Services d'Impressions Gérés Archives - Page 6 of 6

Quel est l’état de la sécurité des infrastructures d’impression de votre organisation?

Posté le par Chris Kirby

Votre organisation investit beaucoup de temps, d’efforts et de ressources dans le développement des connaissances des employés. Il est donc important de protéger la propriété intellectuelle de votre organisation de toute source de corruption ou de vol. Les ouvertures des ports d’imprimantes, des serveurs web d’imprimantes et des protocoles FTP peuvent être un point d’entrée populaire pour les pirates informatiques, et malheureusement, la sécurité du réseau d’impression est un domaine souvent négligé, qui expose les organisations à des failles de sécurité potentielles. Afin de déterminer la sécurité de votre réseau, vous devriez commencer par effectuer une évaluation de la sécurité de l’infrastructure d’impression pour identifier les vulnérabilités potentielles. Nous vous recommandons alors d’implémenter des logiciels et des processus qui verrouilleront l’environnement d’impression physique et numérique, automatiseront la sécurité d’impression et permettront des fonctions de reporting et d’audit.

Évaluer la sécurité de votre réseau d’impression

Une évaluation complète de la sécurité du réseau d’impression devrait analyser la configuration de tous les périphériques d’impression sur le réseau, ainsi que la façon dont ils sont utilisés pour toutes leurs fonctions. Voici une liste d’éléments à examiner lors de votre évaluation de sécurité:

Accès non-autorisés

L’accès non autorisé est l’utilisation d’un ordinateur ou d’un réseau sans autorisation. Un cracker ou un pirate informatique est quelqu’un qui tente d’accéder à un ordinateur ou à un réseau illégalement. Certains pirates pénètrent dans un ordinateur ou un réseau pour le défi. Cependant, d’autres le font pour utiliser ou déroger à la propriété intellectuelle et aux ressources, ou pour corrompre des données. Évaluez les points d’accès – physiques et numériques – et les protocoles sur votre réseau d’imprimante et sur tous vos périphériques d’impression en réseau, et identifiez les points d’accès et les protocoles utilisés comme incursions pour des menaces potentielles pour la sécurité.

Les impressions non réclamées

Déterminer ce qui arrive aux travaux d’impression physique non réclamés. Lorsque des documents confidentiels sont imprimés et laissés sur des appareils d’impression de groupe de travail, que fait-ont de ces documents?

Paramètres et ports du périphérique

Évaluez les ports et les protocoles des périphériques d’impression en réseau et identifiez ceux qui ne sont pas utilisés.

Processus de numérisation

Déterminez quels sont les utilisateurs qui numérisent des documents et où ces documents sont envoyés une fois qu’ils ont été scannés sur des périphériques dans le réseau de l’entreprise.

Liste des vulnérabilités

Documentez toutes les vulnérabilités de sécurité que vous avez découvertes et développez un plan de sécurité pour résoudre chaque vulnérabilité.

Cliquez ici pour voir si vous êtes admissibles à une évaluation gratuite de la sécurité de votre infrastructure d’impression.

Comment améliorer la sécurité de votre environnement d’impression réseau

Politique de sécurité de périphérique

Si votre politique de sécurité de périphérique n’est pas clairement établie ou si vous n’en avez pas une qui est formellement documentée, votre organisation peut être vulnérable aux menaces de sécurité sans même s’en rendre compte. il est donc impératif d’avoir une politique de sécurité de périphérique exhaustive et de s’assurer qu’elle soit correctement mise en œuvre. Assurez-vous que votre politique spécifie et limite l’accès aux informations et aux ressources du réseau. Cette politique est la base de la création d’un environnement d’impression réseau sécurisé.

Gestion de documents

La gestion des documents, souvent appelée Système de gestion de documents (DMS), est l’utilisation d’un système informatique et d’un logiciel pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images électroniques d’informations sur papier capturés à l’aide d’un scanner de documents, d’un périphérique multifonction ou d’un copieur en réseau.

Examinons l’entreposage papier traditionnel. Des rangées de grands dossiers de documents sont placées dans ces classeurs dans l’espoir d’être stockées correctement. Le papier ne tient pas compte de qui l’a vu, l’a copié ou l’a balayé, et il peut être détruit ou endommagé accidentellement par de l’eau, un incendie ou le déversement de café.

Pensez à un système de gestion de documents en tant que grand classeur électronique avec des dossiers qui sont stockés dans un nombre illimité de tiroirs (en fonction de l’espace disque dur, bien sûr). Le contenu numérique est sécurisé par les droits d’accès des utilisateurs. Lorsque les documents sont vérifiés, les journaux d’audit modifiés peuvent suivre qui a examiné le document, modifié le document avec des références de version et peut même empêcher les utilisateurs non autorisés de visualiser ou d’imprimer le document. Les processus de sauvegarde informatique du Système de gestion de documents garantissent que les documents ne sont pas endommagés ou détruits accidentellement, contrairement à ceux stockés dans des systèmes de classement papier.

Workflows des impressions et automatisation des processus

Pour de nombreuses organisations, il est difficile de surveiller et de gérer les travaux d’impression de chaque utilisateur. Plusieurs fois, les travaux d’impression sont oubliés ou envoyés à la mauvaise imprimante et les documents finissent par dormir sur l’imprimante et ne sont jamais être récupérés par l’utilisateur. Ceci est particulièrement gênant lorsque des documents confidentiels sont laissés à la vue de tous (même des utilisateurs non autorisés).

Pour éviter que cela ne se produise, vous devez établir des workflow d’impression et automatiser les processus d’impression. Un workflow d’impression est la définition, l’exécution et l’automatisation des processus métier où les tâches, les informations ou les documents sont transmis d’un participant à l’autre selon un ensemble de règles et de procédures.

L’impression FollowMe permet aux utilisateurs d’imprimer sur une file d’attente d’impression partagée et de parcourir et de lancer leur travail d’impression à partir de n’importe quel périphérique de sortie autorisé. Cela garantit que l’impression reste confidentielle pour un utilisateur spécifique et réduit les déchets imprimés à partir des documents laissés sans recouvrement sur l’imprimante. Si une imprimante est hors service, les utilisateurs peuvent libérer leurs travaux d’impression à partir de la prochaine imprimante disponible, sans perturber la productivité.

L’authentification dans les périphériques de sortie multifonctions permet de présenter des workflow personnalisés sur le panneau. Ce processus garantit un accès sécurisé pour récupérer le contenu imprimé tout en utilisant les périphériques sur les principales applications qui stockent le contenu capturé.

Les outils de suivi et de reporting créent une transparence pour tous les coûts d’impression, aidant les gestionnaires des finances à allouer ou à récupérer les coûts des différents services ou clients. Les organisations peuvent également utiliser des données de suivi pour les aider à respecter les règles de l’industrie telles que Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), la norme de sécurité des données de cartes de paiements (PCI DSS) et Sarbanes-Oxley (SOX).

Logiciel automatisé de sécurité de périphérique d’impression

Renforcer la sécurité de l’information et réduire considérablement les frais généraux en utilisant un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d’impression qui déploie et met automatiquement à jour les certificats d’identité des périphériques d’impression. HP Security Manager effectue ces déploiements et mises à jour automatiques et offre un processus simple et intuitif pour sécuriser votre flotte d’impression. Il déploie et surveille efficacement les périphériques en appliquant une politique de sécurité unique dans l’ensemble de la flotte et sécurise les nouveaux périphériques HP dès qu’ils sont ajoutés à votre réseau avec HP Instant-on Security. Maintenir activement et vérifier la conformité avec vos politiques de sécurité définies à l’aide de la surveillance automatisée de HP Security Manager et des rapports basés sur les risques est chose possible.

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la façon d’améliorer l’état de la sécurité de l’infrastructure d’impression de votre organisation, contactez un de nos spécialistes SIG ou demandez une évaluation gratuite de la sécurité de l’infrastructure d’impression.

Les 3 GROS avantages de la consolidation de ses fournisseurs d’impression

Posté le par Rob Farrell

Votre flotte d’impression est-elle hors de contrôle? Vos processus de gestion et d’approvisionnement des fournisseurs d’impression deviennent trop longs et trop compliqués?

Vous avez répondu oui à l’une de ces deux questions, alors il est temps de considérer faire affaire avec un spécialiste en Services d’Impression Gérés (SIG).

Nous rencontrons constamment des organisations avec des environnements d’impression bureautiques en piteux états. Peu ou pas de standardisation ou de maîtrise des coûts par rapport à leur flotte d’impression, souvent en raison de leur achat d’équipements et de services d’impression d’un certain nombre d’entreprises différentes.

Par exemple: L’équipe des services de bureau loue des copieurs d’un fabricant et travaille avec un «représentant attitré» qui vend constamment les nouveautés et les plus grands équipements et services les plus clinquants et qui, naturellement, vous permettront d’économiser de l’argent! L’équipe informatique achète des périphériques d’impression d’un grand revendeur, et l’équipe d’achat s’occupe de grandes sociétés d’approvisionnement pour supporter l’environnement d’impression pour le toner, les appels de service et tout ce dont ils ont besoin.

Dans de nombreux cas, un service n’a aucune idée claire de ce que fait l’autre service. Ce qui complique encore plus les choses, c’est que les organisations n’emploient pas de spécialistes qui peuvent prendre des décisions stratégiques sur les services d’impression et les achats d’équipement. Avec le bon type de partenaire d’impression, les organisations peuvent économiser des milliers de dollars par mois, simplifier la gestion des fournisseurs et les processus d’approvisionnement, et augmenter la satisfaction des utilisateurs.

La consolidation des fournisseurs d’impression de bureau et de numérisation est une stratégie qui a fait ses preuves dans l’augmentation du pouvoir d’achat, qui a son tour, offre des coûts réduits. is a proven strategy that increases buying power, which in turn leads to reduced costs. Finalement, la consolidation des fournisseurs mène à la simplification et la réduction des interactions des fournisseurs dans les domaines du processus d’approvisionnement et de réduction des risques.

En migrant vers un unique partenaire indépendant de services d’impression gérés qui gérera 100% des besoins d’impression et d’imagerie d’une organisation, les bénéfices suivants pourront être réalisés:

1. Des économies réduites pour l’équipement, les logiciels, les fournitures et les services

Un partenaire d’impression de premier plan est capable de tirer parti de ses connaissances sur le marché avec les bons fabricants pour fournir des prix standardisés beaucoup plus avantageux que l’organisation ne peut négocier par elle-même. Cette connaissance du marché est un facteur important dans la réduction des coûts de capitaux et d’opérations.
Un déploiement équilibré d’équipement avec les bons appareils dans les endroits appropriés pour augmenter la productivité des utilisateurs.

2. Réduction de la gestion des relations avec les fournisseurs et des coûts d’approvisionnement

La gestion des calendriers d’approvisionnement avec plusieurs fournisseurs prend du temps et de l’organisation; La consolidation des fournisseurs simplifie ce processus
Réduit considérablement les processus des comptes créditeurs; en passant de centaines de factures mensuelles à 1 facture trimestrielle détaillée.
Une simple interface Web pour le service d’assistance informatique et / ou les utilisateurs pour qu’ils puissent interagir, réduit le temps de formation et la confusion lorsque le support technique est nécessaire.

3. Réduction des risques et augmentation de la satisfaction des utilisateurs

Un(e) seul(e) partenaire d’impression / fournisseur / relation de vente signifie qu’un seul groupe de ressources techniques entre dans vos locaux. Cela facilite le contrôle et l’accès au bureau et au respect de votre politique de non-divulgation.
Un processus normalisé qui élimine le déplacement des responsabilités sur d’autres, ce qui entraîne la simplification des processus de support pour les TI et les utilisateurs.

Grâce à l’évaluation des environnements d’impression et la mise en œuvre des services des Services d’Impression Gérés, SmartPrint a aidé de nombreux clients du marché intermédiaire à réduire leurs fournisseurs d’impression de 5 ou plus à 1, en moyenne. En travaillant avec de grandes entreprises, les réductions des fournisseurs sont en général plus marquées par la transition de 30 fournisseurs d’impression à 1.

Lisez cette étude de cas et découvrez comment cette organisation a tiré parti de la consolidation de ses fournisseurs d’impression.

Beaucoup de ces organisations au départ n’avaient aucune idée que leurs relations avec les fournisseurs étaient hors contrôle et que la mise en œuvre de la consolidation des fournisseurs d’impression leur serait si bénéfique. La valeur de la consolidation de plusieurs fournisseurs d’impression dans un seul fournisseur, bien que difficile à mesurer dans les économies de coûts doux, a été considérée par des cadres dirigeants comme extrêmement précieuse. Et d’un point de vue environnemental, la réduction de l’administration et de l’utilisation du papier lors du travail avec un partenaire d’impression stratégique soutient la réduction de l’empreinte carbone d’une organisation.

Obtenez un aperçu supplémentaire de votre environnement d’impression avec une évaluation sans obligation.

Pour en savoir d’avantage ou contactez l’un de nos spécialistes en consolidation des fournisseurs d’impression et voyez comment la rationalisation des fournisseurs d’impression et de numérisation peut aider votre organisation.

Un vrai service d’impression géré livre des économies de coûts d’investissement et d’exploitation tangibles

Posté le par Rob Farrell

Les Services d’Impression Gérés via un fournisseur lié à un fabricant de matériel? Sont-ce vraiment des SIG?

Nous voyons régulièrement des organisations dans plusieurs secteurs qui exécutent des achats pour les imprimantes bureautiques en mode status quo. Beaucoup d’organisations dans les secteurs des services professionnels, de la fabrication et de la distribution ne font pas que s’engager dans de véritables services d’impression gérés (SIG). Nous voyons également des entreprises de soins de santé, des hôpitaux et d’autres organisations publiques travailler avec des fournisseurs de programmes d’enregistrement (VOR) qui ne répondent tout simplement pas aux objectifs que le comité d’achat leur avait fixé.

En règle générale, nous voyons que le plan d’impression se déroule dans l’un ou l’autre de ces choix:

En travaillant avec un fabricant de périphériques qui prétend fournir un service SIG, un rafraîchissement matériel individuel est effectué et se traduit par une augmentation considérable des coûts d’investissements, tout en réduisant modérément les dépenses d’exploitation. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement du matériel n’était même pas nécessaire.
Un rafraîchissement du matériel qui implique la consolidation et la réduction spectaculaire du nombre de périphériques est effectué. Cette approche permet d’économiser des capitaux et peut également réduire les dépenses d’exploitation, mais les économies de coûts d’exploitation sont souvent temporaires. Pourquoi? La consolidation peut fonctionner dans certains environnements, mais nous voyons souvent qu’en diminuant le nombre de périphériques dans tous les groupes d’utilisateurs, certains sous-groupes d’utilisateurs finissent par avoir à acheter d’avantage de périphériques d’impression, afin qu’ils puissent travailler plus efficacement. Malheureusement, les dispositifs que les groupes d’utilisateurs individuels achètent de leur propre chef ont des dépenses d’exploitation élevées et augmentent considérablement les coûts globaux.

Dans les deux cas, il manque l’analyse de tous les services de l’organisation en mettant l’accent sur la manière avec laquelle chaque groupe d’utilisateurs fonctionne et sur les exigences de workflow qu’ils ont. L’objectif de cette analyse est de faire en sorte que l’emplacement du périphérique soit correct, c’est-à-dire mettre en place un déploiement équilibré d’équipements et de solutions intégrées qui accroîtront l’efficacité de l’utilisateur. En utilisant cette approche, un consultant en SIG peut aider les entreprises à économiser les dépenses d’investissement et d’exploitation liées à l’environnement d’impression de l’entreprise tout en veillant à ce que tous les groupes d’utilisateurs aient les outils dont ils ont besoin pour réussir leur travail. À la fin, les groupes d’utilisateurs sont heureux et peuvent travailler plus efficacement.

Deux autres domaines très importants qui sont systématiquement ignorés par les deux approches mentionnées ci-dessus:

Un rafraîchissement du matériel est effectué sans tenir compte de la gestion de la sécurité des périphériques et sans un plan de sécurité de documents numériques et/ou physiques.
Un plan de gestion de périphériques d’impression est implémenté sans outils pour gérer les périphériques à distance via une console où les mises à jour du pilote, ainsi que des images de sécurité automatisées peuvent être implémentées dans toute la flotte de matériel.

Existe-t-il une opportunité d’optimiser votre environnement d’impression, afin de réduire considérablement les dépenses Capex et Opex, et accroître l’efficacité au sein de votre organisation?

Contactez-nous ou demandez une évaluation de l’environnement d’impression sans obligation, qui vous permettra de comparer les coûts et les avantages d’une solution d’impression gérée par rapport à l’état de votre environnement d’impression actuel. Nous élaborerons un plan de projet personnalisé pour votre organisation afin de garantir que des économies importantes et l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs soient réalisées grâce à une véritable mise en œuvre SIG.

Ressources additionnelles

Lisez cette étude de cas et constatez comment cet hôpital a réduit de 45% ses besoins en matériel d’impression.
Obtenez votre copie du Manuel indispensable des services d’impression gérés pour en apprendre d’avantage au sujet des SIG et de la manière avec laquelle ils peuvent améliorer votre entreprise.

SmartPrint recoit le prix HP Print Partner of the Year pour 2016

Posté le par Rob Farrell

Toronto, Ontario, Canada – 31 Octobre 2016 –HP Inc. remet à SmartPrint Inc. le prix «Print Partner of the Year for 2016», au Canada lors de la conférence mondiale des partenaires de cette année.

Mary Anne Yule, directrice générale de HP Inc. Canada a partagé que “en tant que société partenaire axée sur la croissance et la victoire via le canal, nous sommes ravis de féliciter SmartPrint commeque partenaire d’impression canadien de l’année. L’engagement de SmartPrint à offrir des services d’impression innovants et à plaider fortement pour les solutions de sécurité d’impression souligne vraiment le bon travail que nous pouvons faire avec nos partenaires du canal. Nous sommes fiers de travailler avec eux pour offrir d’excellentes expériences à nos clients communs. ”

Tim Lomax, président de SmartPrint a déclaré: «Il est formidable de voir le succès et la réussite de notre équipe soulignée par HP Canada pour la deuxième fois cette année. Nous sommes ravis que notre partenariat HP ait permis à l’équipe SmartPrint d’apporter une grande valeur à nos clients en leur permettant de comprendre leurs environnements d’impression complexes en mettant en œuvre notre premier programme de services d’impression gérés, des solutions matérielles et logicielles qui augmentent l’efficacité, améliorent la sécurité et qui leur permet d’économiser. ”

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts en Services d’Impression Gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant des SIG au Canada, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants des SIG Canada.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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Le bureau sans papier? Mythe ou réalité?

Posté le par Tim Lomax

Le concept du bureau sans papier a d’abord été introduit par IBM en 1975 dans le cadre d’une vision du futur où les ordinateurs auraient un impact dramatique sur la façon avec laquelle les gens travaillaient. Quarante ans plus tard, les documents papier prolifèrent toujours dans les bureaux de tous types d’entreprises à travers le monde. Alors, le bureau sans papier? Est-ce simplement un slogan de marketing ou peut-on vraiment y arriver?

Après près de trente ans passés dans l’imprimerie de bureau, j’ai constaté de grands progrès dans le virage vers un bureau sans papier, mais je ne nous vois pas nous défaire complètement du papier dans les prochaines années. Ce que je vois, cependant, c’est un changement accéléré vers le bureau avec moins de papier. Il y a plusieurs facteurs qui influent sur les efforts des gens pour se passer du papier, et qui entraînent une transition progressive contre l’élimination soudaine du papier.

Pourquoi éliminer le papier?

Voici les trois principales motivations pour prendre le virage sans papier:

Économies de coûts

Les documents papier coûtent de l’argent. Non seulement le coût réel de l’impression, mais aussi le traitement, le dépôt, la recherche, le recouvrement et la destruction finale (déchiquetage) à la fin de leur durée de vie utile. Certains experts de l’industrie estiment que 1 à 3% des revenus annuels d’une entreprise sont consacrés à la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. C’est beaucoup d’argent.

Environnement

Les propriétaires d’entreprises, leurs employés et leurs clients sont très conscients des impacts environnementaux de la production et de l’impression du papier, des arbres, de l’utilisation de l’eau, de l’électricité et de l’encre / toner et l’espace requis pour le stockage. Il existe de grands facteurs de motivation pour mettre en œuvre des initiatives vertes et être considérés comme un bon citoyen corporatif et jouer son rôle dans la sauvegarde de la planète.

Efficacité

Ce marché mondial hautement compétitif se déplace de plus en plus vite chaque jour. Toutes les entreprises recherchent des moyens d’améliorer l’efficacité, de réagir plus rapidement, d’être plus concurrentiels et de rester pertinents.

Alors, pourquoi imprimer plus?

Il y a quelques raisons pour lesquelles nous imprimons plus que jamais:

Explosion des données

La quantité d’informations disponibles sur Internet augmente exponentiellement sur une base quotidienne. Plus de données entraînent naturellement une plus grande impression.

Courriel

Cette communication commerciale instantanée est si simple, les gens créent, envoient et reçoivent des documents à un taux beaucoup plus élevé que jamais. Même si seulement une petite fraction de celle-ci est imprimée, le résultat est encore plus de documents papier diffusés dans votre bureau.

Facilité d’impression

Les coûts d’impression inférieurs d’aujourd’hui (en particulier la couleur), les connexions sans fil et la possibilité d’imprimer à partir de presque tous les périphériques signifient qu’il est plus facile que jamais d’imprimer, d’atteindre et de saisir votre impression.

Nos mauvaises habitudes

Il est difficile de se débarrasser de nos vieilles habitudes. Le virage sans papier nécessite de changer la façon avec laquelle nous faisons les choses, d’apprendre de nouveaux processus et de compter sur la collaboration de tout un chacun. Malgré toutes nos bonnes intentions, le changement est difficile.

Quelles aides avons-nous pour prendre le virage sans papier?

Tout comme l’accès à l’information et les avancées technologiques ont amélioré l’impression, ils nous ont également permis d’échanger des informations sans papier.

Mobilité

L’utilisation de téléphones intelligents, de tablettes et d’ordinateurs portables pour accéder à Internet pour envoyer un courrier électronique, rechercher Google et accéder à des informations à tout moment et depuis n’importe où, nous permet de passer facilement sans papier. Vous pouvez faire plus de choses sur votre téléphone aujourd’hui que vous pouviez sur votre ordinateur (si vous en aviez un) en 1975.

Stockage dans l’info-nuage

À l’instar de la mobilité, de la facilité et du coût relativement faible du stockage des documents dans le nuage, il nous permet de les trouver, d’accéder et de les partager plus rapidement et pour moins chers que leurs cousins en papier, ce qui nous rend plus efficaces.

Sécurité

Les fonctions de sécurité intégrées aux téléphones intelligents, aux ordinateurs et aux services en nuage d’aujourd’hui nous donnent la confiance nécessaire pour archiver, trouver et partager la plupart des documents de manière électronique et sécurisée au lieu d’utiliser les vieux classeurs. Cependant, pour les documents qui doivent encore être imprimés, la mise en œuvre d’une solution de libération d’impression sécurisée améliore non seulement la sécurité, mais elle peut également réduire l’impression jusqu’à 30%.

Services d’impression Gérés (SIG)

À mesure que les entreprises cherchent à migrer de la copie papier vers le contenu numérique, un plan élaboré par un consultant spécialisé dans les SIG améliorera considérablement le déploiement réussi d’un bureau sans papier.

Comme tous ces facteurs ont une incidence sur la façon dont nous accédons, échangeons et enregistrons les informations, le bureau sans papier est-il un mythe ou une réalité? Pour les peux nombreux à être déterminés, la technologie et les outils existent aujourd’hui pour rendre le bureau sans papier une réalité. Cependant, pour la plupart d’entre nous, la transition régulière vers le bureau avec moins de papiers est plus réaliste. Comme la plupart des choses dans la vie, il s’agit de trouver l’équilibre entre de multiples facteurs; Le coût, l’efficacité, l’environnement, le flux de travail et les progrès technologiques. Il y a beaucoup de facilité à mettre en œuvre de petites initiatives qui peuvent vous aider à démarrer dans la bonne direction comme par exemple:

Impression recto verso automatiques
Moniteurs doubles
Logiciel de signature numérique
Suivi d’impression basé sur des règles définies

Le plus grand impact de tous sera probablement de vos collègues. Avec les “milléniaux” qui représentent maintenant plus de 50% de la main-d’œuvre et qui se déplacent rapidement vers des postes de direction et qui ont grandi dans un monde numérique, le virage sans papier n’est pas seulement une initiative, c’est simplement leur façon de travailler.

Contactez-nous si vous êtes prêts à prendre le virage ou pour toute question.

Vos documents numériques sont-ils sécurisés?

Posté le par Rob Farrell

Le stockage de documents en papier, dans des classeurs au bureau, dans des boîtes de rangement ou sur un lieu de stockage hors site, devrait vraiment faire partie du passé. Le stockage de documents en papier peut constituer un défi pour les utilisateurs pour trouver et accéder aux documents dont ils ont besoin. De plus, avec le nombre croissant d’employés qui travaillent à distance et qui peuvent mener leurs tâches avec un ordinateur et un téléphone portable, le stockage papier rend la productivité impossible. En outre, il existe un risque associé à l’archivage de copies papier uniques de documents essentiels. Celles-ci ne sont pas protégées d’éventuels dégâts et ouvrent des brèches de sécurité. La transition vers les documents numériques est la bonne option pour lutter contre ces défis.

Lorsqu’une organisation cherche à réduire l’utilisation et le stockage du papier, une étroite collaboration avec des spécialistes des services d’impression gérés est indispensable. Ils s’assureront que l’environnement d’impression et de numérisation est configuré pour prendre en charge des processus de workflow efficaces pour le virage du papier au numérique, et ensuite vers un environnement numérique intégral. Sans un processus efficace pour vos utilisateurs, les efforts visant à réduire le papier et à mettre en place un stockage sécurisé en ligne peuvent constituer un défi majeur. Comme pour tout autre processus métier, si celui-ci n’est pas d’une facilité naturelle pour l’utilisateur, il échouera.

Il existe de nombreux logiciels simples qui aident la transition vers des documents numériques de façon très facile et efficace pour les utilisateurs. Il est également essentiel de rappeler que la sécurité des documents est une considération particulièrement importante lorsque vous passez au numérique. Les logiciels doivent être correctement intégrés à un système sécurisé de contrôle des documents d’impression et à un système sécurisé de stockage en ligne. Avec ces intégrations et workflow personnalisés au niveau de l’utilisateur, un plan de stockage de document numérique sera mis en œuvre avec succès et plus susceptible d’être adopté par les utilisateurs.

Défis du stockage de documents numériques

Avant d’implémenter une solution de stockage numérique pour les documents généraux de bureau et la gestion des documents, il faut considérer certains défis potentiels:

Fichiers non trouvables – Sans un processus simple et normalisé et des conventions de dénomination pour transférer des documents dans votre système de stockage en ligne sécurisé, les documents numériques peuvent être scannés ou déplacés et déposés dans un dépôt en ligne t perdus pour toujours.
Documents sans recherche de texte – S’il n’y a pas de processus automatisé ou simple pour convertir des fichiers papier et numériques en PDF avec recherche de texte qui offre une compression fiable. Les options de recherches futures et la facilité d’utilisation des documents numériques peuvent êtres impossibles.
Processus workflow complexe – Si le processus de workflow pour obtenir des documents numériques dans le référentiel de documents en ligne sécurisé n’est pas simple, les utilisateurs ne l’adopteront pas.
Fichiers numériques à risques – Sans l’intégration d’un système d’impression sécurisé et le blocage des périphériques d’impression et d’imagerie pour la sécurité, les documents numériques de votre entreprise peuvent être à risques. .

Sécurisez votre environnement d’impression avec l’aide d’un partenaire des services d’impression gérés (SIG).

Avec tous les défis liés au stockage et à l’impression des documents numériques, comment une organisation surpasse ces obstacles pour une mise en œuvre réussie? Tout commence avec les spécialistes des SIG qui comprennent parfaitement toutes les fractions et besoins de votre entreprise. À quoi devrait aider un partenaire des services d’impression gérés?

À effectuer une vérification de l’infrastructure d’impression de bureau complétée par une application logicielle éprouvée pour une compréhension claire des risques de votre organisation.
À mettre en place un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d’impression pour combler toutes lacunes sur des risques de failles de sécurité pour s’assurer d’un environnement d’impression sécurisé.
À mettre en place un système de contrôle des documents pour verrouiller toutes les fonctions des appareils d’impression et de numérisation (impression, numérisation, télécopie, copie) pour exiger et activer l’authentification rapide et simple des utilisateurs, dans le but d’augmenter la sécurité et fournir une piste de vérification des utilisateurs.
À s’assurer que le workflow de l’utilisateur dispose d’une intégration active directory pour permettre de diffuser des workflow personnalisés par utilisateur. Les workflow personnalisés peuvent être créés pour la conversion papier vers digital et routage vers l’archivage, et/ou, workflow numérique et routage vers l’archivage depuis l’ordinateur.

Contactez un spécialiste des SIG pour vous assurer de votre succès dans la migration vers un environnement sans papier, vous débarrasser des armoires de fichiers qui occupent trop d’espace et pour sécuriser votre stockage en ligne.

SmartPrint Inc. est reconnu comme Best In Class Partner de HP en Services d’Impression Gérés au Canada

Posté le par James Dunn

Toronto, Ontario, Canada 6 Juin 2016 — SmartPrint a été reconnue comme partenaire “Best In Class” de Hewlett Packard Canada (HP) en raison de sa vaste croissance en fournissant à ses clients des services d’impression gérés et de contrôle des documents et des solutions de workflow partout au Canada.

Leyland Brown, directeur des solutions for Hewlett-Packard Canada, présenta le prix à Tim Lomax, président de SmartPrint:

“Au nom de HP et de l’équipe canadienne des solutions, j’aimerais vous féliciter, ainsi que toute l’équipe de SmartPrint, d’être reconnue comme partenaire principale de HP MPS Channel« BEST IN CLASS »pour le deuxième semestre de l’année financière 2015. Votre dévouement à HP est une énorme contribution à la croissance de l’activité Channel MPS de HP et votre leadership est un moteur clé pour l’investissement continu de HP dans les produits, les ressources et les programmes pour développer les activités de Channel MPS “.

John Cammelari, Vice-Président de Commercial Channels in Canada déclara en remettant le prix à l’équipe de SmartPrint:

“SmartPrint, c’est la crème de la crème des partenaires HP en SIG auquel tous les autres partenaires sont comparés.”

Tim Lomax, président de SmartPrint:

“Cette récompense souligne de façon notoire le succès continu de l’équipe SmartPrint pour fournir des solutions SIG uniques et personnalisées qui ajoutent une valeur significative aux entreprises de nos clients. C’est très excitant d’être le premier partenaire technologique au Canada à gagner ce prix! Nous sommes ravis de poursuivre notre plan de croissance et d’expansion stable afin de soutenir les entreprises de marché moyen et entreprises partout au Canada.”

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des services d’impression gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada en SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au: www.smartprint.com .

Pour toute demande d’information de la part de la presse, ou d’analyses, veuillez contacter:
Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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Les meilleures pratiques d’impression de bureau. Utiliser des marques établies aux bons endroits

Posté le par Rob Farrell

Connaissez-vous les meilleures pratiques d’impression de bureau? Du point de vue de SmartPrint, il s’agit d’offrir la bonne technologie au bon endroit du bureau pour offrir aux utilisateurs les fonctionnalités et les options dont ils ont besoin pour être efficaces. Tout cela tout en veillant à ce que le groupe de périphériques recommandé soit optimal du point de vue des coûts.

Installer la technologie adaptée dans les endroits adaptés est au cœur des meilleures pratiques d’impression de bureau. Une erreur et les coûts viennent considérablement d’augmenter augmenter. De plus, les utilisateurs peuvent ne pas avoir les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pensez à l’efficacité d’un charpentier avec une scie avec laquelle il prendrait dix fois plus de temps pour couper un morceau de bois. Frustrant n’est-ce pas? Maintenant, pensez à un employé de bureau occupé et qui doit utiliser un périphérique avec une vitesse insuffisante, qui doit être réparé souvent, et qui ne fournit pas de fonctionnalités de numérisation. Cet employé doit à présent marcher 200 pieds pour numériser un document papier important pour le convertir en PDF.

Centraliser les impressions – Est-ce le bon choix?

Nous observons régulièrement les fabricants de copieurs, sur le marché canadien, essayer de vendre la centralisation de l’impression de bureau. Cependant, l’installation de dispositifs coûteux capturant toutes les pages au sein d’une organisation adresse rarement les besoins des utilisateurs. Ces installations peuvent potentiellement réduire les coûts globaux d’impression de bureau à court terme, mais souvent, elles ont pour effet de rendre les utilisateurs moins productifs. Cela ne se rapproche pas des meilleures pratiques d’impression de bureau car les déplacements dans le bureau coûtent de l’argent.

À maintes reprises, les consultants de SmartPrint se sont retrouvés dans des organisations qui ont été centralisées par le passé par le revendeur d’un fabricant de copieurs. Ce qu’ils remarquent généralement, c’est que les besoins des utilisateurs n’étaient pas satisfaits: plein d’anciens petits périphériques d’impression, à proximité des utilisateurs, étaient installés, et même de nouveaux périphériques étaient achetés de façon isolée par les différents services.

En conséquence, le bel objectif financier de centralisation dans le but de réaliser de grosses économies sur le coût par page a été totalement anéanti. De plus, les coûts de locations élevés de ces grands copieurs centralisés sont plus élevés que le reste des solutions d’impression pour l’ensemble du bureau, puis sont complètement sous-utilisés.

Pourquoi? Se pourrait-il que l’organisation n’ait pas eu une stratégie bien pensée pour l’impression de bureau? Elle choisit de travailler avec un fournisseur de fabricant dont le travail est de s’assurer que sa marque est la seule marque vendue afin qu’il puisse maximiser les revenus et garder la ligne d’assemblage occupée.

Les spécialistes indépendants recommandent les bons périphériques au bon endroit.

La seule solution est l’expert indépendant pour fournir un déploiement équilibré de l’équipement car, pour satisfaire les besoins des différents utilisateurs et services, il existe généralement plus d’une marque de matériel requis pour que l’environnement d’impression soit optimisé – à la fois pour l’expérience et le coût de l’utilisateur. Il existe des fabricants de matériel qui fabriquent de très bons périphériques de style grand copieur avec une architecture ouverte et une technologie de pointe qui offrent des fonctionnalités très élevées. Il existe d’autres fabricants qui créent des périphériques de petite et moyenne taille hautement efficaces et polyvalents qui peuvent être placés à proximité des groupes d’utilisateurs pour permettre l’efficacité avec toutes les fonctionnalités requises et une haute durée de fonctionnement.

Si les périphériques de petite et moyenne taille sont correctement placés, leurs coûts d’exploitation sont souvent très proches de ceux des grandes unités centralisées, à un prix beaucoup plus faible. Le bon équilibre des équipements peut faire une différence significative dans les coûts totaux de possessions si votre partenaire de SIG dispose d’une expertise des environnements d’impression qui répondent aux meilleures pratiques d’impression de bureau.

Garder un œil sur les futurs coûts cachés des fabricants.

La recommandation de l’équipement d’impression le plus adapté pour chaque catégorie requise pour supporter les utilisateurs garantit un bas coût total de possession à long terme. Il existe des fabricants avec une part de marché limitée qui fabriquent de bons appareils mais cela peut constituer un défi au niveau de la chaîne d’approvisionnement pour les fournitures et les pièces de rechange.

Cette situation entraîne des hausses de prix significatives d’une année à l’autre en raison du manque d’offre sur le marché. Certains fabricants de périphériques d’impression sortent de nouveaux périphériques chaque trimestre, apportant des modifications très subtiles tout en modifiant les stocks de fournitures et des pièces de rechange afin que, à l’avenir, ils puissent augmenter leurs approvisionnements et générer plus de profit à long terme. La stratégie de lancement de nouveaux matériels protège également les manufacturiers contre les fabricants de fournitures du marché secondaire, qui à long terme, génèrent de juteux profits.

Il n’en ressort rien pour l’utilisateur final; sauf encore plus de complexité et une augmentation des coûts.

Les spécialistes indépendants de SIG protègent les organisations en offrant les meilleures pratiques d’impression de bureau

La collaboration avec un expert indépendant des Services d’Impression Gérés (SIG) aide à protéger les organisations contre ces obstacles car il sait comment mettre en œuvre les meilleures pratiques d’impression de bureau. Vous pouvez obtenir la meilleure marque de périphériques au meilleur endroit. Les appareils d’impression les plus performants se protégeront contre les futures augmentations de prix et un déploiement équilibré permettra aux utilisateurs d’être efficaces et efficients tout en offrant la bonne combinaison entre le bas coût total de possession et la productivité des utilisateurs.

Apprenez-en d’avantage sur la façon dont les experts des services d’impression gérés optimisent les environnements d’impression dans le but d’atteindre la satisfaction des utilisateurs et la réduction des coûts.

SmartPrint Inc., leader des Services d’Impression Gérés, fait l’acquisition de LaserCorp Ontario

Posté le par Rob Farrell

Toronto, Ontario, Canada, le 19 Janvier 2016 — SmartPrint Inc., le chef de file des entreprises des SIG (Services d’Impression Gérés) parmi les entreprises canadiennes indépendantes, annonce aujourd’hui l’acquisition de LaserCorp’s Toronto MPS practice.

“C’est un formidable développement pour nos clients basés à Toronto qui pourront désormais exploiter le portefeuille de solutions logicielles et logicielles de SmartPrint“, a déclaré Eric Black, président de LaserCorp Inc.

“Nous sommes extrêmement heureux de soutenir les clients de LaserCorp et de nous croyons que nous pouvons les aider à mener leur organisations encore plus haut en matière d’efficacité et d’économies de coûts“, a déclaré Tim Lomax, le président de SmartPrint Inc. “Depuis 1990, LaserCorp fournit un service SIG haut de gamme à des entreprises de services professionnels dans tout le centre-ville de Toronto. Les clients LaserCorp rejoindront la liste en forte croissance des autres entreprises canadiennes de services professionnels clientes de SmartPrint. Dans le but de faciliter cette transition, l’équipe complète de services techniques de LaserCorp se joindra à SmartPrint. ”

Cette acquisition stratégique de plus de 100 clients petites et moyennes entreprises de services professionnels (juridiques, financiers et comptabilité) renforce la position de SmartPrint comme le premier expert indépendant du marché canadien des Services d’Impression Gérés.

“Notre vision est d’aider nos clients à comprendre les environnements complexes d’impression et d’imagerie grâce à notre équipe d’experts qui saura analyser leurs environnements et leur fournir des solutions qui leur offriront un avantage concurrentiel” déclare Rob Farrell, Vice Président Ventes et Marketing de SmartPrint Inc.

“Les deux entreprises ont fait preuve de créativité et se sont dédiés aux niveaux les plus élevés de service à la clientèle et d’intégrité. L’expertise, la spécialisation et la performance de SmartPrint offre aux clients canadiens la possibilité de prendre sereinement le virage vers les services en TI gérés”.

À propos de SmartPrint Inc.:

SmartPrint aide les entreprises à comprendre les environnements d’impression complexes. L’équipe de SmartPrint constituée d’experts des Services d’Impression Gérés (SIG) profite des meilleurs outils et systèmes du marché. En tant que chef de file indépendant du Canada des SIG, SmartPrint offre les meilleurs matériels et logiciels d’impression de bureau pour simplifier l’impression, la numérisation et l’échange des documents. Nos clients constatent des améliorations spectaculaires dans l’efficacité des utilisateurs, des coûts d’impression réduits de 30% à 50%, des baisses de 25% d’appels au service d’assistance et des gains d’efficacité administratifs significatifs grâce à la consolidation des fournisseurs. Nos solutions ne sont pas orientées vers les imprimantes. Elles le sont vers les gens. Voilà pourquoi nous sommes les chefs de files indépendants au Canada des SIG.

Pour plus d’informations au sujet de SmartPrint, veuillez visiter notre site au : www.smartprint.com

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Rob Farrell
rob.farrell@smartprint.com
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