Malgré la croyance, les services d'impression gérés (SIG) ne se limitent pas au matériel, aux fournitures aux le service. Plus maintenant. De nos jours, tout tourne autour de la transformation numérique. Si vous n’aviez pas consulté notre blogue en octobre dernier, en voici le résumé: les entreprises doivent cesser de se concentrer sur le coût de production d'un document mais doivent plutôt commencer à penser au coût de la recherche des documents.
Les joueurs clés du marché ont déjà une longueur d’avance sur ce changement. Voici ce que vous devez savoir:
- Les flux de papiers sont désormais numériques
- La gestion des documents est automatisée
- Les solutions répondent à des besoins et des exigences spécifiques
- La sécurité est la priorité
Trop d'entreprises tardent à faire avancer les choses. Pourquoi? Parce que les flux de papiers dépendent fortement du temps administratif. Des processus qui devraient prendre des jours, prennent des semaines. Ces entreprises dépensent d’avantage en temps, en papier et en fournitures que dans un système plus productif. Elles n’imaginent pas qu’il existe une solution, mais maintenant vous, vous le savez.
HP Capture and Route est un excellent exemple d'un outil de gestion numérique qui peut automatiser les flux. En appuyant sur un bouton, les documents sont numérisés, indexés, classés et automatiquement liés aux enregistrements existants. Ils sont plus faciles à trouver, à distribuer et à suivre que les systèmes de classement papier. De plus, le flux de travail papier vers numérique peut faire une transition vers le 100% numérique en utilisant les mêmes outils à l'avenir.
Mais les enregistrements numériques sont-ils sécurisés?
Cela dépend - tous les logiciels ne sont pas tous égaux. Au minimum, vous avez besoin d’encrypter vos fichiers pendant qu’ils transitent et restent. L'exemple ci-dessus peut être poussé encore plus loin en intégrant un outil de surveillance comme HP Access Control. Cette application vous permet de voir ce que les utilisateurs numérisent ET vous permet de gérer leurs autorisations.
Vos enregistrements numériques sont autant sécurisés que les solutions que vous choisissez.
Les services d'impression gérés sont bien plus que du matériel, des fournitures et des services en 2020. Nous pouvons vous aider. Si votre entreprise est prête à apporter de l'efficacité à vos affaires et à évoluer vers un flux de travail numérique, contactez-nous dès aujourd'hui.
