Clients SIG – Faits marquants
Un important cabinet d’avocats canadien, faisant partie de l’un des dix plus prestigieux cabinets canadien, avec un siège social à Toronto et quatre succursales dans les principales villes du Canada, ainsi qu’un bureau dans une grande ville américaine.
Défis d’entreprise- Faits saillants
L’entreprise gère 4 fournisseurs distincts pour ses besoins en matière d’impression et de numérisation: une flotte d’impression éparpillée, des copieurs à grande vitesse, la récupération des coûts et une solution de workflow de numérisation.
Les équipes de services informatiques et d’administration ont consacré d’innombrables heures à traiter avec plusieurs fournisseurs et à gérer les temps d’interruption des équipements d’impression. De plus, le temps de l’équipe de gestion informatique a été consacré à des réunions avec plusieurs fournisseurs afin de tenter de corriger les problèmes d’impression, d’assistance et d’équipement concernant plusieurs emplacements de bureaux. Avoir à gérer plusieurs fournisseurs s’avéra un casse-tête où chaque personne rejetait la faute sur l’autre. En conséquence, l’entreprise a perdu beaucoup de temps, et n’a rien pu résoudre. La situation a causé de la frustration chez les utilisateurs des imprimantes et a nui à leur efficacité.
Solution SIG – Faits marquants
Le cabinet d’avocats canadien a engagé SmartPrint et a demandé à ses experts de:
- Réduire la tension sur le service informatique
- Réduire les temps d’interruption du matériel
- Réduire la complexité des processus de commandes et des coûts d’administration associés pour soutenir l’environnement d’impression
L’initiative stratégique numéro 1 de l’entreprise était d’améliorer l’expérience et la productivité globale de l’utilisateur.
L’équipe SmartPrint a recommandé et mis en œuvre ce qui suit:
- La consolidation des fournisseurs – réduction de 4 fournisseurs à 1 pour éliminer le temps de gestion informatique et le rejet de la faute sur les autres.
- Le changement des fournitures re-manufacturées problématiques (cartouches de toner) à l’OEM sans augmenter le budget mensuel.
- La simplification de la gestion de l’environnement d’impression en passant de plus de 15 fournisseurs d’impression différents à seulement 2 pour tous les appareils d’impression de l’entreprise.
- La mise à jour et la simplification de l’infrastructure d’impression de plus de 500 périphériques d’impression – des appareils ayant une moyenne de plus de 15 ans à un flot de périphériques standard et actualisé dans tous les emplacements.
- Les gains d’efficacité des utilisateurs pris en charge par la mise en œuvre du flux de travail de numérisation avec une solution à une touche qui comprime le fichier, crée un fichier PDF avec option de recherche par texte et l’achemine vers le dossier de l’utilisateur dans le système de gestion de documents
- L’activation des applications de récupération de coûts pour tous les appareils multifonctions dans l’entreprise.
Aboutissements et résultats SIG
- Réduction de 83% des appels au service informatiques
- Plus de 99% de temps de disponibilité des équipements d’impression
- 100% de temps disponibilité de la nouvelle solution de numérisation mise en œuvre
- Augmentation de l’expérience et de la productivité de l’utilisateur
- Réduction du temps perdu par les équipes informatiques et administratives à gérer plusieurs fournisseurs d’impression et de numérisation
- Élimination du rejet de la faute entre les différents fournisseurs d’impression
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