votre infrastructure d’impression, les capacités de sécurité de vos périphériques d’impression et de votre micrologiciel actuels, ainsi que la façon de gérer l’environnement à l’avenir pour rester au meilleur de sa capacité.

Nous avons aidé nombre de nos clients à mettre à niveau leurs équipements vers des périphériques d’impression Enterprise de HP capables de se protéger contre les cyberattaques, et nous nous sommes dotés de HP JetAdvantage Security Manager en tant que console de sécurité d’impression permettant de gérer les configurations et les rapports des périphériques. Regardez cette courte vidéo pour avoir un aperçu des fonctionnalités de sécurité à réparation automatique. Même en comptant l’investissement matériel et logiciel pour atténuer les risques, l’analyse de rentabilisation des coûts actuels à la situation future a toujours été positive. Une plus grande sécurité, un coût d’exploitation réduit et une meilleure expérience utilisateur est un avantage décisif pour les gestionnaires.

Contactez-nous pour une évaluation gratuite de votre flotte d’impression. Nous vous informerons de vos risques et vous fournirons un plan simple pour combler les failles. Avec vos spécialistes SIG à vos côtés, la mise à jour et la sécurisation de l’infrastructure d’impression peuvent toutes être accomplies avec un simple modèle de service, ce qui permet à votre équipe TI de se concentrer sur d’autres domaines critiques de l’entreprise.

Quelle importance accordez-vous aux données de votre entreprise  entreprise (informations clients, propriété intellectuelle, informations relatives aux employés, etc.)? Si vous pouviez facilement sécuriser ces informations avec une solution rentable, le feriez-vous?

Nous parlons souvent de cybercriminalité et du vol d’informations d’entreprises par le biais de l’internet. Mais il faut aussi penser à la protection de vos données à l’interne. La plupart des employés agiront comme ils le devraient, mais les fuites d’informations internes ou le vol sont parmi les principaux problèmes rencontrés par les entreprises. Un de nos clients du secteur financier a récemment arrêté un employé qui avait démissionné, puis tenté de voler de la propriété intellectuelle et une liste de clients. Ils ont réussi à détecter cela et à prendre des mesures à l’aide d’une solution logicielle que nous avons conçue et mise en œuvre pour eux. Nous gérons et prenons également en charge la solution logicielle pour eux afin de nous assurer qu’elle est toujours opérationnelle et fonctionnelle.

Le problème est que le papier ne peut pas signaler les accès non autorisés si un employé ou un visiteur a accès à des informations sensibles. Il ne peut non plus signaler si un employé  imprime les copie, les prend en photo, ou les emporte à l’extérieur du bureau. Certaines solutions permettent de suivre quels documents sont imprimés en fonction du nom du document mais cela peut facilement être changé. Sécuriser vos périphériques d’impression avec un logiciel d’accès sécurisé garantit que rien ne sera imprimé sans que le propriétaire du document se trouve au  périphérique pour le récupérer. Mais comment savoir si des informations sensibles ont été imprimées, numérisées ou copiées?

Détection de perte de données (DPD) – identification du transfert de données sensibles

Prévention des pertes de données (PPD): veille à ce que les informations sensibles ou critiques ne soient pas partagées

Voici comment un simple système de prévention et de détection de perte de données peut fonctionner.

Avec les solutions recommandées par SmartPrint, au niveau du flux d’impression:

Surveiller et sécuriser les documents papiers pour éviter la perte d’informations précieuses ou confidentielles. Détecter, surveiller et protéger de manière dynamique les documents et les travaux d’impression en mouvement ou à l’arrêt, tout au long du processus d’impression afin de limiter la perte de données d’informations sensibles.

Prévention simplifiée de la Perte de Données papier (PPD)

Découverte – analyse les métadonnées de documents et les travaux d’impression pour découvrir des informations sensibles, à l’aide d’un dictionnaire et d’une analyse de contenu par correspondance                 

Surveillance – une surveillance transparente évite les interactions de l’utilisateur, la mise en vigueur de la conformité et l’activation de l’audit et des rapports                   

Prévention – Arrêter l’impression de documents restreints afin de prévenir les brèches avant qu’elles se produisent, avec la possibilité de notifier ou d’archiver le contenu si nécessaire.

Cela couvre le document imprimé, mais comment vous assurez que les informations confidentielles ne sont pas copiées ou numérisées?

Nous avons récemment déployé et intégré un système, à l’aide de périphériques d’impression multifonctions HP Enterprise en raison de leur architecture ouverte et de leurs capacités de sécurité automatiques en sécurisant l’accès des utilisateurs en leur imposant de saisir leur badge de sécurité pour utiliser l’une des fonctionnalités du système multifonction, même pour faire une simple photocopie. Si un utilisateur doit faire une copie, il tape son badge, ce qui l’authentifie dans Active Directory. Le système effectue une analyse en temps réel du document et recherche les mots clés ou les numéros de document enregistrés dans le système DPD. Si le système détecte un problème, l’équipe de sécurité informatique est automatiquement avertie et peut agir.

S’il est important de verrouiller votre propriété intellectuelle, contactez un consultant SIG qui pourra vous aider à en apprendre davantage.

Le moment est-il venu d’investir dans votre environnement d’impression pour protéger votre entreprise?

Voici 6 questions à considérer:

1. Est-ce grave d’avoir des périphériques d’impression de plus de 7 ou 8 ans sur votre réseau?
2. Les fabricants sont-ils tous égaux en matière de sécurité?
3. À quel point est-ce important de disposer de points de terminaison d’impression renforcés pour protéger votre entreprise contre la cybercriminalité et les rançongiciel?
4. Vos données et votre propriété intellectuelle sont-elles en sécurité?
5. Connaissez-vous les lacunes et les risques actuels de vos environnements d’impression?
6. Combien devriez-vous investir, ou arriverez-vous réellement à faire des économies si vous diminuez les failles de votre environnement d’impression?

La sécurité de l’impression est une zone sombre et, franchement, la plupart des fabricants vous diront qu’ils la maîtrisent et que vous n’avez rien à craindre. Nous essaierons de fournir des réponses et des conseils si la protection de votre entreprise contre la cybercriminalité est une chose importante.

Dans cet espace, HP a été récemment reconnu pour ses périphériques d’impression les plus sécurisés au monde. Les analystes de l’industrie avec lesquels nous collaborons confirment qu’ils ont une longueur d’avance sur les autres fabricants, et qu’ils continuent de pousser leur avance dans ces technologies. HP dispose de technologies dans ses périphériques d’impression destinés aux entreprises pour vous protéger à tous les niveaux de votre système d’exploitation, pour que les pirates informatiques ne puissent pas entrer. Ils veillent à rester en avance sur la compétition en fournissant des outils logiciels pour automatiser le verrouillage ou le renforcement de vos dispositifs  d’impression. Le logiciel fournit également des rapports qui donnent une visibilité sur les zones de risque potentielles de votre infrastructure d’impression. C’est une bonne chose, et c’est utile, mais le fait est que si vous avez des périphériques qui n’ont pas les nouvelles technologies (soit des anciens périphériques d’impression / copie, ou certaines marques de matériel) sur votre réseau, vous pourriez avoir de sérieuses brèches qui mettent votre organisation à risque.

Si vous ne fermez pas tous les ports et tous les protocoles non nécessaires, et que vous ne faites pas les mises à jours constamment avec les derniers correctifs, vous vous exposez au risque.

De nombreuses organisations nous disent qu’elles ne seront pas la cible de cybercriminalité et de rançongiciel. Nous entendons régulièrement: «Pourquoi serions-nous une cible? Nos données ne sont même pas importantes».

La réalité est que tout ceci est bon marché. Cela ne doit même pas être un investissement en capital! Protégez les données de votre entreprise et assurez-vous que les logiciels malveillants ou les ransomwares ne vous fassent pas mettre la clé sous la porte pas la porte. Je n’essaie pas de vous faire peur, mais de nombreuses entreprises victimes d’attaques et qui perdent leurs données et leurs systèmes n’arrivent pas à se remettre sur pied assez rapidement après un arrêt complet et risquent la fermeture ou un impact critique sur leurs finances. Là encore, le coût d’opportunité de la non-mise à l’épreuve de votre infrastructure d’impression peut vous faire économiser de l’argent par rapport à votre état actuel, mais le coût d’opportunité de ne rien faire pourrait être important. Finalement, selon l’IBM Security and Ponemon Institute dans l’étude publiée en 2017 Cost of Data Breach Study: Canada, les 27 entreprises canadiennes ayant participé à l’étude ont subi une perte totale moyenne de 5,78 millions de dollars.

Contactez-nous pour une évaluation gratuite de votre infrastructure d’impression. Nous vous informerons des risques et vous fournirons un plan simple pour combler les failles. Avec vos spécialistes SIG à vos côtés, la mise à jour et la sécurisation de l’infrastructure d’impression peut être réalisée avec un simple modèle de service, ce qui permet à votre équipe informatique de se concentrer sur d’autres aspects critiques de l’entreprise.

Demandez votre évaluation de sécurité d’infrastructure d’impression sans obligation

4 raisons de faire passer la consolidation des fournisseurs au niveau supérieur avec les SIG (Services d’Impression Gérés) et la Gestion de Contenu d’Entreprise (GCE).

De plus en plus de clients nous demandent
d’élargir notre offre afin de prendre en charge davantage de fonctions d’impression, de numérisation et de gestion de flux de travail numérique / de contenu de bureau dans le cadre de leur stratégie de consolidation des fournisseurs informatiques. Certains pourraient penser, à première vue, qu’il ne s’agit que de solutions d’impression de bureau, de stockage de documents, de flux de travail simple, etc. Cependant, pour intégrer ces technologies et tout faire fonctionner, il faut des connaissances et une expertise qui ne se trouvent pas dans une équipe informatique traditionnelle. SmartPrint s’est associé à HP Inc. pour fournir des imprimantes et des copieurs HP avancés prenant en charge l’intégration avec une architecture ouverte pour permettre un flux de travail de document complet et intégré, une solution numérique toujours opérationnelle et hautement évolutive. Il existe des raisons impérieuses de passer de la réduction des coûts à la consolidation des fournisseurs.

Par exemple, nous avons un client du secteur de la manufacture qui s’appuie sur SmartPrint pour gérer tous ses périphériques d’impression sur 7 sites à travers le Canada. Nous avons intégré un moteur de flux de travail qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de classer des documents structurés et non structurés importants dans un système de gestion de documents simple avec la possibilité de les rechercher et de les récupérer rapidement dans le futur. Cela semble simple, cependant, il était très important pour ce client de protéger ses données et sa propriété intellectuelle et que la solution intégrée réduise considérablement le temps que ses employés consacrent à la recherche de documents importants dans leurs services clientèle et financier. Avant la mise en œuvre, ils ont estimé en centaines le nombre d’heures consacrées par mois par les employés à la recherche dans des classeurs, des boîtes en papier et des documents numériques non classifiés. Tous les matériels, logiciels, SIG et services professionnels sont intégrés dans un programme SmartPrint 360 pour un tarif mensuel fixe.

Top 4 des raisons de faire confiance en vos spécialistes SIG pour la consolidation des fournisseurs au-delà des offres SIG de base

1. Ne restez pas prisonniers d’une infrastructure d’impression qui ne supporte pas votre vision

• Travaillez avec des spécialistes pour assurer le succès de vos projets futurs. Vos spécialistes SIG ont besoin d’expérience pour recommander des solutions matérielles et logicielles indépendantes afin de vous assurer que vous disposez des bases sur lesquelles vous devez bâtir. Avec les bases appropriées (infrastructure d’impression et d’imagerie) en place, vous pouvez vous assurer que votre organisation continue à développer et à mettre en œuvre avec succès la numérisation des processus métier et le flux de travail automatisé. Il est étonnant de constater combien de fois nous rencontrons des entreprises qui avaient une grande vision des solutions et qui devaient indiquer avoir besoin d’investir massivement dans la fondation à cause de mauvaises décisions technologiques.

2. Changer la façon dont cela a toujours été fait

• L’automatisation du flux de travail pour les utilisateurs et les services peut être intégrée à long terme si le système de gestion de contenu électronique est intégré aux processus de travail des utilisateurs, qu’ils soient sur papier ou numériques. Si vos spécialistes SIG s’efforcent de mettre en œuvre et de prendre en charge l’infrastructure d’impression et les intégrations des logiciels associés (logiciel de sécurité d’impression, moteur de flux de travail, gestion de documents et systèmes de gestion de contenu), vous bénéficiez du soutien dont vous avez besoin en cas de problème avec l’un des composants de la solution. Lorsque ces solutions sont conçues, mises en œuvre et prises en charge à long terme par des spécialistes prenant également en charge tous les périphériques connectés, votre partenaire est en mesure de garantir que le système reste en place avec une formation, un support et un développement cohérents.

3. Des employés plus productifs

• Votre organisation peut compter sur son partenaire SIG pour vous aider à prendre les bonnes décisions pour le meilleur matériel et logiciel du futur, avec une expertise qui ne peut pas être externalisée. Un partenaire spécialiste SIG qui contrôle l’ensemble de l’infrastructure d’impression et d’imagerie et le flux de travail est le meilleur choix.

4. Simplifier les processus du centre d’assistance TI

• Avec un partenaire en charge dédié, l’expertise et la responsabilité de traiter les problèmes lui incombent. Le centre d’assistance informatique est simplifié et la disponibilité de l’utilisateur est gérée à un niveau optimal.

Si le temps est venu de simplifier votre activité et d’envisager le prochain niveau de consolidation des fournisseurs, nous vous recommandons de faire appel à un expert SIG indépendant. Il fournira des recommandations de solutions matérielles et logicielles indépendantes pour assurer l’évolutivité et la flexibilité nécessaires à la pérennité de votre infrastructure d’impression.

Contactez-nous pour en apprendre davantage à ce sujet.

Grâce à la solution AccuRoute d’Upland, les utilisateurs peuvent acheminer des documents commerciaux importants de tous types, en interne et en externe, afin de prendre en charge l’automatisation des processus d’affaires. L’application web d’AccuRoute permet aux utilisateurs de créer rapidement et efficacement de nouveaux flux de travail automatisés. Ces flux de travail peuvent facilement être intégrés pour prendre en charge la distribution de contenu via des applications professionnelles telles que les logiciels ERP, les logiciels de gestion de documents et de gestion des enregistrements, ainsi que de simples groupes de travail ou des destinations telles que des dossiers partagés, des imprimantes, des télécopieurs, des courriers électroniques ou toute autre destination de votre choix.

Travailler avec un integrateur d’AccuRoute

Un intégrateur AccuRoute permet à l’application d’intégrer vos périphériques d’impression de réseau existants afin de permettre une stratégie de capture de contenu distribuée pour que la solution puisse être omniprésente dans les différents services et lieux de votre organisation. AccuRoute vous permet de capturer le contenu de documents papiers, de les convertir en numérique et de passer à des flux de travail complexes. Avec la consultation intelligente pour transformer le flux de travail, un utilisateur peut placer des documents papiers dans un périphérique de numérisation ou utiliser une imprimante multifonctions, toucher l’écran pour sélectionner le flux de travail adéquat, et le tour est joué. Le processus métier automatisé prend en charge et termine toutes les tâches.

Tout le contenu de votre entreprise peut devenir disponible dans l’ensemble de votre organisation. Les documents peuvent être convertis au format souhaité, la taille du fichier est compressée, les métadonnées peuvent être extraites, la solution peut fonctionner avec et lire des codes à barres et tous les flux de travail peuvent être intégrés à votre logiciel de back-office. La solution peut évoluer pour prendre en charge une entreprise qui grossit, mais elle fonctionne également bien dans les organisations de taille moyenne. Une fois mis en œuvre, elle fournit une plate-forme de flux de travail d’entreprise à toute épreuve.

Cette solution peut activer le flux de travail de fichier de tout format en toute sécurité. Elle s’intègre à tous les principaux systèmes de gestion de documents, de contenu et d’archivage. Lorsque le document arrive à destination, nous pouvons nous assurer qu’il est entièrement interrogeable, de sorte qu’aucun contenu ne soit perdu.

Trois valeurs fondamentales de la solution AccuRoute

1. Extraire facilement le contenu
   Convertissez le contenu professionnel de n’importe quelle source, que le format actuel soit un document numérique, du papier, des flux de données numériques comme des fax, des courriels ou d’autres applications en un contenu professionnel sûr et utile.

2. Flux de travail automatisé pour que votre contenu soit au bon endroit
   Tous les documents sont capturés, analysés et livrés à la destination et ou aux destinataires appropriés.

3. Stockage de contenu sûr et consultable
   Garantir que les exigences de conformité sont remplies et sécuriser le contenu avec la journalisation, la sauvegarde et la prévention des pertes de données.

Comment y parvient-on? Les périphériques d’impression de votre bureau sont les rampes d’accès et de sortie du contenu de votre organisation. Vos spécialistes en gestion des services d’impression peuvent jouer un rôle d’intégrateur et vous aider à créer un flux de travail numérique qui rende votre entreprise plus efficace et mieux organisée. Sur une autre note très importante, puisque vos contenus peuvent être des informations clients confidentielles, de la propriété intellectuelle, des informations commerciales critiques, etc., il est extrêmement important de garantir la sécurité de vos périphériques d’impression car un grand nombre de ces informations sensibles y circulent. De plus, les capacités de numérisation et une architecture ouverte prenant en charge des intégrations simples sont importantes. Nous recommandons les périphériques d’impression d’entreprise HP en raison de leurs fonctions de sécurité et de flux de travail de numérisation supérieures avec leur périphérique de numérisation MFP Flow breveté.

SmartPrint a aidé des entreprises de tous les secteurs à mettre en place des solutions simples, intégrées, évolutives et puissantes de gestion des processus métier, afin de les aider à aller plus vite.

Contactez un spécialiste à propos des solutions de flux de travail de contenu.