Author: Rob Farrell

SmartPrint Inc. remporte le prix Upland Partenaire de l’année pour la deuxième année consécutive!

Posté le par Rob Farrell

picture of smartprint upland awardLe 21 août 2018, lors de la rencontre de l’ILTA (International Legal Technology Association), tenue à National Harbor, dans le Maryland, Upland a récompensé SmartPrint par le prix “Partenaire de l’année” pour ses efforts couronnés de succès dans le développement et la mise en œuvre de projets personnalisés mettant au défi l’équipe d’Upland tout en améliorant le flux de travail de nos clients. L’équipe d’intégration de contenu SmartPrint, dirigée par Chris Kirby, Vice-président de l’intégration de contenu, a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe d’Upland pour mettre en œuvre le logiciel Upland AccuRoute pour la capture sécurisée de documents et le routage afin de résoudre les problèmes d’affaires tout en simplifiant les processus pour les utilisateurs.

L’équipe de consultants SIG de SmartPrint a demandé à ses clients d’innover et de rationaliser leurs processus d’entreprise avec des solutions de flux de travail de document intelligentes et complètement intégrées qui optimisent la transformation numérique. Les résultats simples de ces projets améliorent l’efficacité des utilisateurs, la rétention et la disponibilité du contenu et la sécurité de la propriété intellectuelle grâce à l’automatisation. Une conséquence de ces solutions est souvent la réduction de l’impression de bureau, ce qui profite également à l’environnement. L’équipe des solutions de flux de production de contenu SmartPrint gère tous les aspects de nos projets de solutions logicielles, de l’architecture de la solution à la validation du concept, en passant par la mise en œuvre, la formation des utilisateurs et l’assistance technique de premier et deuxième niveau.

Nous sommes très heureux de recevoir ce prix pour la deuxième année consécutive! Merci Upland pour votre excellent partenariat!

À propos de SmartPrint:

SmartPrint, le fournisseur SIG indépendant le plus reconnu au Canada, aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts en Services d’Impression Gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant des SIG au Canada, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens.

Pour en apprendre d’avantage à propos de SmartPrint, veuillez visiter notre site web: https://smartprint.com/fr/

Quel est le rapport entre un logiciel d’Intelligence Artificielle (IA) et les Services d’impression Gérés?

Posté le par Rob Farrell

Depuis quelques années, SmartPrint propose à hp printer with securityses clients des solutions logicielles d’intelligence artificielle simples et évolutives prenant en charge la transformation numérique. La demande de transformation des processus manuels sur papier continue d’augmenter dans les secteurs financiers, juridiques, de la santé, de la fabrication, de l’assurance, de la vente au détail et dans plusieurs autres secteurs. L’implantation de solutions logicielles d’automatisation des processus simples d’utilisation et évolutives est de plus en plus répandue. Et vraiment, cela n’a pas besoin d’être complexe. La transformation numérique se traduit par une efficacité accrue, et peut ultimement offrir un avantage concurrentiel pour votre organisation.

Il est facile de s’y mettre et  voici quelques simples exemples de la façon dont nous avons aidé nos clients:

  1. Automatisation du stockage de la gestion des documents – Nous pouvons installer des logiciels d’intelligence artificielle pour distinguer automatiquement des milliers de types et de formats de documents afin de permettre la capture à haute-vitesse, la classification, l’indexation, la reconnaissance, la saisie et la validation sur presque tous les types de documents. Lorsque l’on superpose l’intelligence artificielle, qu’on l’intègre à un système de gestion de documents et que l’on entrepose le contenu de manière organisée, votre contenu et vos droits de propriété intellectuelle sont protégés. L’avantage? Les documents, la propriété intellectuelle, les actifs et les données de vos clients sont désormais regroupés dans un endroit unique et sécurisé, indexé et consultable. Plus de contenu perdu.
  2. Comptes à payer – Cela peut-être très simple à déployer et très efficace pour le traitement des factures et nous n’avons pas besoin de configurer de formulaires ou de nouvelles applications. Nous pouvons facilement vous permettre de numériser des factures, de vérifier des données et le système termine le travail à votre place. Fini les erreurs de saisies de données capitales. Avec l’apprentissage machine, le processus peut être entièrement automatisé et des relevés d’exceptions peuvent être configurés au besoin. L’avantage? Une efficacité améliorée ainsi q’une précision augmentée.

Nous avons mis en œuvre des systèmes de gestion de documents très simples mais très puissants, en tant que référentiels sécurisés et interrogeables pour votre contenu d’affaires. Une fois le référentiel installé, vous pouvez intégrer et utiliser le logiciel d’intelligence artificielle pour traiter les flux de travaux numériques directement à partir d’entrées numériques ou par le traitement de vos documents numérisés vers le logiciel d’intelligence artificielle. Celui-ci peut prendre les documents et automatiser le traitement de plusieurs processus pour vos secteurs d’activité.

Comment s’y prend-t-on? Les périphériques d’impression de votre bureau sont les rampes d’accès et de sortie du contenu de votre organisation. Vos spécialistes des services d’impression gérés peuvent être les facilitateurs permettant aux logiciels d’intelligence artificielle de fonctionner avec votre système de gestion de documents, votre système ERP, vos systèmes financiers, etc. Grâce à l’intégration transparente du logiciel aux bons périphériques d’impression, vous pouvez améliorer le flux de travail de votre organisation. Sur une autre note très importante, étant donné que votre contenu peut contenir des informations sensibles sur le client, de la propriété intellectuelle, des informations commerciales critiques, et d’autres informations confidentielles, il est extrêmement important de garantir la sécurité de vos périphériques d’impression car un grand nombre de données sensibles circule dans les périphériques d’impression. De plus, les capacités de numérisation et une architecture ouverte prenant en charge des intégrations simples sont importantes. Nous recommandons les périphériques d’impression d’entreprise HP en raison de leurs fonctions de sécurité supérieures, et de flux de travail de numérisation grâce leur périphérique de numérisation MFP breveté.

Contactez-nous, pour en apprendre d’avantage sur la manière dont nous pouvons vous aider avec la transformation numérique.

Débarrassez-vous de la plus grande nuisance des équipes informatiques

Posté le par Rob Farrell

On parle bien des serveurs d’impressions, et non des utilisateurs! 

Il est ridicule de penser que pour la plupart des organisations, 25% à 40% des appels au support technique sont liés aux imprimantes. Et si vous pouviez réduire les appels liés à l’imprimante à 10% ou moins? Cela se traduirait par une baisse des appels au support technique de 15% à 30% par rapport à votre situation actuelle. Ainsi, vous pourriez augmenter les ressources d’assistance et améliorer le temps de réponse pour vos utilisateurs, ce qui aurait un impact positif sur leur productivité, sans oublier une plus grande disponibilité de votre parc d’imprimantes. Tout cela dans le but d’avoir des utilisateurs heureux et productifs.

Chaque serveur d’impression de votre entreprise est généralement installé sur une machine virtuelle (VM), qui doit être entretenue, sous licence et sécurisée, ce qui coûte cher et prend du temps.

Certaines entreprises sont en avance et offrent déjà à leurs utilisateurs l’impression sur IP. Elles ont consacré du temps et de l’énergie à élaborer et à gérer les noms des périphériques et à configurer leur système pour que lorsque l’utilisateur lance une impression, il puisse le faire sur n’importe quel périphérique de l’organisation. Cela semble être une très bonne chose, mais il existe une meilleure solution pour le faire. Elle est très peu coûteuse et permettrait à l’utilisateur d’être autonome. Les TI peuvent alléger la gestion des serveurs d’impression et la gestion directe de l’impression IP, sans parler de tous les problèmes liés aux conflits des pilotes d’impression, des configurations des nouveaux périphériques et de leurs pilotes respectifs. Les TI peuvent concentrer leurs efforts sur des choses plus importantes!

Vos spécialistes des services d’impression gérés seraient capables de vous aider avec un outil d’impression IP direct, géré dans le nuage (cloud based), qui permettra aux utilisateurs d’accéder, grâce à un contrôle des droits d’utilisateurs, aux emplacements dans votre environnement. En un simple clic droit, vos utilisateurs auraient accès à une carte des emplacements de chaque étage pour l’ensemble de votre organisation. Ceci peut être mis en œuvre rapidement et facilement pour une petite entreprise, comme pour une entreprise internationale. Ainsi, l’utilisateur bénéficie d’un contrôle simple pour imprimer facilement où il le souhaite, et la configuration des pilotes d’impression pour les nouveaux périphériques d’impression est désormais quelque chose que votre partenaire gère puisque les TI n’ont plus besoin d’être impliqués! Implémentez un nouveau périphérique d’impression dans un emplacement satellite, et le tour est joué. L’appareil est prêt à être installé et les utilisateurs peuvent travailler sans constater de changements. Pas de scripts à écrire, pas de réinitialisation du serveur, pas d’utilisateurs frustrés. Vous souhaitez aller plus loin? Vous pouvez intégrer et superposer une solution d’impression sécurisée pour mieux contrôler les périphérique de votre entreprise, la sécurité des documents et de votre propriété intellectuelle en offrant des fonctionnalités complètes d’audit et de création de rapports pour identifier qui imprime quoi, où et quand. Par conséquent, vous pouvez être conforme aux normes de sécurité tout en protégeant la propriété intellectuelle, les listes de vos clients et les autres données sensibles de votre entreprise. Ces solutions peuvent être mises en œuvre et prises en charge pour n’importe quel environnement existant. Compte tenu des problèmes de sécurité liés aux points de terminaison des imprimantes, il est important de souligner que HP fabrique les imprimantes les mieux sécurisées au monde. Tout en continuant d’améliorer l’environnement d’impression pour les utilisateurs en leur offrant un accès libre, et en installant une impression sécurisée pour générer des rapports et la conformité, nous recommandons de créer des normes de sécurité de périphériques permettant de renforcer les points finaux des imprimantes dans le but de limiter les risques d’attaques informatiques. Cela peut paraitre compliqué, mais c’est en fait assez simple.

hp printer with security

Contactez-nous, et l’un de nos spécialistes SIG vous expliquera les détails.

 

 

Les 5 principales raisons pour lesquelles faire affaire directement avec le fabricant n’est pas toujours la meilleure solution.

Posté le par Rob Farrell

Calculating the Top 5 Reasons Why Dealing With the Manufacturer Direct Is Not Always the Best Option

Il y a beaucoup d’acheteurs qui pensent que la meilleure offre ne peut venir d’ailleurs que directement du fabricant. Nous avons prouvé à maintes reprises que ce n’est pas vrai. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles nos clients continuent d’acquérir des SIG (Services d’Impression Gérés) auprès de SmartPrint, les spécialistes indépendants des SIG.

Voici les 5 principales :

 

1. Soutien, services et expertise pour 100% de l’environnement d’impression de bureau. Par le passé, les entreprises de services d’impression gérées n’administraient généralement que les imprimantes et les petits appareils multifonctions, et les fabricants détenaient le contrôle des grands copieurs. Aujourd’hui, des spécialistes indépendants des SIG peuvent facilement gérer tous les composants de l’environnement d’impression de bureau, de l’imprimante personnelle du bureau de la direction au grand copieur de production dans l’imprimerie et bien sûr, aux solutions logicielles et aux services d’intégration nécessaires pour simplifier la tâche dans vos affaires.

2. Des solutions indépendantes des marques. Les sociétés SIG indépendantes fourniront des solutions logicielles telles que l’accès sécurisé FollowMe, des logiciels de workflow, des plates-formes de gestion de documents, des logiciels de sécurité de l’infrastructure d’impression et bien plus encore. L’approche se concentre sur les meilleurs logiciels disponibles, et la possibilité de changer de marque à l’avenir en fonction des besoins des utilisateurs, des coûts et de la sécurité.

3. Des services flexibles pour soutenir des programmes personnalisés; vous êtes important. Puisque les entreprises indépendantes de services d’impression gérés se concentrent généralement sur les SIG, elles peuvent être agiles et fournir des services, créer des relations personnelles qui fonctionnent, des rapports personnalisés, une facturation simple et un accès à un expert en ligne, au besoin qui connait le compte.

4. Un coût total de propriété plus avantageux. Les sociétés SIG indépendantes peuvent fournir des évaluations comprenant un déploiement équilibré du nouveau matériel et une gestion du matériel déjà en place. Nous remarquons que lorsqu’un fabricant propose un plan d’amélioration de l’environnement d’impression d’un client, il s’occupe surtout de vendre autant de nouveau matériel que possible avec une stratégie de remplacement à l’identique, plutôt que de chercher à établir un équilibre entre l’efficacité des utilisateurs et le contrôle des coûts. 

5. Incroyable mais vrai, des prix plus intéressants! Les entreprises indépendantes sont plus agiles, avec des ventes, des frais d’administration et des frais généraux plus petits. Les principales sociétés de services d’impression gérés peuvent être plus compétitives sur les mêmes périphériques matériels que le fabricant. Cela coûte simplement plus cher au fabricant de gérer les ventes, la livraison et la mise en œuvre. Si vous ne nous croyez pas, vérifiez!

Vous souhaitez en apprendre davantage? N’hésitez pas à nous contacter.

Conseils pour un acheteur averti de copieurs : Les SIG ne sont pas un plan de prolongation du bail – Le vieil adage “mieux vaut un mal connu” n’est pas toujours votre meilleure option.

Posté le par Rob Farrell

man from mps company holding an mps lease extensionPlusieurs véritables entreprises de Services d’Impression Gérés (SIG) partageront cet avis, une extension de bail ou une mise à niveau de l’équipement avant la fin du bail n’est, le plus souvent, pas une bonne idée du point de vue du coût total de propriété. Il est à noter que nous avons récemment vu les tactiques suivantes de la part de fabricants de copieurs.

1. Nous les avons vus prolonger des ententes de locations à bas prix pour garder les machines qu’ils gèrent en place dans l’espoir de différer la décision de leurs clients de se lancer sur le marché.

2. Nous avons également vu des cas de proposition spontanée pour tenter de changer des équipements  sur lesquels il reste un bail parfois aussi long que trois années.  Il y a un certain nombre d’éléments importants à prendre en compte.

Voici quatre points à considérer avant d’accepter l’offre de l’entreprise de copieurs :

1. Risques importants de cybersécurité. Les copieurs présentent généralement un risque important d’attaques par des logiciels malveillants et est un point d’entrée réseau pour les hackers. Presque toutes les marques de copieurs (anciennes et nouvelles) ne peuvent être gérées avec des logiciels capables d’automatiser les dispositifs de verrouillage contre les menaces, de remédier à une attaque ou de signaler des zones potentielles de risque de cybersécurité.

Recommandations:

  • Creuser en profondeur. La plupart des fabricants vous assureront que leurs appareils sont à l’épreuve des menaces de cybersécurité. Ils ne le sont pas! Quelle que soit la marque, il y a toujours des risques de la part des hackers, mais il existe des marques principales qui sont en avance de plusieurs années sur la concurrence.
  • Faites affaire avec des spécialistes en SIG indépendants qui vous fourniront des recommandations pour le meilleur équipement, tout en tenant compte des capacités des marques en matière de cybersécurité. S’ils ne peuvent pas expliquer comment vous êtes le mieux protégé (profils de sécurité automatisés, rapports, etc.), continuez à chercher pour le bon partenaire. D’un autre côté, lorsque vous faites affaire avec un fabricant, le représentant des ventes a toujours pour but de vous vendre le plus de matériel possible; et par conséquent n’a pas toujours à cœur votre meilleur intérêt.

2. Un changement anticipé peut coûter cher à votre entreprise. Si le fabricant ou le revendeur de copieurs vous a vendu une entente de location de 60 mois, et que l’équipement ne répond déjà  plus aux besoins de vos utilisateurs, alors il est le mauvais fabricant et partenaire. Un changement anticipé est généralement offert en échange de la disparition du bail existant alors qu’en réalité, l’engagement financier restant de l’ancienne location s’ajoute au nouveau montant du bail. On ne vous recommande pas le refinancement!

Recommandations:

  • Ne remplacez pas un équipement défaillant par un équipement de la même marque. Vous vous retrouverez probablement dans la même situation dans 36 à 60 mois.
  • Trouvez une société de SIG de premier plan pour vous aider à améliorer votre environnement d’impression de bureau à court, moyen et à long terme, notamment en déplaçant des appareils vieillissants  vers des zones à volume inférieur, ou en les retirant de l’environnement lorsque cela est nécessaire.

3. Votre réalité d’hier ne répond plus aux besoins d’aujourd’hui de vos utilisateurs. Les remplacements similaires ne sont généralement pas une bonne idée puisque beaucoup de choses ont changé depuis la dernière mise à jour de votre équipement, et le moment est venu de regarder l’environnement d’impression de bureau complet.

Recommandations:

  • Faites affaire avec une société de SIG indépendante et fiable pour évaluer votre environnement et vous recommander des appareils et logiciels qui amélioreront l’avantage concurrentiel de votre entreprise grâce à un flux de production de documents plus efficace et à un coût total de propriété réduit.
  • Assurez-vous que votre comité d’achat voit au-delà des préférences historiques en matière de marque. En tant qu’experts dans ce domaine, nous constatons que bon nombre des plus grandes marques n’ont pas suffisamment investi dans la recherche et le développement pour offrir des équipements et des solutions qui assureront l’efficacité et la sécurité de votre organisation, aujourd’hui et dans le futur.

4. Il en coûte plus cher de faire fonctionner de l’équipement ancien. L’extension d’un bail de copieur existant est une mauvaise décision. Les anciens copieurs sont généralement plus coûteux à exploiter, même si le coût du capital (loué ou acheté) est pris en compte dans les coûts d’exploitation mensuels. Les appareils d’impression et d’imagerie semblent maintenant s’aligner sur la loi de Moore, c’est-à-dire que la puissance de traitement et la capacité de stockage de la technologie double régulièrement tous les deux ans.

Recommandation :

  • Faites affaire avec une société de SIG indépendante qui vous recommandera le matériel le mieux adapté à la durée requise du plan d’optimisation de votre entreprise.

Vous souhaitez en apprendre davantage? Contactez-nous.

Toujours attaché aux anciennes méthodes? Les impressions en tant que service sont l’avenir

Posté le par Rob Farrell

Chez SmartPrint, nos consultants en Services d’Impression Gérés (SIG) travaillent tous les jours avec nos clients dans le but d’améliorer leurs environnements d’impression de bureau.
Ce qui est assez étonnant, c’est que nous rencontrons régulièrement des entreprises de taille moyennes ou grandes, qui semblent de l’extérieur bien organisées (et je suis convaincu qu’elles sont aussi au cœur de leurs activités). Cependant, leur environnement d’impression est presque toujours hors de contrôle, et Il n’y a rien de plus frustrant pour les utilisateurs qu’un environnement d’impression hors de contrôle.

Voici un exemple typique:

Le service d’assistance informatique est submergé par les problèmes d’impression et les utilisateurs sont frustrés par les périphériques qui ne peuvent pas prendre en charge les tâches qu’ils doivent accomplir. Du point de vue des dépenses, il y a trop de copieurs multifonctions (MFP/Ds) sous-utilisés dont les contrats de location sont longs et coûteux. De plus, il existe souvent des imprimantes âgées de plus de 15 ans dans les groupes de travail et dans les bureaux. La direction des finances demande le coût total de toutes ces ressources mais personne n’est capable de répondre. Les périphériques d’impression peuvent présenter d’énormes risques de sécurité sur le réseau, et la personne en charge de la demande de soumission pour la mise à niveau de l’équipement peut être prête à louer de nouveaux copieurs présentant également un risque de sécurité. Le service d’assistance et la direction des TI veulent éviter de prendre en charge l’environnement d’impression pour se concentrer sur les projets informatiques au cœur de l’activité et de garder la lumière allumée (de l’infrastructure informatique) pour les utilisateurs. Les organisations se résignent à penser que c’est ainsi que les choses se passent. Eh bien, ça n’a pas besoin de se passer comme ça.

Il est temps de changer! Il existe une meilleure manière! Il est temps de se tourner vers l’impression en tant que service et de se débarrasser de la gestion des équipements et logiciels d’impression. Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs disposent de ce dont ils ont besoin et que l’infrastructure d’impression est toujours hautement disponible et gérée en tant que service. Selon l’IDC, d’ici 2021, 45% des appareils d’impression de bureau dans le monde seront vendus dans le cadre d’une entente d’impression en tant que service. Nous proposons cette offre depuis un certain nombre d’années déjà, et elle gagne en popularité.

Une autre prédiction intéressante de la même étude est que d’ici 2021, 60% des demandes de soumissions en SIG incluront une offre de services d’audit de sécurité en continu de l’infrastructure de documents et d’impression. IDC est une société très réputée dans l’industrie mondiale des technologies pour leur connaissance du marché. Il est donc très intéressant pour SmartPrint d’être déjà en avance sur le marché en offrant à la fois les SIG en tant que service, mais aussi des solutions de gestion de sécurité de l’infrastructure d’impression en tant que service. Cela devient encore plus intéressant lorsque l’on regarde le prix à payer des dégâts causés par une violation du cyber sécurité. De plus, IT World Canada a récemment publié un article intéressant sur les vulnérabilités potentielles des périphériques d’impression réseau et le coût d’une faille de sécurité potentielle.

SmartPrint peut facilement prendre en charge la gestion de l’ensemble de l’environnement grâce à un processus de mise en œuvre rapide et éprouvé; mettre à niveau la technologie; installer des logiciels de sécurité importants et d’autres processus documentaires sécurisés, ainsi que des logiciels de workflow, tout en économisant plus de 50% sur les coûts actuels! Nous pouvons le faire sans investissement en capital (en tant que service) tout en retirant les équipements existants qui affectent la productivité.

S’il est temps d’assainir votre environnement d’impression tout en économisant de l’argent, en libérant des ressources TI, dans le but de rendre des utilisateurs satisfaits, il est temps de le faire avec un programme d’impression en tant que service. Si vous pouvez vous débarrasser de la possession de ces équipements, pour la moitié du prix actuel, il n’y a pas de raisons à ne pas sauter à bord. De plus, vous ferez d’une pierre deux coups, en ayant la possibilité de sécuriser  votre infrastructure d’impression. Contactez-nous si vous êtes prêts au changement, et voyons ensemble si nous pouvons vous aider.

Un rançongiciel (ransomware) frappe un cabinet d’avocat – Comment tout ceci aurait pu être évité?

Posté le par Rob Farrell

Nous avons dernièrement beaucoup communiqué sur la sécurité de l’infrastructure d’impression et nous voulions vous partager nos commentaires au sujet de l’attaque dont a été victime un cabinet d’avocats de Toronto. C’est hélas un bon exemple d’une brèche qui, faute d’une préparation soignée avec un bon équipement et de bonnes configurations, aurait pu être complètement évitée.

Notre équipe d’administrateurs de systèmes travaille avec des clients de sociétés juridiques, financières, dans le domaine de la santé, de la fabrication et d’autres types d’organisations pour les aider à sécuriser l’infrastructure d’impression de bureau. C’est une pratique très importante étant donné que selon la firme de sondage IDC, 40% des entreprises canadiennes ont vécu des violations de sécurité en 2016 et que 54% de ces hacks ont été perpétrés via l’infrastructure d’impression comme point d’entrée. Épeurant n’est-ce pas pas!

Voici comment le cabinet d’avocat aurait pu mieux se protéger:

  • Les meilleurs périphériques d’impression de bureau aurait arrêté immédiatement une attaque de logiciels malveillant. Une fois que le travail d’impression contaminé par le logiciel malveillant s’est rendu à la file d’attente d’impression ou à l’imprimante, celle-ci aurait immédiatement redémarré, et ainsi renversé l’attaque.
  • Si le client avait installé le dernier logiciel de sécurité d’impression recommandé par SmartPrint, celui-ci aurait informé les TI de la tentative de violation afin qu’elle ne soit pas ignorée.
  • L’entreprise aurait pu automatiser les processus entourant la sécurité de l’infrastructure d’impression et laisser ceux-là travailler à chaque instant. Ces processus auraient également été en mesure de notifier le groupe d’utilisateurs de la tentative d’attaque et les assister dans l’amélioration de la connaissance par les utilisateurs des logiciels malveillants.

Ce qui nous désole à chaque fois que nous complétons une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression d’un client, c’est la surestimation qu’il a de son niveau de sécurité. Pourtant, les résultats de notre évaluation souligne des failles de sécurité importantes. Ne sous-estimez pas l’importance de la sécurité de votre infrastructure et ne croyez pas que vous n’avez pas le budget nécéssaire à lui allouer.  Nos évaluations sont gratuites et plus nous recommandons de mises à jour, de mises à niveau potentielles et installons des logiciels simples pour surveiller votre environnement, plus nous réduisons le coût total de propriété de l’organisation. Vraiment, c’est une situation ou tout le monde gagne: Une infrastructure d’impression sécurisée à moindre coût et un environnement plus productif pour les utilisateurs.

Contactez-nous pour vous assurer que vous êtes en sécurité.

SmartPrint de nouveau sur la liste CDN Top 100 Solution Providers!

Posté le par Rob Farrell

2017 cdn top 100 solution providers[Toronto, ON, Canada] – [11 Mai 2017] – SmartPrint figure au numéro 85 dans la liste Computer Dealer News (CDN) Top 100 Solution Providers cette année, en hausse d’une position par rapport à l’année dernière. La liste 2017 CDN Top 100 Solution Providers List classe les fournisseurs de fournisseurs TI sur la base de leur revenus de 2016.

La croissance organique que SmartPrint a rencontrée a été en grande partie due à la quantité importante de nouveaux clients nets qui ont été intégrés cette année, à une augmentation des services provisionnés à des clients existants, et a été nommé HP’s Print Partner of the Year.

SmartPrint continuera de croître et d’évoluer avec ses clients en les aidant à prendre le contrôle d’environnements d’impression de plus en plus complexes.

À propos de SmartPrint:

Récipiendaire du prix HP’s Print Partner of the Year, Smartprint est le fournisseur de SIG indépendant le plus reconnu au Canada. SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impressions complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impressions gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada en SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Transformation numérique pour le marché intermédiaire, une étape à la fois

Posté le par Rob Farrell

document management system document control

On peut penser que la transformation numérique englobe les technologies numériques pour améliorer l’efficacité des processus manuels; beaucoup l’identifient dans le bureau sans papier, et incluent généralement la gestion de contenu d’entreprise ou les systèmes de gestion de documents. La transformation devrait être le développement de façons de faire nouvelles et innovantes, plutôt que de simplement soutenir et améliorer les méthodes traditionnelles.

Dans un récent article par IT World Canada, 38% des cadres dirigeants canadiens de grandes entreprises sont en cours de déploiement de leurs stratégies de transformation numérique et 50% d’entre elles sont en phase de planification et de construction, tandis que 12% essayent toujours de déterminer un plan. Ce qui est intéressant, c’est qu’il est très difficile, et qu’il est très coûteux de transformer une grande entreprise. Il y a également généralement un gouffre qui sépare la haute direction de l’employé de premier niveau.

31% d’entre elles prenant des mesures en vue de la transformation numérique. Cependant, ce qui est extrêmement intéressant, c’est que les entreprises du marché intermédiaire au Canada, significativement plus nombreuses, sont en fait beaucoup plus agile et, avec des investissements limités, peuvent faire progresser plus facilement les gains d’efficacité importants grâce à la transformation numérique. Ils peuvent faire cela une étape à la fois sans décrochage ou impact sur le travail des services. Un autre facteur de soutien est que les entreprises du marché intermédiaire ont plus facilement adopté des technologies en nuage, donc elles sont peut-être plus prêtes qu’elles le pensent.

Voici un exemple d’une intégration simple du workflow à un système de gestion de documents et un système ERP ou financier.

Comptes à payer

document management system sample ap workflow

1. Capturer des factures de comptes à payer – Intrants

a. Le commis comptable numérise la facture papier et l’entre dans le workflow des comptes à payer.
b. Les technologies de télécopieurs contrôlent les fax over IP entrants de comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
c. Les technologies de courriel contrôlent les courriels entrants des comptes à payer et automatisent l’ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
d. Le commis comptable sélectionne et dépose les factures numériques qui ont pu venir d’autres sources digitales dans le workflow des comptes à payer.

2. Traitement et routage des documents

Une fois que la facture est entrée dans le workflow des comptes à payer, le logiciel de traitement capture le document, le convertit en PDF pouvant être consulté dans des textes et capture les données importantes (c.-à-d. La société, le numéro de facture, le numéro de commande, etc.), puis fait correspondre les données importantes avec Les données des comptes à payer du système financier et achemine le document vers l’espace de travail de l’administrateur comptable (système électronique de gestion de documents ou système de contrôle des documents) et est prêt pour l’étape de vérification.

3. Examen et approbation de l’opérateur – cette étape peut être une étape en cas d'”exception seulement”

Le commis comptable s’assure que le document est conforme et l’approuve pour paiement.

4. Livrer du système de gestion des documents et faire le lien vers le client dans le système financier

Approuver le paiement dans le système financier et enregistrer et lier le document pour les dossiers et la vérification.

Il s’agit d’un exemple de workflow très simple qui peut être mis en œuvre facilement avec un logiciel de workflow intégré dans un système financier et un système de gestion de documents basé sur le cloud peu coûteux pour prendre en charge le stockage numérique. Votre partenaire des services d’impression gérés devrait être en mesure de recommander le matériel et les logiciels appropriés, et de gérer jusqu’à la production complète et la mise en œuvre finale. Nous voyons généralement que l’automatisation du processus des comptes à payer réduira le temps de traitement de 60% à 70%. Ça, c’est efficace!

Souvenez-vous que des workflow numériques similaires et très simples peuvent être mis en œuvre pour les ressources humaines, d’autres fonctions financières, le contrôle de la qualité dans les zones de production, etc. Les organisations peuvent ne pas être prêtes à intégrer complètement la technologie, c’est-à-dire intégrer tous les systèmes à l’intérieur et à l’extérieur de votre Firewall. Il y a tellement de complexités – toutes les tierces parties dont votre organisation s’occupe devraient supporter les mêmes systèmes, protocoles et documents standardisés. Une modernisation totale de la technologie ne se produira pas du jour au lendemain, cela prendra beaucoup de temps, mais pour l’instant, votre transformation numérique peut être efficacement soutenue une étape à la fois. Il est temps de se débarrasser de ces classeurs et de passer à des systèmes de gestion de documents basés sur l’info-nuage peu coûteux.

Ne pas investir dans la technologie avant de comprendre le futur!

Avant de sélectionner un partenaire pour implémenter votre système de gestion de documents, assurez-vous qu’ils ont la capacité de configurer le système pour prendre en charge vos processus métier, et non pas le contraire. Nous voyons souvent que les entreprises investissent dans des logiciels qui ont généralement plus de capacités qu’ils n’en auront jamais besoin. Gardez à l’esprit que des solutions d’architecture ouvertes à moindre coût sont disponibles.

Contactez l’un de nos spécialistes pour configurer de façon optimale votre système de gestion des documents ou lisez cette étude de cas pour voir à quel point cette organisation a tiré profit d’un système optimisé.

Le manuel indispensable des services d’impression gérés par Smartprint, spécialiste et Leader des SIG

Posté le par Rob Farrell

Notre manuel indispensable des services d’impression gérés est disponible au téléchargement gratuit pour aider les entreprises à comprendre et à prendre le contrôle de leurs environnements d’impression

managed print services mps guideCOMMUNIQUÉ DE PRESSE – Toronto, Ontario – Avril 2016 – Le leader des Services d’Impression Gérés (SIG) SmartPrint,est fier de vous présenter le manuel indispensable des Services d’Impression Gérés. Le document gratuit de 14 pages téléchargeable gratuitement offrira aux entreprises de comprendre véritablement les SIG et l’impact positif de la prise de contrôle de leur environnement d’impression.

L’impression, l’imagerie et les processus métier inefficaces dans un environnement d’impression bureautique peuvent affecter l’efficacité globale d’une organisation. En outre, les coûts durs et doux associés sont souvent considérablement sous-estimés.

Notre manuel essentiel des services d’impression gérés couvre une variété de domaines auxquels toutes les organisations devraient être familières afin d’optimiser l’environnement et les coûts d’impression de leur organisation, y compris:

  • Introduction aux SIG
  • Les meilleurs pratiques en SIG
  • Les avantages des SIG, y compris les économies de temps, les gains d’efficacité des utilisateurs, l’amélioration du contrôle et de la sécurité des documents, la consolidation des fournisseurs, la standardisation de la flotte d’imprimantes et un environnement de bureau sans papier
  • Les avantages financiers des SIG, y compris des économies de coûts plus profondes et cachées
  • Préparer votre organisation aux SIG
  • Processus des services d’impression gérés, y compris des détails sur l’évaluation, la mise en œuvre et l’amélioration continue

“Il y a beaucoup à savoir et à apprendre lorsque l’on pense aux SIG et c’est pourquoi nous avons développé ce manuel essentiel des services d’impression gérés “, a déclaré Rob Farrell, vice-président des ventes et du marketing chez SmartPrint. “Nous croyons que les organisations ont besoin d’avoir accès à un guide faisant figure d’autorité en SIG afin qu’elles puissent comprendre ce que sont les SIG, comment améliorer leurs entreprises et comment choisir le bon partenaire SIG.”

Le manuel essentiel des services d’impression gérés est orienté vers les équipes de gestion, d’opérations, d’informatique et de finances qui veulent mieux comprendre l’impact et les coûts de leurs environnements d’impression et comment ils peuvent implémenter de manière proactive des solutions pour assurer un environnement d’impression et d’image optimal, rentable et adopté par les utilisateurs.

James Dunn, gestionnaire de la génération de la demande chez SmartPrint, ajoute, “un grand nombre d’entreprises que nous rencontrons savent pertinemment que leur environnement d’impression est hors de contrôle, mais ils ne savent pas quoi faire.”

“Nous encourageons toutes les personnes qui suspectent que leur environnement d’impression leur coûte temps et argent à télécharger gratuitement le Manuel essentiel des services d’impression gérés. C’est véritablement un outil essentiel pour comprendre pleinement les conséquences d’un environnement non géré” rajouta Dunn.

Les cadres et dirigeants désireux de télécharger gratuitement notre manuel peuvent le faire depuis le site de SmartPrint. Les parties intéressées peuvent également contacter un spécialiste des SIG pour toute demande de question au sujet du manuel.

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impression gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant des SIG au Canada, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants des SIG au Canada.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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