Le Client
Une entreprise de fabrication industrielle qui distribue ses produits finis à l’échelle mondiale, avec 3 usines et 2 600 employés situés dans 3 provinces canadiennes.
Défis d’Affaires – Faits saillants
En 2019, la demande pour les produits de ce fabricant augmentait considérablement. L’augmentation des ventes a amené l’équipe comptable à faire face à une charge de travail en constante augmentation. Des processus comptables désuets, de la saisie manuelle des données sujettes aux erreurs et le maintien des approbations et de la paperasse devenaient un défi de taille pour le service. Le directeur de l’équipe comptable avait besoin d’aide pour résoudre ces problèmes.
La solution et l’exécution
Avec le soutien de l’équipe de flux de travail intelligent de SmartPrint, le service de comptabilité en difficulté a mis en œuvre une solution pour normaliser et améliorer ses processus comptables en les automatisant dans le but d’alléger le fardeau de la saisie manuelle des données et de la recherche papier. Le service a mené à bien une initiative visant à éliminer le papier dans chaque processus comptable sur une période de six semaines. Le projet a permis à l’équipe comptable de se concentrer sur un travail plus intéressant qui ajoute de la valeur à l’entreprise plutôt que de faire face à des distractions frustrantes liées à des tâches manuelles inefficaces et chronophages.
Conséquences et Résultats
- Une automatisation qui a transformé numériquement le service et qui a réduit le temps de suivi des factures et les approbations de paiement, la saisie et l’extraction des données, économisant ainsi 16 heures par semaine pour chaque employé de l’équipe des comptes fournisseurs
- Le service des comptes fournisseurs a réduit de 50% le temps de traitement des factures et a éliminé les goulots d’étranglement au niveau des approbations, des erreurs de saisie de données, des problèmes de double paiement et des factures perdues
- Grâce à la mise en œuvre d’une solution logicielle intégrée d’apprentissage automatique, 95% de leurs factures sont automatiquement ingérées dans le moteur de flux de travail et dans le système financier actuel sans aucune saisie de données, ce qui réduit considérablement les erreurs humaines
- Les copies numériques des bons de commande, des factures et des chèques sont stockées en toute sécurité et sont facilement récupérables pour l’équipe comptable et toute autre équipe autorisée
- Les coûts d’impression, de copie et de stockage physiques des documents papier dans des classeurs et dans du stockage hors site ont été éliminés
- Retour sur investissement concret avec une période de récupération de moins de 3 mois
La réussite du projet a encouragé d’autres chefs de service à étudier les initiatives de transformation numérique afin d’augmenter leur productivité et de simplifier leurs affaires. Les outils logiciels utilisés pour transformer le service comptable peuvent également être utilisés à travers toute l’entreprise pour résoudre les problèmes de flux de travail.
Découvrez comment les solutions intelligentes de flux de travail de SmartPrint peuvent vous aider à transformer numériquement votre service comptable et à automatiser vos processus de comptes fournisseurs en remplissant le formulaire ci-dessous.